Das von Kienzle in Zusammenarbeit mit der Robert Bosch GmbH, Abteilung VBD -Betriebswirtschaftliche Beratung der Bosch-Vertriebsgroßhändler und KD-Organisation - erarbeitete Programmpaket KIBOSY ist abgestimmt auf die Anforderungen, die von mittleren und kleinen Unternehmen heute an ein EDV-System gestellt werden. KIBOSY ist bereits bei vier Bosch-Vertragsgroßhändlern im Einsatz.
Im Vergleich zu anderen Verfahren bemerkenswerter Vorteil: Es wird dezentral gearbeitet; die Daten (Auftragspositionen in Großhandel, Einzelhandel oder Werkstatt) fließen nicht mehr auf besonderen Formularen an eine Sammelstelle, sondern werden direkt vom Sachbearbeiter in die EDV eingegeben. Spezialkenntnisse sind dafür nicht erforderlich, denn er wird vom Computer im Dialog geführt. In folgender Grundausrüstung arbeitet derzeit ein System Kienzle 6100: Zentraleinheit mit einer Hauptspeicherkäpazität von 32 bis 64 K, Magnetband-Kassettenstation, Bedienerpult, Bildschirm, Schnelldrucker, Magnetplattenspeicher (8 bis 60 MB).
Diese Basiskonfiguration kann je nach Größe des Unternehmens und Umfang der zu verarbeitenden Daten erweitert werden, zum Beispiel um einen Datenerfassungsplatz ADP Kienzle 1200.
Für jeden im Lager geführten Artikel muß manuell ein Artikelstammblatt ausgefüllt werden. Die per Lochkarte, Magnetbandkassette oder über Bildschirm eingetragenen Daten bereitet das System auf und übernimmt sie in die Artikelstammdatei. Variable Daten, zum Beispiel Preise, lassen sich über geeignete Datenträger kurz vor dem eigentlichen, Programmablauf, also ohne manuellen Aufwand in die Stammdatei einbringen beziehungsweise schreiben sich laufend im Bereich Auftragsverwaltung und Lager fort (verkaufte Mengen, Erlöse, Rohgewinne).
Der zweite große Stammdatenbestand ergibt sich, im Kundenbereich. Die Kundenstammblätter müssen buchhalterische Verarbeitungsmerkmale berücksichtigen wie Bankverbindung oder Mähnziffer. Stammdaten der Kreditoren und Debitoren werden erfaßt und für den Bereich Finanzbuchhaltung bereitgestellt. Länge und Aufbau des Kreditoren- und Debitorenstammsatzes sind gleich und in einer einzigen Datei mit unterschiedlichen Nummernkreisen hinterlegt.
Der Sachkontenstammsatz benötigt wesentlich weniger Daten. Hier muß man für spätere Kostenstellen- beziehungsweise Kostenartenauswertungen entsprechende Aufteilungssätze anlegen. Der speziell für Bosch-Vertragshändler und Bosch-Dienste herausgegebene Kostenplan wird verwendet.
Da für ein breitgefächertes Artikelsortiment eine kundenbezogene Zuordnung nach Rabattgruppen notwendig ist, trägt man Erfassungsinformationen zusammen, die die jeweilige Liefermenge automatisch bewertet. Dazu gehört, daß die zu den einzelnen Verkaufsrabattgruppen gehörenden Rabattsätze kundenbezogen hinterlegt werden. Jede Gruppe kann zwei Rabattsatznummern aufnehmen, die beim gleichen Artikel zwischen normalen und Werkstattrabatten unterscheiden. Auch Mengenrabatte können berücksichtigt werden. Artikel, die dem Nettopreissystem unterliegen, lassen sich gleichfalls systemgerecht fakturieren.
Lieferdaten werden direkt über Bildschirm eingegeben oder auch über den Alphanumerischen Datenerfassungsplatz ADP Kienzle 1200 vom Lieferschein gelesen. Dieses getrennte Verfahren ermöglicht eine unabhängige Eingabe und Speicherung auf Magnetbandkassette. Je nach Datenanfall können damit räumlich getrennte Erlassungen stattfinden. Diese Methode erleichtert die Fakturierung. Spezielle Anleitungen für die Auftrags- und Lieferscheinerfassung zeigen den günstigsten Bearbeitungsmodus für Großhandels-, Werkstattaufträge und Ladenverkauf.
Eine zusätzliche, vom Computer getrennte Dateneingabe wurde vorgesehen, um die beim Großhändler eingesetzten Bildschirme nicht durch Lieferdateneingabe zu blockieren. Selbstverständlich können kleinere Mengen von Lieferdaten extra aus dem Ladenverkauf oder dem Werkstattbereich über Bildschirmtastatur eingegeben werden. KIBOSY sieht beide Möglichkeiten vor, nämlich Direkteingabe über Bildschirmtastatur für die Direktverarbeitung (online) oder Datenerfassung per ADP Kienzle 1200 für die Stapelverarbeitung (offline).
Vor dem Fakturieren werden alle Lieferscheine auf den Verarbeitungschlüssel hin geprüft; diese Kennziffer sagt unter anderem aus, ob für einen Kunden eine Sammelrechnung, Gutschrift etc. anzufertigen ist. Auf allen Rechnungen kann ein zweizeiliger variabler Werbetext erscheinen. Ladenverkaufsrechnungen oder Quittungen sind auch an Ort und Stelle sofort ausstellbar. Dafür muß im Verkaufsraum ein Bildschirm mit Eingabetastatur vorhanden sein.
Wenn sämtliche Einzel- und Sammelrechnungen ausgedruckt sind, bildet der Computer automatisch die Buchungssätze für die Folgeverarbeitung in der Finanzbuchhaltung, Jeder in der Rechnung einzeln aufgelistete Artikel wird für die Buchung des Lagerabgangs im Artikelstamm aufbereitet. Lagerzugänge können über Bildschirm direkt, über getrennte Erfassung gesammelt oder auf Datenträgern der Lieferenten gebucht werden. Die Lieferscheinsätze für die Lagerverwaltung lassen sich auch mit den Daten für eine monatliche Provisionsabrechnung versehen. Individuelle Provisionssätze werden berücksichtigt.
Für die Finanzbuchhaltung ist das Kienzle-Basisprogrammpaket IFB (Integrierte Finanzbuchhaltung) konzipiert. Alle bei Bosch-Vertragsgroßhändlern und Bosch-Diensten üblichen Auswertungen (Monatsbericht, BAB etc.) sind bereits realisiert. Sowohl Finanz- als auch die Lagerverwaltung lassen sich problemlos mit Bildschirm-Arbeitsplätzen ausstatten. Der Programmteil Disposition ist vor allem auf das Bestellwesen der Robert Bosch GmbH abgestimmt.
Folgendes statistisches Material kann abgerufen werden. Erlöskontenstatistik, Kundenstatistik, Umsatzstatistik nach Warengruppen gesamt und getrennt für Zweigbetriebe sowie die Vertreterstatistik. Die Umsatzübersicht beziehen sich auf Stückzahlen, Erlöse und Rohgewinne.
Der Anwender kann seine Umsätze so entschlüsseln lassen, daß das Informationsbedürfnis aller Stellen des Unternehmens, aber auch das der Lieferanten (Monatsbericht, Richtzahlen) entsprechend berücksichtigt wird. Sonderauswertungen, wie beispielsweise Lageranalysen, Eindeckung, Langsamdreher, Lagerbestandswerte nach Artikelgruppen, sind möglich.
An Bildschirm-Arbeitsplätzen können ständig aktuelle Auskünfte unter anderem über den Lagerbestand gegeben werden. Das setzt voraus, daß täglich die gesamte - Lagerbewegung erfaßt wird. Besonders interessant ist auch der Zugriff zu den aktuellen Daten der Finanzbuchhaltung. Hier erleichtert der Aufruf der offenen Posten die Zuordnung der eingehenden Zahlungen.
Einkaufs- und verkaufsbezogener Datentransfer zur Robert Bosch GmbH und umgekehrt zum - Bosch-Vertragsgroßhändler runden das integrierte Verarbeitungssystem KIBOSY ab. Die von Bosch ausgegebenen ?-Zoll-Bänder mit artikelbezogenen Informationen (neue Preise, neue Einkaufsrabattgruppen, Auftragsbestände etc.) werden in der regionalen Kienzle-Niederlassung konvertiert und auf eine 1/8-Zoll-Magnetbandkassette übertragen. Der Alphanumerische Datenerfassungsplatz (ADP) kann mit Datenfernübertragungseinrichtungen (DFÜ) versehen werden.
Die Zusammenarbeit der Robert Bosch GmbH Abteilung VBD mit Menzle wird auch auf dem Gebiet der Programmpflege und -wartung weitergeführt. Änderungen und Ergänzungen, die durch Woche -beim Bosch-Dienst oder -Vertragsgroßhändler oder aus anderen Gründen (Steuer, Berichtswesen etc.) notwendig werden, lassen sich zur gegebenen Zeit einheitlich durchziehen.