Es ist nicht zu übersehen: Die technischen Dokumentationen werden immer umfangreicher. Einer der Gründe ist die zunehmende Komplexität der Maschinen - in diesen Fall für die Tabakindustrie. Folglich wurde auch der Bedarf an Dokumentation auf elektronischen Datenträgern und maschinen- beziehungsweise auftragsspezifischer Dokumentation größer. Bei der Hauni Maschinenbau AG sind allein für das Anfertigen von Ersatzteilkatalogen und Betriebshandbüchern derzeit rund 40 Mitarbeiter im Einsatz.
Aber auch intern beim technischen Kundendienst, für Aufgaben des Teleservices, im Trainingszentrum und nicht zuletzt in der Prozessvisualisierung der Maschinen wird nach Dokumentationen in elektronischer Form verlangt. Um Arbeitsabläufe zu optimieren, begannen auch die Mitbewerber von Hauni, sich diesem Thema zu widmen. Es wurde also beschlossen, ein unternehmensweites System für die Bereitstellung von Dokumentationen auf Papier und auf elektronischen Medien aufzubauen. Man beschloss, eine Technologie zu wählen, die eine spätere Nutzung der Dokumentation über das Internet ermöglicht.
Wegen der Vielzahl schwieriger organisatorischer und technischer Anforderungen wurde ein Partner für die Konzeption und Realisierung gesucht. Die Wahl fiel auf die Eidon GmbH, die mit einem Internet Presentation System für XML (Extensible Markup Language), SGML (Standard Generalized Markup Language) und CGM (Computer Graphics Metafile) eine Kernkomponente für die künftige Lösung anbieten konnte. Ferner verfügten die Eidon-Leute über ein Document-Content-Management-System, das auf dem RDBMS (Relational Database-Management-System) von Oracle aufsetzt.
Die erste Phase umfasste eine umfangreiche Reorganisation aller Informationsflüsse, die letztlich in Kundeninformationen münden. Die Dokumentformate und -inhalte wurden auf Basis von SGML und CGM standardisiert, Redaktionsleitfäden für Handbücher, Ersatzteilkataloge, Schaltpläne und Ähnliches erarbeitet und die Bearbeiter entsprechend geschult. Eine Kopplung an SAP R/3 zur Übernahme von Auftrags- und Ersatzteilstücklisten wurde hergestellt.
Im zweiten Schritt führte man das Document-Content-Management-System X-Base als zentrales Werkzeug zur Verwaltung aller Informationen konzernweit in der Tabaksparte ein. Die standardisierten Kundeninformationen wurden eingebracht und automatisch qualitätsgesichert. Gleichzeitig wurden auf Basis der Generierungskomponente die erforderlichen Automatismen für die Dokumentationsproduktion für die speziellen Kundenanforderungen konfiguriert und bereitgestellt.
Heute ist Hauni in der Lage, auf Basis der in SAP eingepflegten Auftragsstückliste vollautomatisch auftrags- beziehungsweise maschinenspezifische Dokumentation mediengerecht auf Papier, für CD und Internet zu produzieren - und das in kürzerer Zeit und mit geringerem Aufwand.
* Reinhard Petschke ist Projektleiter Technische Dokumentation bei Hauni in Hamburg.
Das UnternehmenDie Hauni Maschinenbau AG wurde 1946 gegründet und ist ein Unternehmen der Körber AG mit Stammsitz in Hamburg-Bergedorf. In der Tabaksparte der Körber AG sind zehn Unternehmen vereinigt, die die Tabakindustrie mit Anlagen und Maschinen für die Herstellung von Zigaretten und deren Verpackung sowie für logistische Aufgaben beliefert. Die Hauni Maschinenbau AG ist das Stammhaus innerhalb der Tabaksparte und beschäftigt rund 2500 Mitarbeiter.
Für die Erstellung von Ersatzteilkatalogen und Betriebshandbüchern sind derzeit rund 40 Mitarbeiter und für die Bereitstellung zehn Mitarbeiter im Einsatz.
Abb.: Ein ausgefeilter Workflow sorgt dafür, dass jeder die Dokumente bekommt, die er braucht. Quelle: Eidon