WEINHEIM (pi) - Eine der ältesten Vertretungen unter dem Zeichen des Sterns ist die Firma Ebert in Weinheim. Neubauten in den Jahren 1963 und 1971 machten die Übernahme eines größeren Vertriebsgebietes im Odenwald möglich und neue Organisationsformen nötig. Mit einem Auftragsvolumen von 35 PKW- und 15 LKW-Reparaturen pro Tag wuchs das Unternehmen in eine Größenordnung, die mit herkömmlichen, manuellen Verfahrensweisen nicht mehr zu bewältigen war, denn sie bedingt beispielsweise ein Ersatzteillager mit 10 000 Artikeln, wovon sich 3000 bis 4000 in 14 Tagen umschlagen. Ein anderer Faktor, der Überlegungen über eine Umstrukturierung auslöste, war der steigende Verwaltungsaufwand für Statistiken, Finanzberichte, Datenerfassung und -verarbeitung sowohl intern als auch im Kontakt mit Daimler-Benz. Der Mehraufwand an Arbeit betraf alle Bereich des Hauses und hätte - im alten Stil - mehr Personal erfordert.
Ab 1972 machte man sich also Gedanken, wie am rationellsten, kostengünstigen und effektivsten eine EDV-Lösung für die privaten Daimler-Benz-Vertretungen eingesetzt werden könnte. Das Ergebnis war die Gründung des "Rechenzentrums für Daimler-Benz-Vertragspartner GmbH" in Weinheim, das mit einem IBM System /32 ausgerüstet wurde. Das Angebot an die Händel-Partner umfaßt die Daimler-Benz-spezifische externe Abwicklung von Finanzbuchhaltung über Lohn- und Gehaltsbuchhaltung bis zur Ersatzteildisposition. Dieses Angebot nahmen in der Anfangsphase drei Händler an, später 15. Die Software wurde vorn Rechenzentrum erstellt, in enger Zusammenarbeit mit der betriebswirtschaftlichen Beratungsabteilung im Hause Daimler-Benz. Diese Software - ursprünglich für das IBM System /32 geschrieben, jetzt für das IBM System /34 modifiziert - hat sich inzwischen bei 20 Daimler-Benz-Vertretungen in Deutschland bewährt.
Die Entwicklung blieb nicht stehen. Als das Preis-/Leistungsverhältnis der Computer günstiger wurde, reifte der Entschluß zur EDV im eigenen Hause Seit dem 19. Juni 1978 läuft ein IBM System /34 in der Firma Ebert.
Siebzig Prozent mehr Barzahlungen
Nach den Erfahrungen der ersten Wochen beschreibt Geschäftsführer Hans-Jürgen Freitag die Vorteile der EDV-Eigenständigkeit:
"Die tägliche Arbeit ist wesentlicher erleichtert. Der Computer am Arbeitsplatz hat sich bewährt, die Dialogfähigkeit des IBM Systems /34 ermöglicht dem ganzen Betrieb mehr Aktualität. Das fängt bei der Auftragsnnahmen an, geht über das Ersatzteillager, die Buchhaltung und endet bei der sofort möglichen Fakturierung. Wenn der Kunde seinen Wagen abholt, können wir ihm jetzt mit dem Autoschlüssel die Reparaturrechnung überreichen. Das hat uns in dieser kurzen Zeit immerhin schon 70 Prozent mehr Barzahlungen eingebracht.
Ein weiterer Vorteil der EDV ist, daß wir bei einer Betriebsgröße von 65 Mitarbeitern mit dem System Belastungsspitzen abdecken können. Das war uns früher nicht möglich.
Selbstverständlich hat uns das IBM System /34 auch Kostenersparnis gebracht und eine wesentliche Vereinfachung im Dialog mit Daimler-Benz. Auch unseren Kunden kommt die EDV zugute. Sie bekommen Informationen und Auskünfte schneller."
"Die Installation des IBM Systems /34 war problemlos. In wenigen Tagen war die Hardware funktionsfähig. Zwei Wochen später war unsere Software angepaßt getestet und die Anwendungen, Werkstattfakturierung, Ersatzteilefakturierung und Finanzbuchhaltung mit Betriebs- und Finanzbericht liefen."
Flexibel nach innen und außen
Die Konfiguration des IBM Systems /34 ist den derzeit laufenden Anwendungen im Hause Ebert angepaßt:
In der Reparaturannahme steht das System mit Bildschirm und einem Drucker, der ständig fakturierbereit ist. Hier hat die EDV-Anlage ihren ersten Einsatz mit der Eröffnung eines Auftrages. Dabei werden die Daten der Fahrzeug- und Kundenstammdateien mit einbezogen, die gleichzeitig eine Saldokontrolle der Kunden möglich machen. Die Arbeitswerterfassung mit der automatischen AW-Vorgabe (Stammdatei) läßt die laufend abrufbare Überwachung der Aufträge über den Bildschirm zu, während diese in der Werkstatt ausgeführt werden.
Ein weiterer Bildschirm und ein Drucker stehen in der Lagerverwaltung. Mit der Anwendung Ersatzteil-Dispositionsverarbeitung werden die Entnahmen gespeichert, 14tägig gesammelt und per Diskette an Daimler-Benz geschickt, wo die Disposition über das Daimler-Benz Comparts-System abgewickelt wird.
Über einen dritten Bildschirm in der Buchhaltung läuft die komplette Finanzbuchhaltung, Debitoren mit Mahnwesen und Kreditoren mit Zahlungsverkehr. Die Daimler-Benz-Betriebs- und -Finanzberichte werden automatisch aus dieser Anwendung gewonnen. Monatlich erstellt gehen sie halbjährlich an Daimler-Benz. Zur Anwendung gehören außerdem die Kostenstellenauswertung und die laufende Saldokontrolle der Kunden.
Die Anwendung liefert so dem Unternehmen mit nur einmal erfaßten Daten einen genauen Überblick über die Außenstände und die Finanzsituation und dient damit der Untemehmensleitung als Führungsinstrument. Die Lohn- und Gehaltsabrechnungen laufen derzeit noch im Rechenzentrum.
Für die Zukunft ist eine ständige Erweiterung der Anwendungspalette geplant.