Die Marktforscher unterteilen in ihrer Studie* den Electronic-Office-Markt in Archivierung, Recherche, Dokumenten-Management, Workflow und Groupware. Ziel der Untersuchung war eine Bestandsaufnahme der für diese Anwendungen jeweils eingesetzten Produkte sowie eine Analyse der geplanten Neuinstallationen bis zum Jahrtausendwechsel. Etwa 300 Unternehmen aus den Bereichen Banken, Handel, Industrie, Stadtwerke, öffentliche Verwaltungen und Versicherungen antworteten auf die Umfrage - rund 50 Firmen aus allen sechs Branchen.
Zu den auffälligsten Ergebnissen gehört, daß nur wenig mehr als ein Drittel der Unternehmen bereits eine Electronic-Office-Komponente installiert haben, von den übrigen zwei Dritteln planen dies immerhin 65 Prozent in den kommenden drei Jahren. Auf dem im Branchenvergleich höchsten Niveau bewegen sich derzeit Banken und Versicherungen.
Auch bezüglich des Produkt-Rankings erlebten die Berliner eine Überraschung: Die Positionierung seitens der Hersteller entspricht nicht unbedingt den Vorstellungen der Anwender, die für ein System zum Teil sehr unterschiedliche Verwendung finden. Ein gutes Beispiel hierfür ist die Firma Filenet, die ursprünglich aus dem Workflow-Segment kommt und sich inzwischen nach der Akquisition mehrerer Spezialanbieter auch auf den Gebieten Dokumenten-Management und Imaging verstärkt hat. Die Auswertung der Fragebögen nach sogenannten Marktführern ergab allerdings, daß die Filenet-Lösung gleichauf mit dem SNI-Produkt "Arcis" von den meisten Anwendern als Recherchesystem betrachtet und eingesetzt wird.
Die häufigsten Produktnennungen in der Kategorie für Archivsysteme entfielen auf "Image Plus" von IBM, gefolgt von der Firma Easy. Tabellenführer in den drei übrigen Disziplinen Dokumenten-Management (DM), Workflow und Groupware ist jeweils Lotus Notes. Weit abgeschlagen folgen hier Arcis (DM), Oracle (Workflow) sowie MS-Exchange (Groupware).
Nicht nur in der Gesamtstatistik, sondern auch bezüglich der einzelnen Branchen gehört das Lotus-Produkt zu den meistgenannten Lösungen. Favorisiert wird es besonders in der Industrie, bei Banken, Versicherungen und in den Stadtwerken. Öffentliche Verwaltungen sind dagegen zurückhaltender, während sich der Handel laut Studie bislang kaum mit der Lotus-Groupware anfreunden konnte.
Als Gründe für die Einführung von Electronic-Office-Systemen nennen die Anwender an erster Stelle effektivere Arbeitsabläufe und die damit verbundene Kostenreduktion. Diese Ziele wurden zum Teil jedoch weit verfehlt. Bei Groupware-Projekten beispielsweise ließ sich die avisierte Verbesserung der Arbeitsabläufe im Durchschnitt nur zu rund einem Viertel erreichen. Nicht viel günstiger sah es bei der Kostenreduktion aus, sie lag bei 33 Prozent des ursprünglich gesteckten Ziels. Von deutlich erfreulicheren Ergebnissen berichten die Anwender aus den Bereichen Dokumenten-Management, Recherche und Archiv. Die Erwartungen etwa im Dokumenten-Management-Segment wurden bei der Effektivitätssteigerung zu knapp 87 Prozent, bei der Kostenreduktion immerhin noch zu 73 Prozent erfüllt. Zur Ermittlung der Investitionen fragten die Marktforscher nach dem Aufwand vom Beginn des Pflichtenhefts bis zum Ende der Testphase. Den höchsten personellen Einsatz mit jeweils rund 23 Mannmonaten erfordert demnach die Einführung von Dokumenten-Management und Workflow. Die Implementierung von Recherche- und Archivsystemen beansprucht lediglich die Hälfte dieser Zeit.
Als teuerstes Gesamtprojekt erwies sich die Einführung einer Groupware-Lösung. Hier wurden durchschnittlich 716000 Mark für die Einbindung von 93 Arbeitsplätzen ausgegeben - entsprechend 7700 Mark pro User. Auf den einzelnen Arbeitsplatz heruntergebrochen, liegt die Groupware damit allerdings nicht an der Spitze. Sie wird vom Dokumenten-Management (13900 Mark) und Recherchesystem (12800 Mark) übertroffen.
Aufschlußreiche Ergebnisse liefert die Studie auch hinsichtlich der Projektabwicklung und der darin involvierten Personen. Während in der Verwaltung, bei den Stadtwerken und in der Versicherungswirtschaft Electronic-Office-Systeme meist im Rahmen eines unternehmensweiten DV-Konzepts gesehen werden, überwiegen in den übrigen Branchen voneinander unabhängige Abteilungsprojekte. Letzteres widerspricht dem häufig von Anwendern angeführten Argument, die Implementierung derartiger Systeme sei zur Unterstützung veränderter und flexibler Geschäftsprozesse gedacht. Eine Diskrepanz, die sich auch in den Positionen der entscheidenden Projektinitiatoren widerspiegelt: Der Anstoß kam lediglich in 39 Prozent der Fälle vom Vorstand und von der Geschäftsführung, die DV-Abteilung war als Initiator sogar nur zu zehn Prozent involviert. Fachabteilungsleiter hingegen gehörten bei 46 Prozent der Projekte zu den treibenden Kräften.
Verschiebungen stellen die Berliner in der Auswahl der Projektpartner fest. Wurde bislang meist direkt mit dem Hersteller verhandelt, zeichnet sich Anwenderangaben zufolge künftig eine bevorzugte Geschäftsbeziehung mit Systemhäusern ab, vor allem bei der Einführung von Workflow und Groupware.
Ein erhebliches Problem bei der Anbieterauswahl stellt jedoch die Markttransparenz dar, um die es laut Studie nicht "zum besten" steht: Noch nicht einmal die Hälfte der befragten Anwender kennen demnach alternative Produkte oder Anbieter, weshalb sich die Frage aufdrängt, ob und in welcher Form eine Ausschreibung stattgefunden hat. Gründe für diese Situation sehen die Analysten einerseits in einer gewissen Ignoranz der Anwender, andererseits im schlechten Marketing der Hersteller beziehungsweise Systemhäuser.
Bezüglich künftiger Anschaffungen von Electronic-Office-Komponenten in den nächsten drei Jahren haben die ohnehin schon gut ausgerüsteten Banken und Versicherungen weniger umfangreiche Pläne als die übrigen untersuchten Branchen. Auf Basis der jeweils aktuell installierten Systeme erwarten die Berliner die höchsten Investitionsschübe bei den Stadtwerken (161 Prozent), in der Industrie (117 Prozent) sowie bei den Behörden (105 Prozent). Bezogen auf die einzelnen Komponenten, steigen die Ausgaben beispielsweise für das Dokumenten-Management um 131 Prozent und für den Workflow um 113 Prozent.
Als Kriterien für die Produktauswahl gaben die Unternehmen in abnehmender Bedeutung an:
- Stabilität und Verfügbarkeit des Systems,
- Anwenderfreundlichkeit,
- geringer Implementierungsaufwand sowie
- flexible Anpassung an Unternehmensstrukturen.
Die Integration unterschiedlicher Informationsarten wie Text, Sprache und Bild, aber auch Techniken wie Mehrsprachigkeit, Client-Server-Fähigkeit und Objektorientierung spielten dagegen keine zentrale Rolle.
Insgesamt zeigten sich die Anwender weitgehend zufrieden mit ihren Produkten und Systempartnern. Auf einer Fünf-Punkte-Skala bescheinigten sie ihnen im Durchschnitt ein gutes bis befriedigendes Ergebnis..
*Die Berliner Köhler-Frost & Partner Marktforschungsgesellschaft bietet die Studie "Electronic Office Systeme in der deutschen Wirtschaft und der öffentlichen Verwaltung" in sechs auf die einzelnen Branchen bezogenen Versionen an.