KÖLN - Die ständigen Änderungen und Neuerungen bei Gesetzen, Verordnungen und Tarifverträgen und die ergänzende höchstrichterliche Rechtsprechung haben die Lohn- und Gehaltsabrechnung zu einer sehr komplexen Materie gemacht. Gleichzeitig werden die finanziellen Risiken bei Überzahlungen oder fehlerhaften gesetzlichen Abzügen immer größer - ebenso wie die Gefährdung des Betriebsfriedens bei verspäteter oder zu geringer Auszahlung.
Insbesondere bei maschineller Abrechnung sollte deshalb - organisatorisch der Fachabteilung zugehörig - eine eigene Stelle für Verfahrensanalyse und -kontrolle eingerichtet werden, der speziell die Analyse, Steuerung und Überwachung der bestehenden Ablaufprozesse, die Umsetzung der Rechtsvorschriften in Verfahren und die Mitbestimmung und Planung bei zukünftigen Maßnahmen obliegt. Ihre Aufgaben sollten die Prüfung von Wirtschaftlichkeit, Sicherheit, Ordnungsmäßigkeit, Informationsanforderungen, Zeitaufwand, Konfiguration, interner und externer Datenkommunikation sowie Beachtung der betrieblichen Integrationsfähigkeit mitbeinhalten.
Besonders die Lohn- und Gehaltsabrechnung bedarf einer klaren Trennung der Zuständigkeiten von Datenverarbeitung und Fachabteilung, um Überschneidungen und damit mögliche Fehlerquellen auszuschließen. Angesichts der komplexen Aufgabenstellung muß gewährleistet sein, daß der Sachverstand der Fachkräfte als Gegengewicht gegenüber der technischen Überlegenheit der EDV-Spezialisten zum Tragen kommt, wobei Verfahrensanalytiker (DV-Koordinatoren) die Gesprächspartner für die Umsetzung der materiellen und formalen Erfordernisse auf EDV-gerechte Anwendungen bilden.
Keine Allround-Sachbearbeiter mehr
Wenn die Organisation der Lohn- und Gehaltsabrechnung der Entwicklung der letzten Jahre Rechnung tragen will, dann wird das letztlich zu einer Ablösung des Allround-Sachbearbeiters durch den Sachgebiets-Spezialisten führen. Nur so werden auch die Nachwuchs- und Ausbildungsprobleme gelöst werden können, da Lohn-/Gehaltssachbearbeiter kein eigenständiger Ausbildungsberuf ist. Die Rekrutierung erfolgt nach klassischem Muster aus den Ausbildungsberufen Industrie-, Großhandels-, Bank- und Versicherungskaufmann, wobei die Kandidaten mit betrieblichen und/oder externen Ausbildungsmaßnahmen besonders ausgebildet werden müssen. Bis ein Sachbearbeiter "vollwertig" seine Aufgaben erfüllen kann, bedarf es einer längeren Schulungs- und Einarbeitungszeit sowie ständiger Kontrolle der Arbeitsergebnisse.
Auf Seminare angewiesen
Den Ausbildungsbedarf der Lohn- und Gehaltsabrechnung decken verschiedene Aus- bzw. Fortbildungsinstitute seit geraumer Zeit. Allerdings dienen die Veranstaltungen fast durchweg nur der partiellen Schulung für bestimmte Fachgebiete wie zum Beispiel Lohnsteuer-, Sozialversicherungs- und Pfändungsseminare. Eine umfassende Ausbildung bietet nur die Deutsche Gesellschaft für Personalführung (Düsseldorf).
Die erste spezielle Schulungsunterlage
Die erste, auf die Lohn- und Gehaltsabrechnung speziell zugeschnittene Ausbildungs- und Schulungsunterlage "Ablauf in der Lohn- und Gehaltsabrechnung - Systematik des Abrechnungsverfahrens" erschien jetzt im Kölner Verlag J. P. Bochem GmbH. Der Leitfaden ist für kaufmännisch Auszubildende und Ausbilder als Schulungsunterlage und Arbeitshilfe für die Lohn- und Gehaltssachbearbeiter und als Hilfe für die Organisatoren und Systemanalytiker sowie die Revisoren und Wirtschaftsprüfer ausgestaltet. Er enthält eine allgemeingültige, geschlossene Darstellung der Arbeits- bzw. Verfahrens schritte bei der manuellen wie maschinellen Abrechnung von Löhnen und Gehältern nach heutigem organisatorischen Stand.
* Bernd Hentschel ist Leiter der Lohn- und Gehaltsabrechnung bei den Ford-Werken AG Köln.