Anfang 1977 gab es bei der Braun AG in Kronberg/Taunus mit dem Controlling-Bereich Diskussionen um die Bonitätskontrolle. Rasch wurde deutlich, daß die bisherige maschinelle Debitoren-Buchhaltung im Batch-Betrieb für eine aktuell Bonitätskontrolle nicht zu verwenden ist, sondern daß dies Ziel nur mit einer Debitoren-Buchhaltung über Bildschirme zu realisieren war. Da die Debitoren-Buchhaltung Teil eines Unternehmensbereiches ist, der sehr stark allgemein gültigen Standards entspricht, lag die Überlegung nahe, eine standardisierte Lösung in Form von am Markt angebotenen Software-Paketen zu realisieren.
In den Monaten Februar/März 1977 wurden die in Frage kommenden Anbieter/ Systeme ermittelt. In dieser Phase erhielten wir auch von der Firma S & S Software und Systemplanung GmbH & Co. KG die ersten Unterlagen ihres Buchhaltungssystems FIBBS (Finanzbuchhaltung mit Betriebswirtschaft und Bildschirmen). Wir vereinbarten mit dem Anbieter eine eintägige Präsentation des Software-Produktes, selbstverständlich wurden wertneutral auch andere am Markt befindlichen Produkte für die genannte Problemstellung als Alternativen in Betracht gezogen.
Außer der bereits erwähnten Bonitätskontrolle pro Debitor für alle eingehenden Aufträge sollte das neue System einige Braun-spezifische Belange erfüllen die in keinem der von uns untersuchten Standardprodukte enthalten waren. Dazu gehörten:
- Nachweis der Forderungen getrennt nach Artikelbereich
- Ausweisung des Wechselobligos pro Kunde
- Sammelausgleich von Kundenrechnungen mit Bildung eines Differenz-OP-Satzes
- Einfache Verwaltung von CPD-Konten
- Verwaltung und Kontrolle von Verbandsrechnungen.
Nachdem wir eine FIBBS Installation in Augenschein genommen und mehrere Referenzkunden befragt hatten, entschieden wir uns im Oktober 1977 für das System.
Die Wahl war in einer Entscheidungsanalyse systematisch erarbeitet worden. Die Zielsetzungen, die mit dem TP-Debitorensystem erreicht werden sollten wurden differenziert formuliert und mit den Fähigkeiten der angebotenen Software-Produkte verglichen. Die wichtigsten Gründe, die für das Paket sprachen:
- die Modularität des Systems
-die einfache Handhabung durch die Benutzerabteilung
- flexible Feldgrößen
- COBOL als Programmiersprache
- die Programmgrößen
- und nicht zuletzt auch der Preis.
Nach diese Entscheidung getroffen worden war, unterzeichneten wir noch keinen Kaufvertrag, sondern erarbeiteten in einem gemeinsamen Team die Detailanalyse für den künftigen Einsatz von FIBBS. Selbstverständlich mußte der von S & S geleistete Arbeitsaufwand von der Braun AG bezahlt werden. Durch diese Vorgehensweise erreichten wir aber zweierlei:
- uns wurde die genaue Arbeitsweise von FIBBS ziemlich klar
- alle Programmergänzungen wurden so ausführlich festgelegt, daß der zusätzliche Aufwand gut abgeschätzt werden konnte.
Nach dieser Organisationsphase, die übrigens von Gründen täglich hatte gekündigt werden könne, wurde zwischen S & S und Braun AG ein Installationsvertrag mit Festpreisgarantie abgeschlossen. Die gesamte Generierung des Systems übernahm S & S in hauseigenen Rechenzentrum. Zwischenzeitlich erstellten wir Brückenprogramme für die Anschlußarbeiten sowie Testtaten für die FlBBS-Eingabe. Im Juni 1978 war es dann soweit. Mit 6 bis 8 Mitarbeitern aus den betreffenden Fachabteilungen wurde das System 5 Tage intensiv geprüft und getestet. Alle Tages-, Wochen- und Monats-Jobs wurden ausgeführt und die Ergebnisse einzeln nachgerechnet.
Wir waren zufrieden: In etwa 4 Monaten wurde aus der Organisationsvorgabe ein komplettes Dialogsystem, das unseren Wünschen und Vorstellungen entspricht. Im November 1978, nach Beendigung der Urlaubshase, soll der echte Betrieb mit dem FIBBS-System anlaufen.
Die nächste Erweiterung ist bereits mit der Übernahme der Kreditoren geplant.
Zwar können wir noch keine durchschnittliche Antwortzeit und Maschinenauslastung für die Batch-Arbeiten nennen, doch kennen wir heute das FIBBS-System fast so gut, als wäre es von uns selbst erstellt worden.
Mit der Installation haben wir unser Ziel erreicht: ein Standard-Software-Produkt mit den entsprechenden Zeit- und Kostenvorteil einzusetzen, ohne aber dabei eine "black box" zu installieren.
*Dipl.-Kfm. Claus Engel ist Abteilungsleiter EDV-Org. der Braun AG.