Controlling-Lösungen jenseits von Excel

17.05.2007
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ist freier Journalist in München
Basel II - was vielen Verantwortlichen im Mittelstand schlaflose Nächte bereitet, eröffnet Softwareherstellern glänzende Zukunftsaussichten. Denn eines ist gewiss: Mit Excel wird man kaum über die Runden kommen.

Aus Sorge, dass der Banker beim nächsten Termin womöglich den Kredithahn abdreht, suchen Betriebe händeringend nach der "Silver Bullet", die möglichst viele Probleme auf einen Schlag löst. Denn auch wenn sich Unternehmen schon mit geringen Investitionen von lästigem Papierkram entlasten und im Büroalltag den Überblick behalten können, bleibt eine offene Flanke: Um auf dem Laufenden zu bleiben, wie es beispielsweise um Lagerbestand und Absatz bestellt ist, reichte das Allerwelts-Tool Excel bisher ebenso aus wie zur Leistungsverrechnung. Rücken allerdings Planung und Steuerung des Betriebs in den Vordergrund, worauf Kapitalgeber - Stichwort Basel II - besonderen Wert legen, stößt das Controlling-Werkzeug Excel schnell an seine Grenzen.

Kompakt

  • Wann Excel seine Grenzen erreicht

  • Welche Funktionen neue Controlling-Tools beherrschen

  • Was beim Einsatz zu beachten ist

Wer etwa Plan- und Ist-Daten in einer Liquiditätsplanung veranschaulichen will und dafür ein- und ausgehende Zahlungen sowie Zahlungstermine einbinden möchte, wird nicht weit kommen. Auch Kennzahlen in ihrer vielfältigen Abhängigkeit zu analysieren, beispielsweise um frühzeitig Fehlentwicklungen zu erkennen und sich so vor drohender Insolvenz zu schützen, benötigt ein anderes Kaliber. Zwar ist Excel in der aktuellen Version "mächtiger" denn je; doch es bleibt ein weitgehend statisches Werkzeug und unfähig, dynamische Prozesse und Datenanreicherungen zu unterstützen und abzubilden.

Dennoch hat der Quasi-Standard von Excel einen positiven Effekt. "Die nachrückende Generation ist mit Excel bestens vertraut", beobachtet Thomas Veit, Geschäftsführer der b-imtec GmbH aus Hüfingen. In der kaufmännischen Lehre sowie in wirtschaftsnahen Studiengängen zähle das Kalkulationsprogramm längst zum Lernstoff. "Beim Berufsstart sind die jungen Leute fit", sagt Veit. Jedoch kann die breite Excel-Anwenderschar in Wirtschaft und Verwaltung nicht darüber hinwegtäuschen, dass Excel selbst im Mittelstand immer seltener als einziges Controlling-Instrument zum Einsatz kommt. Zu diesem Ergebnis kommt zumindest die aktuelle Studie der Kölner IT-Unternehmensberatung Konzept & Lösung (KuL), die jährlich etwa 200 Unternehmen über den Einsatz ihrer Controlling-Software befragt. Demnach investieren viele Firmen in die Ablösung von Excel und die Anschaffung standardisierter Controlling-Software.

Wodurch zeichnen sich solche Programme nun aus, und an wen sollten sich interessierte Anwender richten? Laut Doris Andresen-Zöphel, die Unternehmen und öffentliche Institutionen wie den Bremer Senat in Controlling-Fragen berät, sind für den Mittelstand akzeptable Lösungen schnell zu erkennen. "Sie müssen einfach zu installieren und individuell auf die Belange des Betriebs zu konfigurieren sein", skizziert die Beraterin das Anforderungsprofil. "Vor allem sollten sie Schnittstellen zu allen relevanten Datenquellen wie insbesondere der Finanzbuchhaltung besitzen."

Was früher Konzernen vorbehalten war und neben vielfältigen Investitionen einen hohen Aufwand an Programmierung erforderte, ist heute in abgespeckten Versionen verfügbar - und für kleinere Firmen erschwinglich. Ein Beispiel, wie solche Lösungen den Tagesablauf unterstützen, ist die internationale Zahlungsabwicklung. Statt manueller Eingaben in der Bankanwendung übernimmt das Programm diese Arbeitsschritte automatisch. Das System, in dem Swift-Adressen oder IBAN-Nummern hinterlegt sind, berücksichtigt unterschiedlichste Fremdwährungen.

War die komplexe Datenaufbereitung früher primär Aufgabe der IT-Experten, führen inzwischen Fachanwender Regie: Den mit Excel vertrauten Controllern, Buchhaltern, Vertriebs- oder Marketingverantwortlichen bieten die modernen Werkzeuge das gewohnte "Look and Feel", freilich spielen sie vom Leistungsvermögen her in einer anderen Liga.

Thomas Veit, Geschäftsführer b-imtec: "Die nachrückende Generation ist mit Excel bestens vertraut."
Thomas Veit, Geschäftsführer b-imtec: "Die nachrückende Generation ist mit Excel bestens vertraut."
Foto: Thomas Veit

Ein solches Werkzeug stellte die Bielefelder Diamant Software GmbH & Co. KG auf der CeBIT vor. Wie Vertriebsleiter Alexander Mosch erläuterte, offeriert der "Diamant Controlling CHIP" vorkonfigurierte Berichte, Analysepfade und Kennzahlen, um die Entscheidungsfindung zu erleichtern. Weit mehr als 100 Kennzahlen, die im Controlling täglich Verwendung finden, wie Umsatzrentabilität, Deckungsbeitrag, Eigenkapitalquote oder Cashflow-Rendite, sind bereits enthalten. Um tiefer in die Anforderungen einzelner Branchen vorzustoßen, will Diamant künftig vertikale Lösungen für Abfallwirtschaft, Kfz-Zulieferindustrie und soziale Institutionen entwickeln.

Durchgängige Datenanalyse

Laut Mosch verzichtet die neue Lösung auf "20 bis 30 Prozent Funktionalität" und ist daher auch preislich attraktiv für den Mittelstand. Nicht gespart wurde an der grafischen Darstellung. Sogenannte "Cockpits" verdichten Informationen auf ein Niveau, mit dem Verantwortliche im schnelllebigen Geschäftsalltag den Überblick behalten. Warnfunktionen informieren über gefährliche Trends, und Berichte lassen sich automatisch zustellen. Bis auf ein einzelnes Buchungsdokument lassen sich Fehlentwicklungen zurückverfolgen, dabei nutzt die Anwendung die aktuelle OLAP-Technologie (Online Analytical Processing) des SQL-Servers 2005 von Microsoft. Wie Mosch erläuterte, profitiere der Hersteller zudem von .Net, was eine durchgängige Datenanalyse ohne Qualitätseinbuße ermögliche.

Die Zeiten, als Berichte mühsam mit Cobol programmiert werden mussten, ehe sie nach mehreren Tagen Wartezeit zu den nach Informationen dürstenden Anwendern gelangten, sind endgültig vorbei. Solche zeitkritische Informationen liefern inzwischen Standardsoftwareprogramme. "Sie kommen den Verantwortlichen wie gerufen", sagt Veit, der selbst über viele Jahre Berichte auf dem Großrechner schreiben musste.

BI lässt grüßen

Alexander Mosch, Diamant Software: "Neue Werkzeuge spielen in einer anderen Liga."
Alexander Mosch, Diamant Software: "Neue Werkzeuge spielen in einer anderen Liga."
Foto: Alexander Mosch

"Solche Tools sind Voraussetzung für modernes Controlling, das sich nicht aufs Reporting, sondern auf Planung und Steuerung des Betriebs konzentriert." Wer sie effizient nutzt, hat auch ein besseres Standing bei Banken, wie Haiko Stüting, Controller bei der Neumann-Gruppe in Kiel, bestätigt. Auf den Einsatz des Controlling-Werkzeugs BPS-ONE sei zurückzuführen, dass sich "unser Rating um vier Stufen verbesserte und Zinskonditionen um einen Prozentpunkt sanken".

BPS-ONE entlastet Unternehmen von der Datenaufbereitung und hilft ihnen bei der Datenanalyse insbesondere im Hinblick auf das Risiko-Controlling, verspricht der Hersteller, die Denzhorn Geschäftsführungssysteme GmbH aus Ulm. Wie die Beispiele von Diamant und BSP-ONE unterstreichen, ist eine moderne Controlling-Lösung inzwischen kaum noch von der Softwareklasse "Business Intelligence" zu unterscheiden, die für sich - etwa im Unterschied zur verbreiteten, aber umständlichen Excel-Anwendung - die unbeschränkte Verknüpfung großvolumiger Datenressourcen reklamiert.

Haiko Stüting, Controller bei der Neumann-Gruppe: "Unser Rating hat sich um vier Stufen verbessert."
Haiko Stüting, Controller bei der Neumann-Gruppe: "Unser Rating hat sich um vier Stufen verbessert."
Foto: Haiko Stüting

Im Mittelstand sind mehrdimensionale Analysen keine Ausnahme mehr. Diesen Eindruck bestätigen auch die Corporate Planning AG aus Hamburg und die Winterheller Software GmbH aus München. Der OLAP-Würfel als Datenmodell liegt sowohl dem "Strategic Planner" als auch dem "Professional Planner" zu Grunde. Analysen lassen sich in Windeseile anfertigen, ein erheblicher Pluspunkt gegenüber Kalkulationsprogrammen wie Excel. Unter Nutzung der OLAP-Erweiterung OLCAP (Online Calculating and Analytical Processing) sind mit dem "Professional Planner" nun auch anspruchsvolle Simulationen möglich. Wie der Anbieter mitteilt, lässt sich damit der Zeitaufwand für die Unternehmensplanung um bis zu 70 Prozent senken.

Es klingelt in der Kasse

Für viele Betriebe bieten BI-Lösungen, wie sie auch die dänische TARGIT präsentiert, eine wünschenswerte Ergänzung zu betriebswirtschaftlichen Standardprogrammen. Als Front-End beispielsweise des bei kleinen und mittleren Unternehmen weit verbreiteten Programms Microsoft Dynamics NAV (einst Navision) verdichten sie Geschäftsdaten aus der Finanzbuchhaltung oder Fertigung, um frühzeitig Liquiditäts- oder Lieferengpässe zu erkennen oder Deckungsbeiträge zu ermitteln. Die Sorge, die Betriebe müssten dafür tief in die Taschen greifen, ist laut Veit unbegründet. "Nur wenige Tage reichen zur Implementierung und Einweisung der Anwender aus. Danach klingelt es in der Kasse."