Viele Projekte starten inzwischen ad hoc, so die Erfahrung der auf MS Project spezialisierten Firma Campana & Schott aus Frankfurt am Main. Mitarbeiter würden zufällig oder auf Zuruf zum Projektleiter bestimmt und stünden dann vor der Aufgabe, das Vorhaben zielgerichtet, pünktlich und im Rahmen des Budgets abzuwickeln. Wer sich dann bei seinen Planungs- und Steuerungsaufgaben auf Excel verlässt, und das ist laut einer Studie des Fraunhofer-Instituts in 78 Prozent aller Projekte der Fall, stößt an seine Grenzen, wenn es zum Beispiel um die Zusammenhänge zwischen Meilensteinen und Vorgängen oder um Terminberechnungen geht. Ob eine Verzögerung direkte Auswirkungen auf einen Projektendtermin hat, lässt sich mit Excel ebenfalls nicht feststellen.

Andererseits sind Spezialapplikationen wie MS Project in Bezug auf Bedienung und Funktionsumfang oft zu komplex für den Ad-hoc-Verantwortlichen. Hier setzt Campana & Schott mit "Project Easy" an, das als Zusatz von MS Project dessen Funktionsumfang auf die für Einzelprojekte benötigten Features reduziert. Hinsichtlich der programmseitigen Tools sind dies vordefinierte Ansichten zur Planung und Steuerung eines Projekts, eine Projektleiter-orientierte Menüstruktur sowie ein "per Knopfdruck" erzeugbarer Statusbericht, der sich in Powerpoint präsentieren lässt.

Die wichtigste Unterstützung kommt laut Anbieter jedoch mit den für das Einzelprojekt-Management in der Software hinterlegten Best-Practice-Anweisungen. So soll eine interaktive Benutzerführung durch die Schritte Projektstrukturplanung, Terminplanung, das Abbilden von Verantwortlichkeiten, Statusverfolgung sowie Reporting leiten. Dem Projektleiter wird angezeigt, welche Aufgabe er als nächste zu bearbeiten hat, wobei immer nur die dafür erforderlichen Werkzeuge zur Verfügung stehen. Schließlich erhält er Statusreports, Meilenstein-Trendanalysen und Übersichten zu den Verzögerungen.

Neben dem Projektverantwortlichen selbst soll auch das Unternehmen von diesem Vorgehen profitieren, da es aufgrund der vergleichbaren Planungsstrukturen in der Lage ist, relativ einfach Auswertungen, Kennzahlen und Portfolioaggregierungen über alle laufenden Projekte anzulegen. (ue)