Teamarbeit organisieren

Dropbox Paper - Tipps & Tricks für den Einstieg

Bernhard Haluschak ist als Redakteur bei der IDG Business Media GmbH tätig. Der Dipl. Ing. FH der Elektrotechnik / Informationsverarbeitung blickt auf langjährige Erfahrungen im Server-, Storage- und Netzwerk-Umfeld und im Bereich neuer Technologien zurück. Vor seiner Fachredakteurslaufbahn arbeitete er in Entwicklungslabors, in der Qualitätssicherung sowie als Laboringenieur in namhaften Unternehmen.
Seit Anfang 2017 offeriert Dropbox mit Dropbox Paper eine Kollaborationsplattform. Damit können Nutzer oder Teams Dokumente erstellen, teilen und in Echtzeit miteinander bearbeiten. Dabei kann es sich um simple Notizen oder um komplexe Konzepte mit Bildern, Videos und Dateien handeln. Der Workshop hilft bei den ersten Schritten in Dropbox Paper.

Dokument erstellen und Berechtigungen verwalten

Nach dem Anmelden bei Dropbox Paper lässt sich über das Dashboard des Tools über den Button Neues Dokument ein neues Dokument oder Meeting-Dokument erstellen.

Mit Dropbox Paper ein neues Dokument oder Meeting-Dokument erstellen.
Mit Dropbox Paper ein neues Dokument oder Meeting-Dokument erstellen.
Foto: Dropbox

Über den Freigeben-Button innerhalb eines Dokuments hat man die Möglichkeit, Zugriffsberechtigungen zu erteilen beziehungsweise wieder zu entziehen. Weiter wird unterschieden zwischen einer einfachen Leseberechtigung und der Möglichkeit, Bearbeitungsrechte einzuräumen.

Freigaben für das Dropbox-Paper-Dokument festlegen.
Freigaben für das Dropbox-Paper-Dokument festlegen.
Foto: Dropbox

Zudem können durch eine Integration mit Google Kalender für alle anstehenden Meetings "Meetingdokumente" für Protokolle oder Aufgabenverteilungen angelegt werden.

Formatieren in Dropbox Paper

Jedes Paper beginnt mit einem weißen Blatt - dennoch haben Nutzer eine Handvoll Gestaltungsmöglichkeiten zur Auswahl. Klickt man auf das Plus-Symbol oder auf bereits geschriebenen Text, öffnet sich eine Liste mit Gestaltungsoptionen.

Dropbox Paper bietet für den Text zahlreiche Gestaltungsmöglichkeiten.
Dropbox Paper bietet für den Text zahlreiche Gestaltungsmöglichkeiten.
Foto: Dropbox

So lassen sich beispielsweise Listen anlegen, Links einfügen, Wörter fett schreiben oder Überschriften gestalten. Auch To Do-Listen können ausgewählt und die einzelnen Aufgaben nach dem Erledigen entsprechend abgehakt werden.

Shortcuts - Formatieren für Eilige

Wer die Shortcuts kennt, ist beim Erstellen von übersichtlichen Dokumenten mit Dropbox Paper noch schneller. Hier eine Übersicht:

Shortcuts für Profis.
Shortcuts für Profis.
Foto: Dropbox

• # + Leertaste: Hauptüberschrift (H1)

• ## + Leertaste: Unterüberschrift (H2)

• - + Leertaste: startet eine Bulletpoint-Liste

• 1 + Leertaste: legt eine neue Aufzählung an

• --- : fügt eine große Trennlinie ein

• []: startet eine neue To-Do-Liste

• ```: bettet Code ein

• :: öffnet das Emoji-Menü

• *Wort* oder Strg + I oder _Wort_: schreibt das betreffende Wort bzw. den Abschnitt kursiv

• Strg + B: schreibt das markierte Wort bzw. den markierten Abschnitt fett

• Strg + u: unterstreicht den markierten Abschnitt

• Strg + k: fügt einen Link ein

• /date: gibt das aktuelle Datum in der voreingestellten Sprache aus

• /time: gibt die aktuelle Uhrzeit an

• /datetime: gibt Uhrzeit und Datum an

• +: damit lassen sich andere Paper Dokumente suchen und verlinken

Medien einfügen

Ob in der App oder im Browser: Dropbox unterstützt alle gängigen Video-, Audio- oder Bildformate. Am einfachsten lassen diese sich im Browser per Drag and Drop hinzufügen und anschließend skalieren.

Kein Freund von Tabellen? Jetzt schon.

Über das Plus-Symbol und das Tabellen-Symbol öffnet sich automatisch eine Tabelle, die sich um beliebig viele Spalten und Zellen erweitern lässt.

Mit dem Tabellen-Symbol lassen sich Tabellen leicht anlegen.
Mit dem Tabellen-Symbol lassen sich Tabellen leicht anlegen.
Foto: Dropbox

Aufgaben / Mentions zuweisen

Über das @-Symbol zusammen mit dem Nutzernamen oder der E-Mail-Adresse können Personen innerhalb des Dokuments oder eines Kommentars erwähnt werden, die dadurch automatisch Zugriff auf das Dokument haben und per E-Mail über die Erwähnung informiert werden. Insbesondere im Zusammenspiel mit To-Do-Listen ist das eine durchaus sinnvolle Funktion, um doppelten Aufwand zu vermeiden und klare Aufgabenstellungen für alle sichtbar zu machen. Wer wiederum eine To-Do-Liste mit Fälligkeitsdaten versehen möchte, hat über das automatisch auftauchende Kalender-Symbol die Möglichkeit dazu.

Verlauf eines jeden Dokuments sehen

Gerade wenn Teams mit schnellen Review- und Freigabeprozessen arbeiten, ist es wichtig, Änderungen nachvollziehen zu können. Über das Menü rechts oben lässt sich der Verlauf nachvollziehen.

Präsentationsmodus

Über das Menü rechts oben können Nutzer ihr Paper Dokument schnell in einen Präsentationsmodus bringen (mit Hell- und Dunkeloption), um die darin festgehaltenen Ergebnisse anderen Teammitgliedern oder Partnern schnell und trotzdem professionell vorzuführen. Große oder mittelgroße Überschriften sowie fett gedruckte Texte helfen, damit der Modus Informationsblöcke inklusive Text, Bildern und Videos erkennt und dementsprechend aufbereitet. Die Bildelemente werden während der Präsentation automatisch vergrößert.

Der Präsentationsmodus.
Der Präsentationsmodus.
Foto: Dropbox

Inhaltsverzeichnis erstellen

Sollten die Paper Dokumente mal länger ausfallen, können Nutzer ganz einfach ein Inhaltsverzeichnis erstellen, um schnell zu bestimmten Abschnitten im Dokument springen zu können. Dafür muss man das Flaggensymbol links neben jeder Überschrift klicken (es taucht auf, wenn man mit der Maus über die Überschrift fährt), dadurch wird der Link in die Zwischenablage kopiert. Im Inhaltsverzeichnis muss dann lediglich die entsprechende Linie markiert und der Link einfügt werden.

Paper-Dokument löschen

Sind Projekte beendet oder nicht mehr aktuell, kann das entsprechende Dropbox Paper Dokument mit wenigen Klicks archiviert oder sogar endgültig gelöscht werden. Im Hauptmenü, das eine Übersicht über alle Dokumente bietet, kann jedes Dokument einzeln markiert werden. Unten erscheint dann die Option Aufräumen / 1 Dokument ausgewählt, mit der man das Dokument archivieren kann. Alle archivierten Dokumente werden oben über den Tab "Aufgeräumt" angezeigt. Soll ein Dokument final entfernt werden, lässt sich dieses erneut links markieren und unten mit dem Button Endgültig löschen / 1 Dokument ausgewählt endgültig löschen. (hal)