Informationen über die IT-Kosten sind eine wesentliche Grundlage für strategische Entscheidungen. Eine präzise Abrechnung dient aber auch als Bewertungs- und Entscheidungshilfe.

In welchen Bereichen eine differenzierte Kostenberechnung unabdingbar ist, hat Bart Perkins, Managing Partner beim Beratungsunternehmen Leverage Partners, für die CW-Schwesterpublikation "Computerworld" zusammengefasst:

Outsourcing. Kaum ein Unternehmen wird sich für die IT-Auslagerung entscheiden, wenn diese zu höheren Kosten führt. Wer jedoch seine laufenden IT-Aufwendungen nicht genau durchblickt, kann bei seinen Outsourcing-Bestrebungen eine böse Überraschung erleben. Nur mittels präziser Abrechnungsinformationen lässt sich ermessen, ab welchem Preis sich die Fremdvergabe lohnt.

Abwägung von Verhandlungspositionen. Jede Organisation muss bei der Zuteilung finanzieller Mittel Kompromisse eingehen. Zu den Streitfällen gehören unter anderem:

- Einsparungen: Jeder versucht, Kosten zu reduzieren. Doch dazu benötigt er genaue Angaben über die Betriebskosten (TCO) der einzelnen IT-Produkte. Diese Kosten müssen verständlich beschrieben sein. Nur so kann jede Abteilung gezielt entscheiden, welche IT-Leistungen es einzuschränken, zu kürzen oder weiterzuführen gilt.

- Neuentwicklungen: Jede IT-Organisation hat eine lange Liste von Wunschprojekten, die sie nicht finanzieren kann. Eine Kostenbilanzierung informiert über die aggregierten Kosten der IT-Ressourcen (etwa Datenbankadministratoren, Server und Lizenzen), die in eine akkurate Planung einfließen müssen. So lassen sich angestrebte Projekte genauer bewerten und leichter priorisieren.

Forecasts. Kostenprognosen über mehrere Jahre lassen sich in zwei Schritten erstellen: Zunächst sind die Ausgaben nach den Hauptaktivitäten Entwicklung, Erweiterung, Wartung und Produktion zu kategorisieren. Dann gilt es, Kombinationen dieser Aktivitäten - etwa das Verhältnis von Entwicklungskosten zu Produktionskosten oder die Summe von Wartung und Erweiterung dividiert durch die Produktionskosten - mit Normen aus der Industrie zu vergleichen. Diese Kennziffern erleichtern die Vorhersagen hinsichtlich der Budgetentwicklung.

Abbruch von Projekten. Die Stornierung eines Projekts wird häufig gleichgesetzt mit dem Wegfall der Projektkosten. Doch mit der Aufgabe eines Vorhabens lösen sich nicht alle Kosten in Luft auf. So entfallen mit dem Stopp eines Auslagerungsprojekts zwar die Zahlungen an den Outsourcing-Dienstleister. Auf den Kosten für Shared Resources - etwa Test-Server, Entwicklungs-Tools und Telekommunikation - bleibt das Unternehmen jedoch in der Regel sitzen.

Bewertung der IT-Effizienz. Viele IT-Abteilungen müssen heute die Kosten ihrer Leistungen ermitteln und diese mit in der Industrie üblichen Normen in Vergleich setzen. Wirtschaftlichkeit hinsichtlich der Einzelposten hilft, die IT-Ressourcen zu rechtfertigen. Liegen die Kosten über der Norm, gilt es die Ineffizienzen aufzuspüren und zu beheben.

Inrechnungstellen von Leistungen. Manche IT-Organisationen rechnen ihre Leistungen einzeln mit den Fachbereichen ab, um die Nutzung zu beschränken. Wer ein solches System etablieren möchte, muss die Kosten jedes einzelnen IT-Produkts akkurat anzeigen, um Fairness walten zu lassen. (kf)