Die Gemeinsame Kommunale Datenverarbeitungszentrale Ruhr (GKD Ruhr) bedient die Städte Bochum und Herne mit DV-Dienstleistungen im system- und anwendungstechnischen Bereich und steht den Stadtwerken Bochum für systemtechnische Fragen zur Verfügung. Mehr als 90 teilweise sehr umfangreiche DV-Verfahren laufen in 46 Stadtämtern Bochums und 66 Anwendungen in 30 Organisationseinheiten Hernes. Davon nutzen 37 Ämter in Bochum und 24 Einheiten in Herne Dialogverfahren mit 350 beziehungsweise 110 Sichtgeräten.
An Personal stehen dem kommunalen Dienstleistungszentrum zirka 100 Mitarbeiter zur Verfügung, davon rund 35 in der Verfahrensentwicklung.
Die Hardware ist entsprechend ausgelegt: ein IBM-Mainframe vom Typ 3090 2OE, im Midrange-Bereich 22 AS/ 400-Rechner, vier IBM/36 sowie acht IBM-Workstations 6150 für grafische Anwendungen. Die technische Verwaltung hat ein M80-System von Prime erworben. Ein HP 1000 und ein Altos-System 2000/8170 versorgen als Laborsysteme neben rund 800 teils vernetzten PCs die Anwender mit der notwendigen DV-Kapazität.
Im Finanzwesen steht neben der Kassenführung die Planung und Überwachung des Haushaltes als wichtiges Gebiet für die Datenverarbeitung an. Diese drei Basisaufgaben im Finanzwesen spielen eng zusammen. Die kommunalen Dienststellen richten sich bei ihrer Aufgabenerledigung nach den Vorgaben des Haushaltsplanes.
Die Haushaltsüberwachung übernimmt die Vorgaben des Haushaltsplanes. Hier werden alle finanziell relevanten Vorgänge, zum Beispiel Anschaffungen festgehalten: Bestellungen werden als mittelbindende Aufträge gebucht und als Annahme- und Auszahlungsanweisungen erfaßt.
Bei diesen Vorgängen steht immer die Frage an, ob überhaupt noch ungebundene Mittel für die Leistung vorhanden oder ob eventuell aus einem anderen "Topf" Mittel zu übernehmen sind. Hier verbirgt sich auch ein Grund für die Automatisierung der Verfahren auf kommunaler Ebene: Es ist früher immer wieder vorgekommen, daß Mittel aus Etatposten vergeben wurden, die schon ausgeschöpft waren.
Nach der Erfassung stehen die Aufträge zur Weiterleitung an den Auftragnehmer, zu Anordnungen der Ausführung an die Stadtkasse an. Überweisungsträger für Auszahlungen beziehungsweise ein Magnetband zur Weitergabe an die Hausbank kommen hier zum Einsatz.
Am Jahresende schließt sich der Kreis: Die Kassen übergeben alle Einnahmen und Ausgaben aus dem Kassen- an das Haushaltsplanverfahren. Aus dem Vergleich der geplanten mit den tatsächlichen Zahlen entsteht die Jahresrechnung".
Diese Anwendungen mit ihren Verknüpfungen untereinander befinden sich in Bochum seit ungefähr elf Jahren, teilweise länger, im Einsatz. Im Zuge der DV-technischen Entwicklung trennte sich vor einigen Jahren die Wartung von der Neu-Entwicklung organisatorisch.
Nicht nur die Beherrschung der drei eingesetzten Rechnerebenen, auch die steigende Anzahl der Verfahren bereitet solche Probleme, daß ein einzelner Mitarbeiter sie allein aus Zeitgründen nicht mehr vollständig lösen kann.