Nachdem die Hoffnungsträger Intranet und Extranet eine nur schwer kontrollierbare Eigendynamik entwickelt haben, richtet sich das Augenmerk jetzt auf einen neuen Stern am IT-Himmel: das Enterprise Information Portal oder kurz EIP. Es kennzeichnet das vorläufige Ende einer Evolution.
Kein anderer Begriff wird derzeit ähnlich inflationär gebraucht, und in seinem Sog drängen immer mehr "Portal"-Anwendungen auf den Markt - entsprechend groß ist die Verwirrung. Da gibt es zum einen Reporting- und Analyseprodukte wie "Inforay", "VIT" oder "Viador", die bereits relativ früh "webifiziert" wurden. Zum zweiten sind die Hersteller von Client-Server-Olap-Werkzeugen (Online Analytical Processing) zu nennen. Dazu zählen unter anderem Cognos, Business Objects oder Hummingbird, deren Produkte nach und nach neben dem traditionellen Client einen Web-Client erhalten. Den lukrativen Trend erkannt haben auch die Hersteller betriebswirtschaftlicher Standardsoftware, die ihre etablierten Pakete nun mit einer "Web-Schicht" überziehen. Bekannte Beispiele dafür sind "My SAP" von SAP, "My World" von Peoplesoft oder auch die angekündigten Produkte von Lotus und Baan. Bei allen handelt es sich zwar um Web-Portale, aufgrund ihres vergleichsweise hohen Spezialisierungsgrads sind sie jedoch keine EIPs im eigentlichen Sinn. Sie können vielmehr ganz oder teilweise selbst Teil eines EIP sein.
Die Bezeichnung Information Portal tauchte vor einigen Jahren erstmals im Zusammenhang mit den Internet-Einstiegsseiten von Yahoo und Netscape auf, die durch thematisch geordnete Verzeichnisse, ausgewählte Link-Listen und Suchmaschinen die Orientierung im üppig wuchernden Internet erleichterten. Im Business-to-Business-Bereich gab es zu diesem Zeitpunkt bereits ein wesentlich leistungsfähigeres Gegenstück, jedoch mit weniger Marketing-tauglichem Etikett: vollständig auf Internet-Technologie basierende Knowledge-Management-Lösungen. Obwohl Wissens-Management in aller Munde war und ist, blieb es doch weitgehend abstrakt. Primär ist es eine Philosophie, alle Mitarbeiter jederzeit und an jedem Ort gezielt mit sämtlichen Informationen zu versorgen, die sie für ihre Arbeit benötigen - sowohl explizit in Form von Dokumenten als auch implizit mit Wissen aus den Köpfen ihrer Kollegen. Ein Gesicht bekommt Knowledge-Management erst unter dem Label EIP, das das vorläufige Ende einer Wertschöpfungskette markiert, die mit ERP-Systemen begann und sich in Intra- und Extranet-Lösungen fortsetzte.
Für die Auszeichnung eines Produkts zum EIP reicht es nicht, dass der Zugang zu den Informationsquellen über einen Web-Browser erfolgt. Was also macht ein Portal zum EIP? Antworten auf diese Frage geben sowohl eine betriebswirtschaftliche als auch eine technische Betrachtung.
Nach Ansicht von Marktforschern der britischen Delphi Group sind EIPs zunächst Lösungen, die Unternehmen helfen, ihre Mitarbeiter effizient mit relevanten Informationen zu versorgen, und ihnen damit einen Wettbewerbsvorteil verschaffen. Angesichts immer schnellerer Geschäftsprozesse und kürzerem Time to Market entwickelt sich der Produktionsfaktor Zeit zur limitierenden Größe für den wirtschaftlichen Erfolg und drängt den Return on Investment zunehmend in den Hintergrund.
An die Fähigkeiten von EIPs stellt dies im Wesentlichen vier Anforderungen. Zum Ersten muss ein Unternehmensportal allen Mitarbeitern die Möglichkeit bieten, sämtliche Phasen des Informationstransfers selbst abwickeln zu können. Das heißt, Funktionalitäten für das Bearbeiten, Erstellen, Publizieren und die Recherche im Intra-/Extranet müssen an jedem Arbeitsplatz einfach durchzuführen sein. Zweitens soll Information so bereitgestellt werden, dass das Rad nicht ständig neu erfunden werden muss. An verteilten Standorten muss auf die Unternehmensinformationen unmittelbar nach Bereitstellung zugegriffen werden können, und effiziente Benachrichtigungsfunktionen stellen sicher, dass Mitarbeiter auch davon erfahren. Drittens müssen EIPs die Integrität der gespeicherten Inhalte gewährleisten, womit automatisch ablaufende administrative Prozesse gemeint sind wie die Link-Verwaltung und das Entfernen veralteter Dokumente. Und schließlich soll das Unternehmensportal eine selektive Informationsversorgung entsprechend den unterschiedlichen Bedürfnissen diverser Mitarbeitergruppen und deren spezifischen Aufgaben bieten: Aus der Fülle des Informationsangebots wird jedem Benutzer nur der für ihn interessante Ausschnitt angezeigt.
Vom technischen Standpunkt aus betrachtet, vereinheitlichen EIPs den Desktop, indem sie Informationsquellen und Anwendungen unter einer benutzerspezifischen Oberfläche zusammenfassen. Diese gleicht einem Cockpit mit unterschiedlichen Instrumenten und macht den Wechsel zwischen mehreren Client-Anwendungen weitgehend überflüssig. Die Palette reicht dabei von speziellen Internet-Diensten über Office-Programme, Datenbanken, Intranet-Server bis zu einem Warenwirtschaftssystem wie SAP R/3, das über entsprechende Schnittstellen eingebunden ist. Das Herzstück jedes EIP ist dabei ein zentraler Zugang zu Inhalten, die durch Hyperlinks zu Informationseinheiten verknüpft und durch Attribute beziehungsweise Metadaten charakterisiert sind. Entscheidend für den Transfer von Wissen ist dabei der "Autor" als Ansprechpartner für weitergehende Fragen. Untersuchungen zeigen nämlich, dass ein direktes Briefing nach wie vor die schnellste und effektivste Form des Wissenstransfers ist. Als Kommunikationskanäle bieten EIPs neben E-Mail Diskussionsforen, Chat und Annotationen - elektronische Notizzettel, mit denen sich Fragen, Antworten und Anmerkungen innerhalb eines Dokuments platzieren lassen. Entsprechende Bandbreiten vorausgesetzt, ist auch die Integration von Voice-over-IP-Lösungen sowie Videokonferenzen möglich. Damit lassen sich standortübergreifende Projektgruppen sehr einfach aufbauen.
Für den schnellen und gezielten Zugriff auf Informationen verfügen EIPs meist über mehrere Werkzeuge. Dies sind neben Suchmaschinen insbesondere Push-Technologien für das morgendliche Briefing, den Status von Projekten oder die Anfragen von Kunden und Partnern. Spezifische Zugriffsrechte und Benutzerprofile gewährleisten, dass sensitive Informationen nicht in die falschen Hände gelangen. Eine Besonderheit von EIPs ist ihre Flexibilität durch die vollständige Ausrichtung auf Standard-Internet-Technologien. Entsprechend den spezifischen Anforderungen eines Unternehmens lassen sich die unterschiedlichen Funktionalitäten wie bei einem Schweizer Messer nach Bedarf ausklappen.
Ein Beispiel für ein solches EIP, das nach Ansicht der Analysten der Delphi Group Unternehmen wesentliche Zeitersparnisse bringen kann, ist das Hyperwave Information Portal (siehe Übersicht auf Seite 106). Bereits mit dem Vorläufer haben Siemens, BMW oder die R+V Versicherung unterschiedliche Portalanwendungen realisiert.
"OEC Café" - heiße Infos statt kalter Kaffee
Mit dem Geschäftsbereich OEC deckt die SNI AG den Bereich der Server-Systeme ab. Angesichts der Komplexität und raschen technischen Entwicklung auf diesem Gebiet müssen die Vertriebsmitarbeiter schnell und zuverlässig über Neuerungen informiert werden. Vor der Einführung eines EIP erfüllte ein Intranet-Server, verbunden mit großem administrativem Aufwand, diese Aufgabe.
Zehn Autoren und zwei Administratoren waren dabei für 10000 Dokumente in zirka 20 verschiedenen Formaten verantwortlich. Als auch die Vertriebspartner den Wunsch nach einem Zugang äußerten, stieß die bestehende Lösung an ihre Grenzen, und man entschloss sich zum Aufbau eines Portals mit der Bezeichnung "Siemens OEC Cafe" für den Informationstransfer zwischen dem internen und externen Vertrieb.
Während der Übernahme des Datenbestands in das neue System gab es eine Überraschung: Rund 40 Prozent der Dokumente waren der fehlenden Link-Konsistenz des Intranet zum Opfer gefallen und besaßen keinen Querverweis mehr. Für die Integrität der Informationen im neuen System sorgt eine automatische Link-Verwaltung: Werden Dokumente umbenannt, verschoben oder gelöscht, passen sich die Links automatisch an. Die Folge: Der Administrationsaufwand verringerte sich um den Faktor 15. Wesentlichen Anteil daran hatten die Zusatzinformationen beziehungsweise Attribute, die sowohl mit den Dokumenten als auch mit den Links verknüpft sind. Mit Hilfe eines Veröffentlichungs- und Verfallsdatums werden vorproduzierte Dokumente termingerecht veröffentlicht und veraltete Informationen automatisch entfernt. Über das Attribut "Autor" erfahren die Vertriebspartner zudem, an wen sie sich bei Fragen oder Anregungen via E-Mail wenden können. Damit die verschiedenen Zielgruppen selektiv mit Informationen versorgt werden, sind die Dokumente und Links mit Zugriffsrechten verknüpft. Über ein entsprechendes Benutzerprofil werden einem Großhändler zum Beispiel bei Preislisten andere Informationen angezeigt als einem umsatzschwächeren Partner.
Eine erhebliche Verbesserung brachte das Information Portal auch hinsichtlich der Aktualität des Datenbestands, indem es die Mitarbeiter in den Fachabteilungen gleichzeitig zu Autoren und Web-Mastern machte. Ohne HTML-Kenntnisse und spezielle Tools publizieren sie Informationen aus den Anwendungen heraus tagesaktuell im OEC Café. Als Benutzeroberfläche fungiert ein Standard-Web-Browser, dessen Funktionen an die Bedürfnisse der Benutzer angepasst wurden.
E-Market bei BMW: Handel mit Wissen
Einen anderen Ansatz auf gleicher technologischer Basis realisierte die BMW AG mit dem "Elektronischen Marktplatz", einem EIP zur Prozess- und Projektunterstützung im dortigen Forschungs- und Innovationszentrum. Nach Aussage von Bernd Thomson, dem Leiter der Hauptabteilung Grundlagen künftiger Automobilentwicklungen, verbringen die Ingenieure rund ein Drittel ihrer Arbeitszeit mit der Suche nach Informationen. Ziel war es daher, den rund 6000 Mitarbeitern den Zugang zum Unternehmenswissen zu erleichtern und damit die Entwicklungszeiträume zu verkürzen. Als Herausforderung erwies sich dabei die Vereinigung der Informationen aus 70 Datenbanken und diversen Projekt-Servern unter einer Browser-basierten Oberfläche. Gleichzeitig mussten auch Wege gefunden werden, um das Wissen und die Erfahrung aus früheren Projekten in den Köpfen der Mitarbeiter anzuzapfen.
Wie im OEC Café bei Siemens sind auch hier die Inhalte mit Attributen wie Name und Status des Projekts, Schlagworten, Autor und Zugriffsrechten verknüpft. Ergänzend zur Volltextsuche, lassen sich so detaillierte Abfragen unter einem bestimmten Aspekt durchführen. Damit den Ingenieuren nichts Wissenswertes entgeht, überwachen "Agenten" ständig den Elektronischen Marktplatz. Werden Dokumente zu einem bestimmten Thema neu eingestellt beziehungsweise aktualisiert, schickt der Agent seinem Auftraggeber eine E-Mail oder macht einen Vermerk auf der persönlichen "News Page".
Perspektiven auch finanziell
Ein ähnliches Instrument sind die elektronischen "Augen". Sie melden, wenn sich der Status einer Information im Verlauf eines Projekts wandelt: vom Entwurf über die Diskussion bis zum endgültigen Dokument. Ergänzt durch Bookmarks für häufig genutzte Quellen, können sich die Mitarbeiter damit ein Netz aufbauen, das persönliche Informations- und Kommunikationsstrukturen abbildet.
Die Knoten stehen für einzelne Mitarbeiter, die über das Attribut "Autor" namentlich bekannt sind. Scheidet ein Mitarbeiter aus, kann sein Nachfolger die vorhandenen Strukturen direkt übernehmen, was die Einarbeitung erheblich beschleunigt.
Den Austausch von Wissen sollen zusätzlich persönliche "Yellow Pages" ankurbeln. Die gelben BMW-Seiten verzeichnen neben dem Namen und der Funktion eines Mitarbeiters insbesondere seine aktuellen Aktivitäten und Dokumente, an denen er arbeitet, sowie besondere Kenntnisse. Für den Austausch dieses Wissens hält der Elektronische Marktplatz mehrere Werkzeuge bereit: Mittels E-Mail können sich die Mitarbeiter entweder direkt an den Kollegen wenden oder mit Annotationen arbeiten. Das sind virtuelle Notizzettel, auf die Anmerkungen oder Fragen geschrieben und in Dokumenten an den entsprechenden Stellen platziert werden. Der Vorteil: Es entsteht ein Diskussionsforum aus Autor und Lesern, in dem die ursprünglichen Daten sukzessive angereichert werden.
Neben internen Informationsquellen lassen sich auch externe Dienste einbinden, die die tägliche Arbeit erleichtern. Dies sind beispielsweise eine Online-Telefonauskunft, ein Fahrtroutenplaner sowie Links auf die Internet-Portale von Yahoo oder Altavista.
Auch finanziell betrachtet eröffnen EIPs viel versprechende Perspektiven.
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Enterprise Information Portals erfreuen sich häufig schon hoher Akzeptanz. Oft ist ihrer Einführung eine Entwicklung in Richtung Wissens-Management vorhergegangen, die nun an ein vorläufiges Ende gekommen ist, doch bietet es sich an, immer mehr Services, auch externe, zu integrieren.
*Christl Ziegler ist freie Journalistin in Velden.