Geleitet von der Vorstellung des "papierarmen Bueros" erlangen Dokumenten-Management-Systeme (DMS) eine immer groessere Bedeutung. Schriftstuecke jeder Art lassen sich mit Dokumenten-Management- Systemen elektronisch erfassen, speichern, bearbeiten, ausdrucken und bei Bedarf wiederfinden. Sie gewaehrleisten, dass alle Daten permanent verfuegbar sind und auf oekonomische Art archiviert werden. Eine wesentliche Benutzeranforderung ist die Moeglichkeit, Dokumente zwischen verschiedenen Systemen auszutauschen beziehungsweise von einer Workstation aus auf die entsprechenden Dateien verschiedener Server zuzugreifen. Diese Forderung betrifft insbesondere verteilte, heterogene Systemumgebungen, bei denen Software- und Hardwarekomponenten unterschiedlicher Hersteller zum Einsatz kommen. Der Dokumentenaustausch und die Interoperabilitaet werden durch Standards sichergestellt. Diese garantieren zudem, dass sich Dokumente bei der elektronischen Langzeitarchivierung auch noch nach Jahren recherchieren, anzeigen und ausdrucken lassen. Auch die Migration auf neue Systeme wuerde durch Standards wesentlich erleichtert. Schliesslich sind sie fuer die Modularitaet von Dokumenten-Management-Systemen entscheidend. Durch die Modularitaet sind DMS bald jederzeit flexibel erweiterbar (der sogenannte Lego-Approach). Allgemein anerkannte Standards wuerden die Entwicklung des gesamten Markts weiter beschleunigen. Herkoemmliche File-Systeme machen es schwer, sich in grossen Datenbestaenden zu bewegen und immer genau das gewuenschte Schriftstueck zu erhalten. Probleme gibt es beim Finden von Informationen, Zugriffsschutz und Dokumentenaustausch. Hier fehlt eine komplette Softwareschicht, die Informationen datenbankgestuetzt verwaltet, verteilt, bereitstellt und archiviert. Es gibt zahlreiche proprietaere Ansaetze, was fehlt, ist ein weltweit gueltiger Standard (siehe auch Seite 43. "DMA fordert weltweite Norm fuer Dokumenten-Management").

Zusaetzlich hinkt die Standardisierung haeufig der technologischen Entwicklung hinterher und wirkt manchmal wie die Interessenvertretung bestimmter Anbieter. Bisher existierten nur eine ISO-Norm und zwei konkurrierende Standardisierungsinitiativen. Letztere gehoeren nun der Vergangenheit an: Im April 1995 gruendeten die grossen Hersteller IBM, Novell, Lotus und Xerox die Document Management Alliance (DMA), um einen gemeinsamen Standard zu entwickeln. Ulrich Kampffmeyer