Angesichts der Risiken, der hohen Kosten und Aufwendungen sowie der Komplexität von ERP-Projekten hängt sehr viel von der Auswahl der richtigen ERP-Lösung ab. Diese Aufgabe ist insbesondere im Mittelstand eine echte Herausforderung, da hier das Angebot und die Zahl der möglichen Anbieter ausgesprochen vielfältig sind: So wurden anlässlich der ERP-Zufriedenheitsstudie 2006 von Trovarit im deutschsprachigen Raum weit über 150 verschiedene Produkte identifiziert. Berücksichtigt man dabei noch die große Zahl der Branchenlösungen im Umfeld weit verbreiteter ERP-Plattformen, wie Mysap, Microsoft Dynamics NAV oder AX, dann dürfte die Zahl der im deutschsprachigen Markt angebotenen ERP-Produkte bei weit über 500 liegen.
In vier Schritten zum passenden ERP-System
Das Ergebnis der ERP-Auswahl ist in der Regel ein Vertragswerk mit dem zukünftigen ERP-Lieferanten, der die Überlassung der Nutzungsrechte an der Software (Lizenzvertrag), die Einführung (Beratungsvertrag) und die Wartungsleistungen (Wartungsvertrag) festlegt sowie die entsprechenden Konditionen festschreibt. Für den Beratungsvertrag ist außerdem die Projektierung der Einführung notwendig. Hierbei geht es vor allem um den Umfang der notwendigen Anpassung, die an der ERP-Software notwendig ist, um relevante Projektmeilensteine sowie um die Festlegung der Projektbeteiligten.
Folgende Aufgaben sind zu bewältigen:
1. Anforderungen ermitteln
Die ERP-Software ist letztlich ein Werkzeug zur Unterstützung der Geschäftsprozesse. Vor dem Hintergrund der Projektziele, der technologischen Randbedingungen (IT-Strategie) und des geplanten Einsatzbereichs der Lösung werden die Anforderungen an die Software aus den Geschäftsprozessen und Informationsflüssen abgeleitet und in einem Lastenheft dokumentiert. In vielen Projekten setzt dies eine Prozessanalyse voraus, deren zweckmäßiger Umfang und Detaillierungsgrad allerdings stark variieren können.
2. ERP-Markt sondieren
Angesichts der Vielfalt des ERP-Marktes setzt die intensivere Auseinandersetzung mit einigen wenigen ERP-Lösungen eine Eingrenzung der Kandidaten voraus. Eine erste Übersicht bieten an dieser Stelle eine Reihe von Fachmessen und - veranstaltungen.
3. Projekt ausschreiben, Angebote vergleichen
Im Rahmen der Ausschreibung werden die Anforderungen den in Frage kommenden Anbietern übergeben und bei Bedarf erläutert. Die Hersteller erarbeiten und präsentieren in der Regel ihre Lösungsvorschläge. Dabei verschaffen sie sich meist auch ein Bild des Anpassungsbedarfs der ERP-Software und unterbreiten auf dieser Grundlage ein erstes Angebot.
4. Feinspezifikation und Vertragsverhandlung
Am Ende der Auswahl steht die Verhandlung der Verträge mit einem bis maximal drei Anbietern. Bei komplexeren Projekten ist hierfür meist noch eine genauere Beschreibung von unternehmensspezifischen Anpassungen der Software erforderlich, ohne die der Anbieter den Programmier- und Beratungsaufwand nicht kalkulieren kann. In dieser Phase erfolgt eine juristische Prüfung des Vertragswerks sowie die Ausgestaltung der Projektfinanzierung mit Banken oder Leasinggesellschaften.
Die eigentliche Investitionsentscheidung im Rahmen eines ERP-Projektes kann man sich wie einen "Trichter" vorstellen: Ausgehend von einem Lastenheft, das die unternehmensspezifischen Anforderungen an die ERP-Software und die Dienstleistungen des ERP-Anbieters zumindest grob spezifiziert, wird zunächst der ERP-Markt breit sondiert und dann sukzessive eingegrenzt. Dabei verändern sich inhaltliche Schwerpunkte und Charakter der Auswahlentscheidung in den einzelnen Projektphasen (Abbildung oben).
Das Lastenheft ist das inhaltliche "Rückgrat" der Investitionsentscheidung: Im Vordergrund stehen neben der Systemtechnologie vor allem die Softwarefunktionen, die zur Abbildung der jeweiligen Unternehmensprozesse erforderlich sind. Das Lastenheft kann zu Beginn eines ERP-Projekts noch relativ grob gehalten sein - im Zuge der Gespräche mit einzelnen Softwareanbietern muss es jedoch so weit konkretisiert werden, dass diese in der Lage sind, die Machbarkeit und den Umfang des Vorhabens belastbar abzuschätzen. Spätestens im Vorfeld der Vertragsverhandlungen sollten die Leistungsumfänge spezifiziert werden, bei denen eine individuelle Anpassung der jeweiligen Standardsoftware notwendig ist (Schnittstellen, Zusatzfunktionen).
Anbieter stiften Verwirrung
Der hohe Wettbewerbsdruck im ERP-Markt führt zu ausgesprochen intensiven Vertriebsaktivitäten der ERP-Anbieter. Potenzielle Interessenten werden meist von fünf bis zehn ERP-Anbietern per Hochglanzbroschüren und Systemvorführungen intensiv bearbeitet. Alle preisen die Vorzüge der eigenen Lösung an, stellen jeweils unterschiedliche Aspekte als "entscheidend" heraus und versuchen nicht selten, die üblichen Wettbewerber in einem weniger guten Licht dastehen zu lassen. Das Ergebnis dieser Anstrengungen auf der Seite der Anwenderunternehmen ist: Je länger die Entscheidung dauert, umso mehr Verwirrung entsteht. Viele Unternehmen befassen sich mit der Frage der ERP-Auswahl weit mehr als ein halbes Jahr.
Angesichts dieses Sachverhaltes ist es nicht verwunderlich, dass Investitionsentscheidungen in die ERP-Infrastruktur seit einiger Zeit einem deutlichen Wandel unterliegen: weg von der "Golfplatz-" - hin zur "kalkulierten Entscheidung". Dieser Trend wird auch dadurch forciert, dass die Genehmigungen von Budgets allgemein eine größere Systematisierung und Formalisierung erfahren: Entscheidungen werden in entsprechenden Gremien aus Fachbereichen, Einkauf und Geschäftsleitung vorbereitet und gefällt. Auch im durch Familienunternehmen geprägten Mittelstand geht der Anteil "unternehmerischer Entscheidungen" zurück. Möglicherweise ist dies eine Folge des "Generationen"-Wechsels. In dessen Zuge ziehen oft kaufmännisch wie IT-bezogen besser qualifizierte, familienfremde Manager in die Geschäftsführung ein, die - anders als vormals der Firmenpatriarch - derart weit reichende Investitionen vor Gremien wie dem Gesellschafterbeirat fundiert begründen müssen.
Herausforderung ERP
Steht eine ERP-Auswahl ins Haus, stellt sich die Frage, worauf dabei zu achten ist. Im Wesentlichen auf zwei Punkte: sowohl auf die Eignung der Software als auch auf den richtigen ERP-Anbieter. Hinsichtlich der ERP-Software bereiten während der Implementierung vor allem der Umfang der Systemanpassungen und die Abbildung der Geschäftsprozesse die größten Probleme. Die Problematik der mangelnden Flexibilität setzt sich auch in der Betriebsphase fort. Im Betrieb schlagen dann oft die Bedienerfreundlichkeit der Software sowie Probleme bei der Anbindung anderer Softwarelösungen über Schnittstellen negativ zu Buche. Schlechte Noten erhalten viele ERP-Lösungen bezüglich der "Release-Fähigkeit" der installierten Software (vgl. www.erp-z.de).
Hinsichtlich der ERP-Anbieter stehen bei der Implementierung vor allem die Aspekte der Termin- und Budgettreue oft im Brennpunkt. Auch die Aufbereitung und Migration der vorhandenen Datenbestände werden oft unterschätzt - hier fehlt es vielfach an der erforderlichen Unterstützung. Im ERP-Betrieb kritisieren Anwender neben hohen Wartungs- und Administrationskosten zum Teil mangelnden Support durch ihren ERP-Anbieter - nicht zuletzt auch bei Release-Wechseln - sowie fehlende Unterstützung bei der regelmäßigen Schulung von Endanwendern.
Entsprechend gilt es im Rahmen der ERP-Auswahl, alle wesentlichen Aspekte unter einen Hut zu bringen. Im Hinblick auf die Software kommt es vor allem darauf an, dass sie in hohem Maße die Funktionalität bietet, die zur Unterstützung der Geschäftsprozesse erforderlich ist. Da Standard-ERP-Lösungen in den seltensten Fällen über sämtliche benötigte Funktionen verfügen und Geschäftsprozesse sich mit der Zeit ändern, ist darüber hinaus ein Mindestmaß an Flexibilität der Software erforderlich. Dabei sollte gewährleistet sein, dass etwaige Anpassungen auch Release-fähig sind. Andernfalls entstehen im Hinblick auf die regelmäßige (und mit der Wartungsgebühr bezahlte) Aktualisierung der Software oft unüberwindbare Barrieren, die zum Veralten der ERP-Infrastruktur führen.
Werkzeug für tägliche Arbeit
In manchen Fällen stellt die Basistechnologie der ERP-Lösungen ebenfalls ein wichtiges Auswahlkriterium dar, wenn etwa bestimmte Datenbank- oder Server-Technologien im Unternehmen "gesetzt" sind. Zwar kommen viele ERP-Lösungen mit einem großen Spektrum an Technologieplattformen zurecht. Dies gilt aber bei weitem nicht für alle Pakete. Und schließlich letztendlich sollte die Bedienerfreundlichkeit einer Software bei der Auswahl nicht außer Acht gelassen werden. Immerhin handelt es sich bei der ERP-Lösung um ein Werkzeug, das die tägliche Arbeit unterstützen und nicht belasten soll.
Im Hinblick auf den Implementierungspartner kommt es bei ERP-Projekten vor allem auf dessen Fach- und Branchenkompetenz an. Beides sind Voraussetzungen dafür, dass aus der Software eine "Lösung" wird, die zu den Anforderungen des Anwenders passt. Dabei kommt in hohem Maße der Faktor "Mensch" ins Spiel, denn schließlich sind es die Berater des Anbieters, die - in enger Zusammenarbeit mit dem Projektteam des Anwenders - die ERP-Software implementieren. Insofern ist zu empfehlen, nicht nur einen Blick auf die Referenzkunden eines Anbieters zu werfen, sondern sich im Rahmen der Auswahl auch ein Bild von den designierten Projektbearbeitern zu verschaffen.
Auf Augenhöhe achten
Auch die Größe eines Anbieters sowie der üblicherweise von ihm betreuten Kunden kann bei der ERP-Auswahl eine Rolle spielen: So ergeben sich bei größeren ERP-Projekten einerseits hohe Anforderungen an die Personalausstattung, das Projekt-Management. Eine regionale beziehungsweise internationale Präsenz des Anbieters ist ebenso oft wünschenswert. Andererseits legen kleinere und mittlere Unternehmen oft großen Wert auf eine schlanke, schnelle ERP-Einführung. Gleichzeitig erwarten sie, von ihrem Softwarelieferanten zumindest "auf gleicher Augenhöhe" behandelt zu werden.
Und schließlich ist die ERP-Einführung auch eine Frage der Kosten, für die Anschaffung und Implementierung ebenso wie für den laufenden System-Betrieb: Üblicherweise liegen die Investitionen für Software-Lizenzen und Implementierung zwischen 4000 und 5000 Euro je Arbeitsplatz. Allerdings offenbaren sich hier in der Praxis große Schwankungen von Projekt zu Projekt sowie von Anbieter zu Anbieter. Für die Softwarewartung kommen dann in der Betriebsphase jährlich nochmals 15 bis 20 Prozent der Lizenzkosten hinzu. Auch daraus resultieren bei einer Betriebsdauer einer ERP-Lösung von durchschnittlich acht bis zehn Jahren spürbare Unterschiede.
Wirft man einen Blick auf die Praxis der ERP-Auswahl, dann zeigt sich, dass bei ERP-Investitionen vor allem anhand der software-bezogenen Aspekte entschieden wird. Die funktionale Eignung sowie die Bedienbarkeit werden im Vergleich zu den Kosten und den anbieterbezogenen Aspekten deutlich übergewichtet. Dieses Entscheidungsverhalten ist nachvollziehbar, da ein geeignetes ERP-Paket die Grundlage für eine erfolgreiche Implementierung bieten muss. Gleichzeitig sind Funktionen und Ergonomie der Software auch die Aspekte, die im Vorfeld einer ERP-Implementierung noch mit am besten überprüft werden können. Für den Anwender bietet etwa ein im wahrsten Sinne des Wortes vorzeigbarer Funktionsumfang die beste Gewähr dafür, dass die Software nach der Implementierung auch den Erwartungen entspricht. Alle übrigen Aspekte wie Termin- und Budgettreue oder die Methodik und das Engagement bei der Einführung lassen sich im Vorfeld kaum oder nur mit sehr großem Aufwand überprüfen. Hier hilft im Zweifel nur die Rückfrage bei bestehenden Kunden der Anbieter. Ein Ansatz, der angesichts des entstehenden Aufwandes jedoch nur sehr dosiert praktiziert werden kann.
Dennoch zeigen die Erfahrungen aus der Praxis der Projekte und des Betriebs, dass eine ERP-Lösung aus der Sicht des Anwenders immer nur so gut sein kann wie der Implementierungspartner - und umgekehrt: Deckt die Lösung nicht bereits in hohem Maße die Anforderungen ab, die ein Anwender an sie stellt, dann gelingt es dem Implementierungspartner kaum, die Defizite zu beheben - auf jeden Fall nicht innerhalb eines akzeptablen Budget- und Terminrahmens. Gleichzeitig kann die ERP-Software noch so gut passen. Fehlt dem Anbieter die Erfahrung im Hinblick auf die Technologie und die betrieblichen Zusammenhänge beim jeweiligen Anwender, dann kann er das Potenzial der Lösung nicht erschließen. Demnach schafft eine geeignete ERP-Software zwar die Basis für ein erfolgreiches Projekt. Für den Erfolg ist die Kompetenz des Einführungspartners jedoch letztlich mindestens ebenso wichtig wie die Software.
Dr. Karsten Sontow ist Vorstand der Trovarit AG.