Kaum ein Anwender betreibt IT-Projekte ohne externe IT-Dienstleister. In vielen Vorhaben arbeitet ein bunter Mix aus Freiberuflern, Systemintegratoren, Beratungshäusern und internen IT- und Fachkräften. Unter der Vielzahl der Geschäftsbeziehungen stöhnen Fachbereich oder Einkaufsabteilungen, weil Vertrags- und Preisverhandlungen enorm viel Arbeitskraft binden. Das haben Freiberufler-Agenturen wie Gulp, GFT und Hays schon vor langer Zeit erkannt. Das mit Freelancern erprobte Geschäftsmodell haben sie mittlerweile ausgeweitet und vertreiben nun auch einen Service zur Verwaltung von IT-Dienstleistern. Im Kundenauftrag steuern sie nicht nur IT-Einzelkämpfer, sondern durchaus auch große Service-Provider.

Aufgabe der Agenturen im Rahmen eines Third Party Managements (TPM) ist die Suche und Anstellung von Freiberuflern und IT-Dienstleistern sowie das komplette Vertrags-Management inklusive Preisverhandlung und Bezahlung. Die IT-Lieferanten unterhalten in diesem Modell also keine direkten Geschäftsbeziehungen zum Anwenderunternehmen, sondern nur zum Third-Party-Manager.

Drei Anbieter dominieren

Das funktioniert allerdings nur für Projekte, die nach Zeit und Aufwand abgerechnet werden. Werkverträge unterschreiben die Vermittler nicht. "Unsere Managed Services erstrecken sich derzeit nur auf Dienstverträge, die im Einkauf üblicherweise in der Warengruppe IT-Dienstleistungen zu finden sind", klärt Oliver Kömpf auf, Head of Managed Service Providing bei der Hays AG. Neben Hays sind die GFT-Tochter Emagine und die Goetzfried AG die wesentlichen Anbieter von TPM-Diensten. "Das Third-Party-Management ist eine relativ neue Dienstleistung und als Funktion noch nicht so bekannt", räumt Hartmut Lüerßen, Partner der Lünendonk GmbH in Kaufbeuren, ein.

Schlanke Prozesse im Einkauf

Das Marktforschungshaus pflegt zwar Listen der größten deutschen Personaldienstleister. Das Geschäft mit dem Third-Party-Management wurde jedoch noch nicht erhoben. "Der Markt ist sehr fragmentiert", bestätigt Unternehmensgründer und -chef Thomas Götzfried die Einschätzung. "Es gibt viele kleine Anbieter, die vom Kunden aufgefordert wurden, neben der Freiberuflervermittlung auch die Dienstleistersteuerung zu übernehmen." Eine strategische Geschäftsentwicklung in diesem Umfeld können sich aber nur große Betreiber leisten, weil die Verkaufszyklen lang sowie erfahrene Rechtsabteilungen und etablierte, automatisierte Prozesse unabdingbar sind. Nicht zuletzt stellt der Service auch finanzielle Anforderungen an die Betreiber. Sie garantieren den IT-Dienstleistern und Freiberuflern Zahlungsziele, die oft von denen der Kunden abweichen. Deshalb müssen sie Tagessätze auszahlen, bevor die Überweisung vom Anwenderunternehmen eingetroffen ist.

Für Anwender liegt die Motivation, einen Third-Party-Manager zu verpflichten, auf der Hand. Sie wollen den Einkauf entschlacken und sich der lästigen Pflicht des Provider-Managements entledigen. "Die Unternehmen unterhalten zum Teil mehrere hundert Einzelverträge mit ihren IT-Dienstleistern. Für große Unternehmen ist es daher spannend, den IT-Einkauf von der Steuerung der IT-Lieferanten zu entlasten", nennt Lüerßen Gründe für das TPM. Das bietet sich natürlich in solchen Bereichen an, in denen die Zulieferer einfache Services betreiben. "Auf die nicht strategischen IT-Dienstleister entfallen oft nur 20 Prozent der Umsätze der gesamten IT-Beratung. Sie beschäftigen die Mitarbeiter im Einkauf aber zu 80 Prozent", zitiert Kömpf Erhebungen in diesem Markt.

Die Betreiber bieten zudem automatisierte Prozesse für die Suche, Verpflichtung, Betreuung und Bezahlung der IT-Dienstleister. Ihnen obliegt oft auch die Aufgabe, Streit zu schlichten beziehungsweise Freelancer und IT-Dienstleister bei Bedarf auszutauschen.

Der Start ist schwierig

Doch einen Third-Party-Manager ins Boot zu holen ist nicht einfach. Das Vorhaben lässt sich nicht auf der grünen Wiese starten, weil es laufende Verträge mit den Service-Providern gibt. "Wir haben die enge persönliche Bindung von Dienstleister und Fachbereichen unterschätzt. Da wurde viel geklüngelt, ohne die formalen Wege einzuhalten. Keine der Seiten hatte Interesse daran, den direkten Draht durch einen unabhängigen Dritten zu unterbrechen", räumt der IT-Einkäufer eines großen deutschen Konzerns ein. Die internen Mitarbeiter ließen sich erst beschwichtigen, nachdem ihnen erklärt worden war, dass sie nur von vertraglichen und finanziellen Entscheidungen entbunden werden. Inhaltlich und fachlich nehmen TPM-Anbieter keinen Einfluss. Auch die Auswahl der Anbieter, die als strategische Lieferanten weiterhin direkte Vertragsbeziehungen mit dem Anwenderunternehmen unterhalten, braucht viel Vorarbeit.

Preise werden transparent

Der zwischengeschaltete Vermittler lässt sich zum Teil aus den Einsparungen bezahlen, die er durch neu verhandelte Preise mit den Servicelieferanten erzielt. In anderen Projekten werden sowohl Anwender als auch Freelancer beziehungsweise IT-Dienstleister für die Services des Third-Party-Managements zur Kasse gebeten. Das Salär wird dabei vom Stundenlohn der IT-Dienstleister und Freiberufler abgezweigt.

In jedem Fall sorgen die Vermittler für mehr Transparenz. Alle Anbieter pflegen Datenbanken mit Profilen und Preisen, so dass sie über aktuelle Stunden- und Tagessätze gut informiert sind. "Wird das gesamte Provider-Management an einen Vermittler übertragen, so gleichen sich auch die gezahlten Preise konzernweit an. Es gilt also: Gleicher Preis für gleiche Qualität", schildert Andreas Stiehler, Senior Analyst bei Berlecon.

Doch die schnelle Suche nach Spezialisten ist nicht Kür, sondern Pflicht. Auch Hays, Emagine und Goetzfried unterliegen Qualitätsanfordungen im Rahmen von Service-Level-Agreements (SLAs). Dazu zählen beispielsweise Sparziele gegenüber dem Kunden sowie Prozessverbesserungen und Reaktionszeiten im Einstellungsprozess. Im Idealfall vergehen nur wenige Tage von der Anforderung bis zur Entscheidung. Dazwischen liegen die Suche und Präsentation geeigneter Kandidaten sowie das Vorstellungsgespräch beim Projektleiter. "Bei Bedarf geht das auch mal in 48 Stunden", verspricht Hays-Manager Kömpf.

Die Services der Third-Party-Management-Anbieter gedeihen derzeit besonders gut, weil die Nachfrage nach IT-Projekten und -Spezialisten das Angebot in vielen Bereichen übersteigt. Allerdings schwindet das Geschäft mit den Bestandskunden stetig, weil die Einnahmen der TPM-Dienstleister vom Projektvolumen der nicht strategischen Anbieter abhängen: "Wir wollen mehr Auftragsvolumen zu unseren strategischen Partnern verlagern, so dass das Third-Party-Management irgendwann überflüssig wird", verrät der TPM-Anwender. "Das wird nicht komplett gelingen, aber das Geschäft mit nicht strategischen Dienstleistern wird schwinden."