Besser zusammenarbeiten

Collaboration-Tools für jeden Zweck

29.08.2011
Von 
Moritz Jäger ist freier Autor und Journalist in München. Ihn faszinieren besonders die Themen IT-Sicherheit, Mobile und die aufstrebende Maker-Kultur rund um 3D-Druck und selbst basteln. Wenn er nicht gerade für Computerwoche, TecChannel, Heise oder ZDNet.com schreibt, findet man ihn wahlweise versunken in den Tiefen des Internets, in einem der Biergärten seiner Heimatstadt München, mit einem guten (e-)Buch in der Hand oder auf Reisen durch die Weltgeschichte.

Einfach, aber wirksam: E-Mail

Die einfachste Collaboration-Form ist E-Mail. Dazu muss man kaum mehr etwas sagen, fast niemand kann heute noch auf diese Kommunikation verzichten. E-Mails eignen sich vor allem zu Beginn eines Projekts, um etwa grundlegende Informationen zu verschicken oder einen Verteiler zu erstellen. Bei größeren Teams kann man zusätzlich eine Mailing-Liste einrichten. Diese Technik ist jedoch alles andere als neu oder hip und fällt deswegen gerne unter den Tisch.

Das Konzept ist simpel: Jeder Teilnehmer kann eine Nachricht an die Mailing-Liste schicken, die Software dahinter leitet sie anschließend an alle Abonnenten weiter. Der große Vorteil von Mailing-Listen ist ihre Einfachheit: Wer E-Mails verschicken kann, kann daran teilnehmen. Sie sind zudem unabhängig von Betriebssystemen oder Geräten und lassen sich themenspezifisch aufgliedern. Allerdings gibt es auch einige Nachteile: Längere Diskussionen zu einzelnen Punkten lassen den Posteingang schnell überlaufen, so dass relevante Punkte untergehen können. Dazu kommt, dass Mailing-Listen ein ähnliches Problem wie Rundmails haben: Nicht jeder fühlt sich davon angesprochen.

Kurz und aktuell: Instant Messenger

Einen Tick schneller als E-Mails sind Instant Messenger. Sie bauen eine direkte Verbindung zwischen Personen auf. Der Vorteil: Anders als bei der E-Mail kann ein Instant Messenger den aktuellen Status einer Person anzeigen: So sieht man, ob das Gegenüber gerade verfügbar ist, nicht gestört werden will, nicht am Platz oder abgemeldet ist.

Instant Messenger eignen sich vor allem, um aktuelle Fragen zu einem Projekt direkt zu klären. Sie arbeiten schneller als E-Mails und haben gegenüber Telefonaten den Vorteil, dass man Konversationen auch Wochen und Monate später nachvollziehen kann. Je mehr Teilnehmer allerdings hinzukommen, desto unübersichtlicher werden die Konversationen. Zudem eignen sie sich kaum, um längere Texte zu bearbeiten. Business-taugliche Systeme werden beispielsweise von Microsoft mit dem Lync Server oder IBM mit Lotus Sametime angeboten.