Das Interesse für den Einsatz von Mikrocomputern am Arbeitsplatz ist in jüngster Zeit stark gewachsen. Viele Interessenten stehen jedoch dem teilweise schwer überschaubaren Angebot an Hard- und Software eher ratlos gegenüber. Dieser Beitrag versucht deutlich zu machen, daß der erste Schritt in Richtung PC-Einsatz nicht in der Auswahl der geeigneten Hardware, sondern in der Festlegung der Ziele aus Sicht der Anwender und der daraus resultierenden Anforderungen bestehen sollte.

Das Problem mit der Software wird im allgemeinen weit unterschätzt.

Als erstes sollte man sich systematisch darüber Gedanken machen, was man mit der Automatisierung seiner Arbeitsumgebung eigentlich erreichen will.

Hierbei sind auch relativ abstrakte Ziele wie

- mehr Zeit für kreative Tätigkeiten oder

- umfassendere Information als Voraussetzung für schnellere Entscheidungen

wichtig und sollten explizit definiert werden.

Umsetzung der Anforderung ist anspruchsvolle Aufgabe

Zum Thema Randbedingungen ist die gleiche Vorgehensweise empfehlenswert. Das heißt, man sollte zusammen mit den betroffenen Personen Punkte wie

- Aufstellung der Geräte im Büro beziehungsweise in der Werkstatt

- Licht- und Geräuschprobleme

- Anforderungen an die Benutzerschnittstelle der Anwendung(en)

- Datenschutz und Datensicherheit

- Ausweichlösungen für den Störungsfall

- Mengengerüste für die wichtigsten Anwendungsfälle und

- Schnittstellen zu anderen Anwendungen

diskutieren und nach Möglichkeit auch Konsens darüber herstellen wie hart die verschiedenen Anforderungen sind.

Sollte es sich als schwierig erweisen, die künftigen Benutzer ihre Bedürfnisse selbst artikulieren zu lassen, dann kann man durch Befragung und Beobachtung der Anwender bei ihrer derzeitigen Arbeit versuchen, die notwendige Information auf andere Weise zu erheben.

Auf das Sammeln der Ziele folgt ihre Strukturierung und Klassifizierung in

- Muß-Ziele, die in jedem Fall erreicht werden müssen

- Soll-Ziele, die nach Möglichkeit erreicht werden sollten und

- Kann-Ziele, die als wünschenswerter Zusatz anzusehen sind.

Analog dazu lassen sich die Randbedingungen ordnen.

Der nächste Schritt besteht darin die Anforderungen der Benutzer um die Anforderungen des Betriebs zu ergänzen und den gesamten Katalog technisch soweit zu ergänzen, daß er sich als Checkliste für die Evaluation von PCs verwenden läßt.

Das Ergebnis sollte Aussagen enthalten zu den Benutzer-Endgeräten Bildschirm, Tastatur, Maus Drucker den erforderlichen Basisfunktionen Kommunikation, Dateiverwaltung Betriebssystem, Sprachen, Textverarbeitung, Grafik, Spreadsheet, Datenbank sowie betrieblichen Anforderungen wie Ausbaufähigkeit, Erweiterbarkeit, Konfigurierbarkeit Wartung, Robustheit, Datensicherung, finanzieller Spielraum, Zukunftssicherheit und last not least anwendungsspezifische Kriterien wie Branchenanwendungspakete.

Die Umsetzung von nichttechnischen Anforderungen in technische Anforderungen kann eine relativ anspruchsvolle Aufgabe sein. Deshalb sollte hier jemand mitarbeiten, der den Mikromarkt und die Bandbreite der sinnvollen Anwendungsmöglichkeiten zumindest soweit kennt daß er abschätzen kann, was nach dem heutigen Stand der Technik erreichbar ist und was nicht.

Als ein Beispiel für einen derartigen Übersetzungsvorgang kann man eine nichttechnische Anforderung wie

"Es müssen mehrere Personen gleichzeitig den Lagerbestand nachsehen und verändern können"

umsetzen in die technische Anforderung

"Es muß möglich sein, eine gemeinsame Datenbasis von mehreren Arbeitsplätzen aus gleichzeitig zu benutzen" und daraus folgende grundsätzliche Lösungsalternativen ableiten:

"Man braucht entweder

- ein Mehrplatzsystem oder

- vernetzbare Einplatzsysteme und zusätzlich entweder

- ein Multi-User-Datenbanksystem zur schnelleren Entwicklung der Lagerhaltungssoftware oder noch besser

- ein passendes Fertig-Software-Paket zur Lagerhaltung, das auf der auszuwählenden Rechner-Konfiguration lauffähig ist"

Auch die erhobenen Mengengerüste kann man in technische Anforderungen umsetzen.

An den Randbedingungen eine Vorauswahl treffen

Wenn zum Beispiel bekannt ist, daß die Lagerhaltung rund 2000 Artikel umfaßt und pro Artikel rund 200 Zeichen Nutzinformation zu speichern sind, dann folgt daraus, daß man unbedingt eine Winchesterplatte und einen leistungsfähigen 16-Bit-Mikro braucht, um keine unzumutbaren Arbeitsbedingungen für die Anwender der Lagerhaltungssoftware zu schaffen.

Falls man auf Muß-Ziele oder unverzichtbare Randbedingungen stößt, die ein technisch kaum lösbares Problem aufwerfen (beispielsweise Spracheingabe statt Tastatur) kann man entweder die Ziele und Randbedingungen erneut diskutieren oder das Vorhaben zumindest vorerst auf Eis legen.

Wenn man die im vorhergehenden Abschnitt beschriebene Evaluations-Checkliste fertiggestellt hat, ist der richtige Augenblick gekommen, sich für das derzeit am Markt erhältliche Angebot zu interessieren.

Der Markt entwickelt sich dermaßen schnell, daß es zu einem Full-Time-Job werden kann, allein den Überblick zu behalten.

Im dritten Schritt sollte man nicht den Ehrgeiz haben, dreißig oder gar fünfzig verschiedene Geräte zu evaluieren, sondern in erster Linie anhand der nicht leicht zu erfüllenden Muß-Ziele und harten Randbedingungen eine Vorauswahl treffen.

Wenn zum Beispiel ein DIN-A4-Bildschirm für die Textverarbeitung oder Farbgrafik oder bestimmte Kommunikationsfähigkeiten gefordert sind, verringert sich die Zahl der Geräte, mit denen man sich intensiver beschäftigen sollte, relativ rasch.

Es ist empfehlenswert, die Evaluationscheckliste für maximal drei bis fünf Geräte Punkt für Punkt durchzugehen und festzustellen, in welchem Maße die einzelnen Geräte den Anforderungen gerecht werden.

Die beste Voraussetzung für diese Tätigkeit ist eine Probeinstallation der Geräte in der zukünftigen Umgebung.

Alle elementar wichtigen Funktionen sollte man selbst ausprobieren oder, wenn dies zum Beispiel bei Kommunikationsfunktionen etwa nicht ohne weiteres möglich ist, sich Referenzinstallationen nennen lassen und dort nachprüfen, ob die Kommunikation auch tatsächlich funktioniert.

Ankündigungen und insbesondere dabei genannte Termine sind kritisch zu betrachten. Es ist in jedem Fall ein Vorteil, wenn man nicht darauf angewiesen ist, daß ein Herstelle irgendeine Zusatzfunktion um versprochenen Termin liefert.

Mit der Entscheidung für einen bestimmten PC ist nun des Vorhaben nicht beendet, sondern geht erst richtig los. Je mehr Personen in Zukunft mit den PCs arbeiten sollen desto wichtiger ist eine Einführungsstrategie, die die Benutzer schrittweise mit den neuen Funktionen vertraut macht und das Bemühen um die Akteptanz für den "Kollegen Computer" .

Es reicht jedenfalls nicht aus, die Geräte auszupacken, anzuschließen, den Mitarbeitern auf den Tisch zu stellen, einen Berg Disketten und Handbücher danebenzulegen und dann darauf zu warten, daß innerhalb kürzester Zeit jeder mit seinem PC umgehen kann.

Was kann man heute von einem PC erwarten, wo liegen die typischen Schwachstellen, die man bei der Evaluation besonders sorgfältig untersuchen sollte.

Zunächst die positiven Dinge:

Die meisten in letzter Zeit auf den Markt gekommenen PCs sind von der Hardware-Ergonomie her besser einzustufen als mancher weitverbreitete Terminaltyp.

Auch gibt es mittlerweile leise Tintenstrahldrucker, die man nicht mehr in ein anderes Zimmer verbannen muß, um in Ruhe arbeiten zu können.

Zu fast allen PCs gibt es ein Angebot an Software, das die Grundbedürfnisse wie Textverarbeitung, Datenverwaltung und Kalkulation abdeckt.

Die Grafikfähigkeit ist bei den PCs weiter entwickelt als bei vielen größeren Rechnern, die nicht gerade für CAD-Anwendungen gedacht sind.

Die Software ist in letzter Zeit zunehmend benutzerfreundlicher geworden, auch das Lesen von Handbüchern macht mehr Spaß als früher.

Es gibt im allgemeinen neben Basic und Pascal und zumindest Subsets weiterer höherer Programmiersprachen wie zum Beispiel Cobol oder PL/1.

Kommunikationsfähigkeit ist Schwachstelle

Der Trend in Richtung "Einheitsbetriebssystem" vergrößert auch das Angebot an Software für Anwendungen mit kleinerem Marktanteil.

Nach wie vor zu den möglichen Schwachstellen zählen:

- Die Kommunikationsfähigkeiten

Hier sollte man sich keinesfalls auf Prospektinformationen und unverbindliche Auskünfte verlassen.

- Die Kompatibilität mit dem "Quasi-Standard"

Auch hier sollte man testen, ob die gewünschte Software- und eventuelle Hardware-Erweiterungen problemlos funktionieren.

- Die Datensicherheit

Deshalb sollte man sich zu jeder Anwendung vorher überlegen, wie man den "größten anzunehmenden Datenverlust" überstehen kann.

- Der Integrationsgrad mancher Softwarepakete

Es genügt im allgemeinen nicht, ein Programm für jede Basisanwendung zu haben, weil man sehr häufig zum Beispiel Daten aus der Datenbank für Kettenbriefe oder Spreadsheet-Ergebnisse für grafische Darstellungen verwenden will. Außerdem ist nicht einzusehen, warum man zum Programmieren einen anderen Editor verwenden soll als zur Erstellung von Textdokumentation.

- Die Austauschbarkeit von Informationen mit anderen Rechnern

Es ist normalerweise nicht ausreichend, Informationen bitweise zu übertragen, sondern man möchte

zumindest Dateiformate automatisch umsetzen können.

- Die Wartung

Hier sollte man genau wie bei der Datensicherheit eine Strategie für den "größten anzunehmenden Reperaturanfall" haben.

Zum Abschluß einen kurzen Überblick über die Erfahrungen mit dem Einsatz von PCs in unserer eigenen Firma:

Wir standen vor rund eineinhalb Jahren vor dem Problem, für insgesamt fünfzehn Mitarbeiter eine Umgebung zu beschaffen, in der so verschiedene Arbeiten wie

- das Schreiben von Briefen, Angeboten und umfangreicheren Papieren

- das Erstellen von technischen Zeichnungen und Präsentationsgrafiken

- Programmentwicklung für verschiedenste Zielrechner und

- Verwaltungsarbeiten aller Art gut ausführbar sein sollten.

Weitere Anforderungen waren die Unterstützung von Teamarbeit und Ausbaumöglichkeiten für die Zukunft.

Versehen mit einer etwa einhundert Unterpunkte umfassenden Evaluations-Checkliste haben wir uns nach intensiver Prüfung verschiedener Alternativen schließlich sehr klar für eine Lösung entschieden, die jedem Mitarbeiter einen PC auf beziehungsweise neben dem Schreibtisch und die übrigen Geräte über ein lokales Netzwerk der gemeinsamen Benutzung zugänglich macht.

Die Umgebung den Bedürfnissen anpassen

Die Einführungsphase bedeutete für alle Mitarbeiter einen Umgewöhnungsprozeß, der abhängig von der mehr oder weniger intensiven Nutzung des Systems zwischen wenigen Tagen und einigen Wochen dauerte. Regelrechte Schulung war eigentlich nur im Sekretariatsbereich erwünscht, alle anderen Mitarbeiter bevorzugten mehr das "Learning by Doing".

Zu unseren Erfahrungen läßt sich folgendes berichten:

Mit der Hardware hatten wir bisher relativ wenig Probleme. Deshalb war der anfangs unzulängliche Händler-Service zwar ärgerlich, aber überstehbar. Die Software für die Textverarbeitung, das Kalkulieren und kleinere Büroanwendungen erwies sich als gut handhabbar.

Bei der Grafik mußten wir feststellen, daß unsere Anforderungen weder durch handelsübliche Business-Grafik noch durch ein Softwarepaket für freies Zeichnen mit Tablett und Maus, sondern erst durch ein selbstgeschriebenes Paket zur Komposition von Zeichnungen aus frei definierbaren Symbolen mit integrierter Textverarbeitung vernünftig abzudecken war.

Ähnlich verhielt es sich auch mit einigen Basis-Funktionen, die zwar vorhanden, aber umständlich zu bedienen oder nicht flexibel genug waren, weshalb wir mehr Aufwand als ursprünglich absehbar in die qualitative Verbesserung der Basissoftware investiert haben. Die übrigen Funktionen zur Unterstützung und Programmabwicklung und Verwaltungsarbeit haben wir größtenteils bewußt maßgeschneidert.

Aus heutiger Sicht läßt sich das Resümee ziehen, daß mittlerweile alle Mitarbeiter mit ihrer Arbeitsumgebung außerordentlich zufrieden sind, wenngleich es uns auch viel Arbeit gekostet hat und noch für einige Zeit weiterhin kosten wird, die Umgebung unseren Bedürfnissen anzupassen und nicht umgekehrt.

*Brigitte Bartsch-Spörl, Interface Concilium GmbH, München