In dem ganzheitlichen Ansatz des Trainingskonzeptes geht es um zwei Schwerpunkte: erstens das Wissen um betriebswirtschaftliche Abläufe und Führung und zweitens den Umgang mit der Software. Das Behördengroßprojekt ist alles andere als eine Standard-SAP-Einführung. Über alle Verwaltungsebenen hinweg führt die schwäbische Landesregierung ein integriertes IT-basierendes Haushalts-Management-System inklusive dezentraler Budgetkontrolle sowie ein operatives und strategisches Controlling ein. Damit soll sich die Arbeit der Landesverwaltung leichter planen, steueren und überschauen lassen.
Mit der dezentralen Budgetverantwortung erhalten die einzelnen Behörden mehr Gestaltungsspielraum. Die Mitarbeiter können so mehr Initiative entfalten und übernehmen für die Erledigung ihrer Aufgaben auch die finanzielle Verantwortung. Die ebenfalls eingeführte Kosten- und Leistungsrechnung informiert detailliert über Arten und Ursachen der Ausgaben. Dadurch werden die Arbeit und das breite Aufgabenspektrum der Verwaltung transparenter.
Verwaltung stellt besondere Ansprüche
"Um den Erfolg der unterschiedlichen Instrumente zu gewährleisten, arbeiten wir mit einem ganzheitlichen Trainingsansatz. Vermittelt werden müssen betriebswirtschaftliches Handeln und neue Steuerungsabläufe sowie SAP-Anwenderkenntnisse. Dafür haben wir spezielle Produkte entwickelt", erläutert die Projektleiterin Lyn Olson die Konzeption von Telekom Training, die die Mitarbeiter schult. Olson weiter: "Die Voraussetzungen und Bedürfnisse der Trainingsteilnehmer aus der öffentlichen Verwaltung sind andere als in der freien Wirtschaft. Betriebswirtschaftliche Begriffe und Methoden wie die Balanced Scorecard müssen übertragen und angepasst werden."
Strukturiert hat der Weiterbildungsanbieter das gesamte Trainingsprojekt in einem Wellenkonzept, das sich an der Gesamtplanung in den einzelnen Verwaltungsbereichen orientiert. So erhält jeder Mitarbeiter zum richtigen Zeitpunkt das richtige Seminar. Ziel ist, dass er unmittelbar nach den Schulungen an seinem Arbeitsplatz mit dem System arbeiten und das Gelernte umsetzen kann.
Die Trainer der Telekom erstellen zeitnah zu den Kursen die Unterlagen, so dass aktuelle Systemanpassungen berücksichtigt werden. Ermöglicht wird dies durch die enge Zusammenarbeit mit den Entwicklern und Programmierern des Generalunternehmers T-Systems International, die die Anpassung des IT-Systems an die Anforderungen der öffentlichen Verwaltung realisieren. Das Training organisiert das Schulungs-Management von Telekom Training mit Hilfe eines Online-Buchungssystems im Landesnetz. Es sorgt dafür, dass jeder einzelne Mitarbeiter möglichst an seinem Heimatstandort und kurz vor der Einführung des Rechnungssystems in seinem Verwaltungsbereich geschult wird. Dieses Einladungs-Management senkt die Anzahl der Fehleinladungen und vermindert die Zahl der Umbuchungen drastisch. Für Martin Voelker, Projektleiter bei Telekom Training, ist dies ein entscheidender Erfolgsfaktor: "Erst die kurzen Entscheidungswege und die enge Zusammenarbeit versetzen uns jeden Tag in die Lage, mit den Schulungsunterlagen Aktualität, einen schnellen Wissenstransfer für alle Trainer und ein produktkonformes Schulungssystem zu gewährleisten."
15000 Teilnehmer an 100 Orten
Die Trainer müssen sich immer wieder aufs Neue auf die unterschiedlichen Anforderungen und Voraussetzungen der Landesmitarbeiter einstellen. T-Systems hat deshalb gemischte Teams gebildet, die sich mit allen am Projekt beteiligten Dienstleistern eng abstimmen. "Die gemischten Teams bilden die Basis, damit im dynamischen Projektaufbau die Konzepte zeitnah umgesetzt werden. Die kontinuierliche Arbeit am gemeinsamen Verständnis für die Abläufe und das Denken in der öffentlichen Verwaltung ist Teil der Qualitätssicherung in den Trainings", erklärt Thomas Hoefling, Projektleiter Schulung, Mobilisierung und Competence Center des Finanzministeriums in Stuttgart.
Inhalte der bisherigen Schulungen waren das neue Haushalts-Management-System, betriebswirtschaftliche Grundkenntnisse, Anlagenbuchhaltung und Themen zum Führen mit den neuen Steuerungsinstrumenten. Die Gesamtzahl der Schulungsteilnehmer beläuft sich bisher auf rund 15000. Davon erlernten 11000 den Umgang mit der SAP-Software. In Spitzenzeiten lernen täglich bis zu 1200 Landesmitarbeiter an bis zu 100 Schulungsorten. Projektende, einschließlich der Schulungen, wird 2004 sein. Bis dahin müssen sämtliche Verwaltungsaufgaben definiert und beschrieben werden. (hk)