Im Bereich der Hausverwaltung kann mit Hilfe eines qualifizierten Branchenpaketes der Verwaltungsaufwand um bis zu 70 Prozent rationalisiert werden. Voraussetzung für eine zufriedenstellende Lösung ist eine umfassende Software, die nicht nur Teilbereiche wie Stammdatenverwaltung, Heizkostenabrechnung oder ähnliches, sondern sämtliche administrative Probleme einer Hausverwaltung in den Griff bekommt.

Die erfolgreiche Zusammenarbeit von Softwarehäusern und Branchenfachleuten in der Entwicklung einer Branchenlösung schlägt sich vor allem im Anwendungskomfort und in der Bedienerfreundlichkeit des Systems nieder. Durch eine Dialogverarbeitung wird der Benutzer schrittweise über Bildschirmabfragen durch alle Programme geführt und kann sämtliche Programmfunktionen im Benutzerhandbuch nachschlagen.

Damit alle Mitarbeiter, also auch Nicht-Fachkräfte, mit dem System korrekt arbeiten können, sollten mögliche Fehlerquellen vom Programm ausgeschaltet werden: Automatische Plausibilitätskontrollen verhindern die falsche Eingabe von Daten.

Die Buchhaltung wird durch die Verwendung von Buchungsschlüsseln wesentlich vereinfacht, da die Gegenbuchung automatisch generiert wird. Einen weiteren Vorteil bieten Programme, die anfallende Buchungen über die sogenannte "Prima Nota" erst vorläufig bearbeiten das heißt, alle Buchungen werden erst dann in die endgültige Buchhaltung übernommen, wenn sie auf Vollständigkeit und Korrektheit überprüft worden sind.

Im Programm eingebaute Sicherheitsfunktionen durch Schlüsselwörter begrenzen den Zugriff für Benutzer und schützen die Daten. Eine Branchenlösung für Hausverwaltungen sollte mandantenfähig sein.

Eine Branchenlösung, die ihrem Namen gerecht wird, trägt allen Bereichen in der Hausverwaltung, in den Bauträgergesellschaften, privaten und öffentlichen Wohnungsbauwesen Rechnung, und sollte weit über die elementaren Hausverwaltungsfunktionen hinausgehen.

Die Funktionen Zweijahres-Verwaltung, gleichzeitige Eigentümer- und Mietverwaltung, automatischer Zahlungsverkehr, Lieferantenbuchhaltung, Mahnwesen, Offene-Posten-Buchhaltung, Planung und Abrechnung nach mindestens 18 Umlageschlüsseln, automatische Umsatzsteuerberechnung, Abrechnung nach Tagen oder Monaten, Mietpreisberechnung, Mietwohnungsverwaltung für Bauträger und Generalmieter mit Mietgarantie werden in der Regel durch eine qualifizierte Branchenlösung abgedeckt.

Für den Hausverwalter ist es entscheidend, daß das System auf die Größe und Belange seines Unternehmens zugeschnitten wird. Ein modularer Programmaufbau ist vorzuziehen, um die individuelle Auswahl der benötigten Funktionen zu ermöglichen.

Bei der Hardwareauswahl werden sowohl Computer aus der mittleren Datentechnik als auch Mikrocomputer in Betracht gezogen. Ein Softwarepaket, das auf Großrechnern entwickelt wurde und auf Mikros eingesetzt wird, bietet auch in kleineren Hausverwaltungsunternehmen erhebliche Vorteile. Dem Programmsystem sollten keine Verarbeitungsgrenzen nach oben gesetzt sein.

Als Sicherheitsgarantie des Softwarelieferanten kann der Anwender Wartungsdienste zur permanenten Betreuung und Aktualisierung der Programme in Anspruch nehmen.

*Sigrid Hübschmann ist Marketingassistentin, Peter Donnert wissenschaftlicher Mitarbeiter Softwareentwicklung und Forschung der Gerald-Hübschmann-Unternehmensberatung aus Erlangen.