EDMS (Enterprise Document Management System) verwaltet laut Hersteller Dokumente in Intranets und auf Web-Seiten vom Zeitpunkt ihres Entstehens bis hin zur endgültigen Ablage und Löschung. Dazu gehören typische Funktionen wie Prüfung, Freigabe und Veröffentlichung.
Herzstück des Systems ist der "Docpage"-Server. Er bietet Dienste für den Zugriff, die Speicherung, Verwaltung und Versionskontrolle der Dokumente und der ihnen zugrunde liegenden Geschäftprozesse. Der Server basiert auf einem objektorientierten, skalierbaren Repository. Eine weitere Basisfunktion des Servers ist "Rightsite", über die sich Web-Inhalte kontrollieren und managen lassen.
Für die Arbeit mit EDMS bietet Documentum drei verschiedene HTML-basierte Clients. Zwei von ihnen erhielten jetzt mit der 98-Version ein neues User Interface: Das "Smartspace Intranet" erlaubt es Autoren von Dokumenten, diese über den Web-Browser in das Repository einzufügen. Ferner lassen sich diverse Verwaltungsarbeiten wie Check-In/Check-Out, Versionierung, Volltextsuche oder Attributvergabe im Netz erledigen. Zum anderen gibt es ein verbessertes "Viewspace Intranet" für Endanwender, die durch den Docpage-Server navigieren möchten. Ferner wurde die Grundfunktionalität von EDMS durch den weitgehend automatisierten "Record Migration Agent" erweitert. Dieser ermöglicht, ein Dokument am Ende seines Lebenszyklus entsprechend definierter Regeln etwa auf optische Speichermedien auszulagern.
Außerdem stehen künftig weitere Optionen zur Verfügung. Ziel war es laut Gerhard Meier, zuständig für den Vertrieb bei Documentum, den Kunden ein Komplettpaket aus einer Hand anbieten zu können, sofern sie nicht bereits eigene Anwendungen einsetzen. So holte sich der Anbieter das Scanning-System "Docinput" über eine OEM-Vereinbarung mit Input (vormals Cornerstone) ins Portfolio. Die Funktion "Docviewer" stammt von Unigraphics und ersetzt den bisherigen "Imageviewer". Mit ihr lassen sich PDF- und Tiff-Dateien aus dem Docpage-Server betrachten. "Framelink" von Datalogics schließlich besteht aus vier Modulen und dient zum Beispiel der Erstellung, Freigabe und Veröffentlichung technischer Dokumentationen oder Manuale.
Warten müssen die Kunden hingegen noch immer auf die ursprünglich für Ende 1997 angekündigten Java-Applets für EDMS. Momentan sind sämtliche Masken und Funktionen in C, C++ und Java geschrieben und werden vom Server auf Anfrage des Web-Clients über den Web-Server durchgereicht. Künftig sollen Funktionsgruppen in Form von Applets aufgebaut und je nach Geschäftsprozeß automatisch zusammengestellt werden. Bisher gibt es jedoch lediglich einzelne, projektbezogene Applets.