Für immer mehr Einzelhandelsunternehmen besteht die Notwendigkeit, die historisch gewachsenen Informationssysteme zu überwinden. Die DV darf sich nicht mehr auf die Unterstützung und die Automatisierung einzelner Arbeitsschritte, sondern muß sich auf die logische Struktur konzentrieren. Ein solches Kernsystem ähnelt einem Generalbebauungsplan.
Die meisten Applikationslandschaften der Handelsunternehmen sind "historisch gewachsene" Systeme. Das bezeichnet treffend, daß ihre Unzulänglichkeiten durch lange zurückliegende Fehlentscheidungen verursacht sind oder die DV-Umgebungen technisch nicht dem Stand der Dinge entsprechen.
Die Auswirkungen sind bekannt: Das Informationsbudget steigt jährlich kräftig, ohne daß sich aus Anwendersicht etwas Wesentliches ändert. Im Gegenteil: Dort, wo in die bestehenden Strukturen Änderungen eingebaut werden, kann höchstens von einer Verschlimmbesserung die Rede sein.
Um Ordnung ins Pauschale zu bringen, sind, die Organisationsformen des Handels in die Verteilungstypen Großhandel, Versandhandel und stationärer, filialisierter Einzelhandel zu unterteilen.
Identische Probleme bei Groß- und Einzelhandel
Das warenwirtschaftliche Kernsystem des Groß- und Versandhandels besteht aus der Auftragsabwicklung. Sie umfaßt sämtliche Prozesse von der Entgegennahme der Kundenbestellung bis zur Spedition der Ware inklusive Begleitpapieren wie Lieferscheinen oder Fakturen. Der Organisationsgrad dieser Tätigkeiten ist hoch. Der Ablauf wird im logistischen Bereich oft durch den Einsatz von -Fördertechnik wie Conveyeranlagen, FTS, etc. unterstützt, so daß die Performance der einzelnen Arbeitsschritte klar strukturiert ist. Die ingenieurmäßige Durchdringung der Auftragsabwicklung im Groß- und Versandhandel verschafft den betroffenen Unternehmen ein hohes Maß an Organisationsdichte.
Die Applikationsstrukturen sind ein direktes Spiegelbild der Organisationskultur. Die Abläufe innerhalb der Auftragsabwicklung sind so weit ausgeleuchtet und auf ihre parametrierbaren Besonderheiten zurückgeführt, daß der Einsatz von standardisierten Programmpaketen im Groß- und Versandhandel häufig in Frage kommt.
Im filialisierten Einzelhandel hingegen besteht eine andere Situation. Das warenwirtschaftliche Kernsystem ist erheblich komplexen als im Versand- beziehungsweise Großhandel. Es sind zunächst die hier gemeinten Betriebstypen Super- und Fachmarktketten, Warenhäuser, Discounter und Fachgeschäfte voneinander zu unterscheiden.
Aber unabhängig vom Betriebstyp lassen sich gemeinsame Funktionen feststellen (vgl. Abbildung 1). Zentrale Komponente in dieser Darstellung ist der Prozeß der Warenvermittlung von der Warenannahme im Zentral- oder Regionallager bis zum Waren-Check-out am Point of Sale (POS). Je nach Betriebstyp sind die Funktionen unterschiedlich ausgeprägt.
Der Prozeß der Warenvermittlung bedarf steuernder und verwaltender Funktionen. Die steuernden Aufgaben nehmen meist Einkaufs- beziehungsweise Merchandising-Abteilungen periodisch wahr. Bei den verwaltenden Funktionen handelt es sich um die Unterstützung des Einkaufs zum Beispiel durch die Verwaltung des Artikel- beziehungsweise Lieferantenstammes oder der klassischen Administrationsabteilungen wie Debitoren- und Finanzbuchhaltung.
Die Aufgabe, neue Informationssysteme zu gestalten, entstammt dem Bedürfnis, die historisch gewachsenen Applikationsstrukturen einer Einzelhandelsunternehmung zu verbessern. Sie wirft die Frage auf, wie das Gesamtsystem eines Einzelhandelsunternehmens funktioniert. Ist es in hohem Maß abhängig von der Art der Ware, von den Filialgrößen oder -standorten, vom Preisgefüge etc.?
Läßt sich ein sinnvoller Abstraktionsgrad finden, der uns gestattet, die Substanz des Gesamtsystems Einzelhandelsunternehmung so zu identifizieren, daß die Besonderheiten einzelner Spezies beschreibbar und letztlich parametrierbar werden? Die formale Definition einer Schnittmenge aus einer Auswahl von Systemen würde in diesem Sinne keinen sinnvollen Abstraktionsgrad gewährleisten. Mit ihr allein kann kein Unternehmen funktionieren.
Anders ausgedruckt. Haben die verschiedenen Einzelhandelsunternehmen in ihrem funktionalen Zusammenhang einen gemeinsamen Nucleus? Läßt sich dieser Kern beschreiben und damit handhabbar machen?
Die Systeme werden selten methodisch und logisch geplant. Sie orientieren sich an der technischen Lösung, noch bevor sie folgerichtig durchdacht sind. Leistungsfähigere Computer, Programmiersprachen einer höheren Generation, Programmgeneratoren und CASE-Tools, Datenbank-Management-Software, grafische Benutzer-Schnittstellen und der. gleichen sind allemal willkommene Hilfsmittel. Sie dürfen aber nicht im Vordergrund einer warenwirtschaftlichen Organisation stehen.
Ist dies trotzdem der Fall, veralten diese Systeme erstens mit dem technischen Fortschritt sehr schnell und sind zweitens bei Veränderungen der Umweltbedingungen - der Kundenwünsche, Beschaffungsmärkte und so weiter - nur schwer anpaßbar. Bei der gründlichen und ganzheitlichen Planung von Warenwirtschafts-Systemen ist daher von der Technik abzusehen.
Die abstrahierende Beschreibung dieser Systeme muß technikfrei sein. Um die vorhandene Organisation auf ihre Substanz hin zu prüfen und abzubilden, bedarf es einer Methodik, die in den 80er Jahren entwickelt wurde. Die Techniken, die damit verbunden sind, wurden erst durch CASE-Tools sinnvoll anwendbar.
Das Konzept ist mit dem Städtebau zu vergleichen. Bevor irgendwo ein Haus, eine Straße oder ähnliches gebaut werden kann, muß ein übergeordneter Plan, ein Gesamtbebauungsplan (GBP) erstellt werden. Es muß sichergestellt sein, daß die zu bauenden Wände, Zimmer, Häuser, Straßen und Infrastruktureinrichtungen Oberhaupt als Stadt oder Ortschaft funktionieren können. Der GBP antizipiert das Bild der Ortschaft. Er gewährleistet die Konsistenz der simultanen Bauausführung an verschiedenen Stellen, mit wechselndem Personal, zu unterschiedlichen Zeiten, mit verschiedenen Techniken und unter diversen Umweltbedingungen. Der GBP muß folglich als Kernsystem verbindlich sein.
Der GBP ist ein Masterplan. Er ist ein Muß, wenn Informationssysteme systematisch und planbar entwickelt werden sollen, anstatt sie zu basteln. Sein Zweck besteht nicht zuletzt aus der Absicherung der Investitionen in die Informatik.
Wie sieht der GBP aus? Zunächst ist das Einzelhandelsunternehmen nach seinen Objekten und dem Zweck dieser Objekte zu analysieren. Mit Blickrichtung auf ein Informationssystem heißt dies, ein Warenwirtschaftssystem in bezug auf Daten und Funktionen dieser Daten zu untersuchen. Das bedeutet beispielsweise zunächst die Anlage einer Order, um die Funktion "Ware bestellen" ausführen zu können, und dann die Anzeige der Abverkaufsdaten einer Abteilung nach Preislagen, um, die Funktion "Sortimentsplanung" zu unterstützen.
Innerhalb der Architektur eines Informationssystems haben wir es immer mit zwei Ebenen zu tun: mit der Datenebene (Objektorientierung) und der Funktionsebene (Zweckorientierung). Beide Ebenen sind gleichberechtigt. Es macht wenig Sinn, die Entwicklung eines unternehmensweiten Datenmodells zu forcieren, ohne permanent die Zweckorientierung und Anwendungsbezogenheit vor Augen zu haben.
Hierzu ist die vertiefte Kenntnis der jeweiligen Branche, des Betriebstyps und des Unternehmens unerläßlich. Um Unternehmensmodellierung stringent anwenden zu können, ist das methodische Wissen und das Geschick in der Beherrschung der Werkzeuge nur notwendige, aber längst keine hinreichende Voraussetzung. Es darf daher auch nicht überbetont werden.
Der GBP berücksichtigt beide Seiten der Pyramide und strukturiert aus dieser Betrachtung die Teil- oder Subsysteme. Er besteht zunächst aus einem Daten- und Funktionenmodell. Zur Darstellung von Datenmodellen haben sich Entity-Relationship- (ER) -Diagramme durchgesetzt. Sie stellen die Beziehungen zwischen den Entitätsmengen - das sind Objekte der realen oder Vorstellungswelt, über die Daten gespeichert werden sollen - dar. Zum Beispiel: Ein Artikel besitzt mindestens eine oder viele Artikelvarianten. Vergegenwärtigt man sich, wie viele strukturelle Beziehungen in diesem ER-Diagramm im Kontext einer Lieferantenbestellung festgelegt sind, wird die Bedeutung der Datenmodellierung klar.
Zur Erstellung eines GBPs müssen die wichtigsten Entitätsmengen und ihre Beziehungen untereinander genannt und festgelegt sein. Die Datenmodelle sind in der dritten Normalform zu erstellen. In der Regel sind zirka 60 bis 80 Entitäten für die Generalbebauung notwendig. Die Grundlage eines unternehmensweiten Datenmodells ist hierdurch geschaffen.
Als nächster Schritt sind die zentralen Funktionen, die das Handelsunternehmen tragen, zu benennen und definieren. Um sicher zu sein, ist es zweckmäßig, die Funktionen zu erläutern. Präzise Definitionen sind sprachlich oft zu abstrakt oder unverständlich. Erfahrungsgemäß wäre eine Diagrammtechnik zu diesem Zeitpunkt auf der Funktionsseite bereits zu detailliert. Der Überblick könnte leicht verloren gehen.
Die Beziehung zwischen zweckorientierten Unternehmensfunktionen und den Daten wird über eine Matrix hergestellt. Die Zeilen bestehen aus den Unternehmensfunktionen. Die Spalten umfassen sämtliche Entitätsmengen (vgl. Abbildung 2). In der Matrix wird jeweils eingetragen, welche Operationen die Funktion gegenüber den Daten ausübt: Read, Create, Update, Delete.
Die Matrix wird durch Vertauschen von Zeilen und Spalten so umgeordnet, daß die Funktionen, die die gleichen Daten lesen, erzeugen oder verändern geordnet in Gruppen zusammenstellen. Die Gruppen von Unternehmensfunktionen, die mit den gleichen Daten operieren, sind sinnvoll definierte Teilsysteme. Anhand der Matrix ist klar, wie und wo die Schnittstellen zu anderen Teilsystemen (Projekten) sind.
Der GBP liefert durch seine drei Bestandteile Datenmodell, Funktionsbeschreibung und Daten-Funktionsmatrix einen übersichtlichen, methodisch strukturierten Aufbau der Applikationslandschaft eines Einzelhandelsunternehmens. Er sollte als Masterplan im Unternehmen verankert und weiter gepflegt werden.
Zuweilen taucht die Frage auf, ob dies alles auch dann Gültigkeit besitzt, wenn Standard. Software eingesetzt werden soll. Ist es Oberhaupt notwendig oder sinnvoll, einen Gesamtbebauungsplan zu erstellen, wenn eine fertige Lösung gekauft wird? Die Frage ist eindeutig zu bejahen. Ein GBP schafft Klarheit darüber, was man überhaupt will.
Des weiteren schafft der GBP eine Grundlage für den Vergleich von Standardsoftware in der Evaluationsphase. Er liefert eine klare und eindeutig definierte Begriffswelt und eine strukturierte Darstellung der Zusammenhänge zwischen den einzelhandelsrelevanten Informationseinheiten. Außerdem bildet der GBP die Grundlage zur Erkennung von Gemeinsamkeiten und Differenzen zu anderen Einzelhandelsunternehmen. Nach unserer Erfahrung liegen die GBPs für verschiedene Einzelhandelsunternehmen sehr dicht beisammen. Die Unterschiede auf der logisch-strukturellen Ebene sind demnach klein genug, um sinnvoll ein Kernsystem zu erstellen.
Daraus folgt, daß Standardsoftware, wenn sie auf einem solchen Kernsystem oder Nucleus basiert, erfolgreich im Einzelhandelsunternehmen eingesetzt werden kann. Eine entsprechende Entwicklung wird in den 90er Jahren einsetzen. Der Einzelhandel wird nachvollziehen, was in der Industrie, im Groß- und Versandhandel seit Mitte der 80er Jahre Einzug gehalten hat. Der Einsatz von Standardsoftware wird die Informatikszene in den Unternehmen nachhaltig verändern.
Die Folgen dieser Entwicklung braucht der Einzelhandel nicht zu fürchten. Statt sich mit lästigen Organisationsaufgaben zu beschäftigen, kann er sich auf die Sortimente und die Warenvermittlung konzentrieren. Die Abhängigkeit von sagenumwobenen Programmierern wird verschwinden. Es wird eine Vereinheitlichung von Begriffen und Abläufen stattfinden, die es leichter macht, qualifizierte Mitarbeiter zu finden, die in vertretbarer Zeit eingearbeitet sind, und zwar ohne die Hindernisse einer jahrzehntelang gewachsenen sprachlichen Verwirrung aufarbeiten und ohne die nicht mehr nachvollziehbaren organisatorischen Abläufe begreifen zu müssen.