Herkömmliche Abrechnungssysteme weisen häufig Lücken auf, wo es um die eigentliche Personalarbeit geht. Es gibt daher auf dem Markt mehr und mehr Standardpakete, die speziell auf die Bedürfnisse von Personalentwicklern zugeschnitten und über Schnittstellen in die bestehende DV integrierbar sind. Das Spektrum reicht von einfachen Produkten, mit denen Mitarbeiterqualifikationen und Fortbildungsmaßnahmen erfaßt werden können, bis zu Personal-Management-Systemen, die alle Bereiche der Personalpolitik abdecken.
An vorderster Stelle der Funktionen steht bei Standardprogrammen oft eine Bewerberverwaltung. Diese deckt alle Vorgänge von der Budgetierung der Stellenausschreibung bis zur Übernahme des Bewerbers in die Personaldatei ab. Die meisten Pakete ermöglichen einen automatischen Abgleich zwischen der Stellendefinition und der Bewerber- oder Mitarbeiterqualifikation. Grundlage hierfür sind Beurteilungs- und Anforderungskataloge, die auf das Unternehmen zugeschnitten sind. Einige Pakete erzeugen Potential- oder Portfolio-Analysen, die die Qualifikation und das Entwicklungspotential des einzelnen Mitarbeiters sichtbar machen.
Alle Programme sind in der Lage, einem Mitarbeiter Qualifizierungsmaßnahmen zuzuordnen, aus denen sich dann eine individuelle Bildungshistorie ergibt. Externe und interne Seminare können nach Terminen, Orten, Referenten, Veranstaltern und Kosten zugeordnet werden. Bei einigen Paketen ist ein komplettes Seminar- und Veranstaltungs-Management für das unternehmenseigene Bildungszentrum integriert oder per Zusatzmodul ergänzbar.
Abgerundet werden die Programme durch vorgefertigte Statistiken sowie Funktionen für Budgetplanung und Controlling. Auch ist meist ein Berichtsgenerator integriert, der es erlaubt, einfache Abfragen oder Berichte selbst zu erstellen. Die Korre- spondenz erfolgt mit Hilfe einer gängigen Textverarbeitung, zu der die Software Schnittstellen enthält.
Die Datenfelder und Informationen, die eine Personaldatenbank pro Mitarbeiter enthält, umfassen in der Regel mindestens eine Bildschirmmaske. In großen Paketen sind mehr als 20 Bildschirmmasken und verschiedene Menüs für die Pflege der Personaldaten vorgesehen. Welche Daten hier gespeichert werden, hängt vor allem davon ab, wie das Programmpaket mit dem Abrechnungssystem kombiniert ist und mit welchem System die Abrechnungsdaten gepflegt werden. Ferner gibt es bei den Programmen Unterschiede mit Blick auf historisch geführte Datenfelder.
Bei der Datenbanksoftware ist die Auswahl groß. Etliche Anbieter unterstützen unterschiedliche Datenbanken, SQL ist meistens dabei. Da Personaldaten dem Datenschutz unterliegen, der indes mit den standardmäßigen Schutzfunktionen von Datenbanksoftware und Betriebssystemen oft nicht gewährleistet ist, haben einige Hersteller individuelle Zugriffsrechte oder Verschlüsselungsmechanismen programmiert.
Auch über Funktionen für die Intranet-Anbindung verfügen bereits einige Pakete. So kann die Personalabteilung offene Stellen im Intranet und Internet veröffentlichen und Formulare für Bewerber bereitstellen, die online ihre Daten eingeben. Darüber hinaus haben Mitarbeiter oder Bewerber die Möglichkeit, zum Beispiel Adressen oder Kontoverbindungen selbst einzugeben beziehungsweise zu aktualisieren. Auch die Auskunft zu Urlaubskonten und -planung ist manchmal vorgesehen.
Für Vorgesetzte gibt es spezielle Zugriffsmöglichkeiten auf Mitarbeiterdaten etwa über Beurteilungsgespräche oder die Weiterbildungsplanung. Etliche Programme erlauben die Veröffentlichung interner Schulungspläne und Weiterbildungsangebote im Intranet. In vielen Fällen kann sich der Mitarbeiter per Intranet selbst anmelden, die Personalabteilung kontrolliert anschließend lediglich.
So unterschiedlich wie die Software für Personalentwickler sind die Einstiegspreise. Lizenzkosten beginnen bei etwa 2000 Mark für ein einfaches Einplatzsystem unter Microsofts "Access". Ein Standardpaket der mittleren Preisklasse für drei bis fünf Arbeitsplätze schlägt mit rund 25000 Mark zu Buche. Da viele Pakete modular aufgebaut sind, ist auch zu prüfen, welchen Funktionsumfang die einzelnen Module abdecken. Es ist empfehlenswert, sich bei der Auswahl Zeit zu lassen.
Software für Personaler
Die wesentlichen Funktionen in Programmpaketen
- Personalstammdatenpflege- Arbeitsplatz- und Stellenbeschreibung- Organigramme- Beurteilungsschema Qualifikation und Anforderungen- Nachfolge- und Karriereplanung- Potentialvergleiche, Portfolio- Bewerberverwaltung- Auszubildende- Urlaubs- und Fehlzeitenplanung- persönliche Weiterbildung- Bildungsmaßnahmen- Veranstalter, Dozenten, Hotels- interne Seminare und Veranstaltungen- Budgetplanung und -kontrolle- Auswertungen, Statistiken
Eva Händschke ist Informatikerin in Bensheim und berät herstellerunabhängig bei der Software-Auswahl. Sie gibt die jährlich aktualisierten Marktübersichten "Software zur Seminarverwaltung" sowie "Software für Personalentwickler" zum Preis von jeweils rund 230 Mark heraus. Informationen sind erhältlich unter der Rufnummer 06251/689 08 sowie per E-Mail eva-haendschkeqcompuserv.com.