Tabellenkalkulation vs. Kaufmännische Software

Ab wann lohnt sich ERP-Software?

Matthias Weber ist Experte auf dem Gebiet der Unternehmenssoftware (ERP, CRM und Warenwirtschaft). Mit seinem Beratungsunternehmen mwbsc GmbH unterstützt er ERP-Hersteller, ERP-Anbieter und mittelständische Unternehmen bei der Einführung von kaufmännischer Software.
Die Leiden mit kaufmännischen Problemen sind groß, das gilt gleichermaßen für etablierte Unternehmen wie für Start-ups. ERP-Software kann helfen.

Die Mehrzahl der mittelständischen und großen Unternehmen setzt auf ERP-Programme (Enterprise Resource Planning), die alle unternehmerischen Aufgaben planen und steuern. Von diesem umfassenden Hilfetool können aber auch Start-ups profitieren.

Argumente wie: zu teuer, zu umfangreich und viel zu kompliziert, zählen dabei nicht. Mit Cloud-Lösungen sind auch junge und kleine Unternehmen in der Lage, Mehrwerte für ihr Geschäft zu schaffen.

Tabellenkalkulations-Programme sind flexibel in der Handhabung, aber taugen oft nur wenig als ERP-Ersatz.
Tabellenkalkulations-Programme sind flexibel in der Handhabung, aber taugen oft nur wenig als ERP-Ersatz.
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Für Start-ups steht gerade zu Beginn ihrer Karriere die Anschaffung einer kaufmännischen Software nicht ganz oben auf der Agenda. Die Kosten sind zu hoch, die Technologie zu komplex und meist fehlen auch die Ressourcen im Unternehmen, die Datenbanken ordentlich zu pflegen. Die naheliegende Lösung sind häufig Tabellenkalkulationen, die sich - da bekannt - schnell und einfach bedienen lassen. Doch ab wann, wird das Befüllen der leeren Register ein Problem, sogar erfolgskritisch?

Die Vorteile mit Tabellenkalkulationen

  • Schnelle Ergebnisse (Tabellen, z.B. Auflistungen sind schnell erstellt)

  • Visuelle, nachvollziehbare Ergebnisse (man sieht, was man getan hat)

  • Flexibles Layout (Farben, Größe, etc.)

  • Flexible und anpassbare Formeln (Verweise auf andere Tabellenregister, etc.)

  • Einmalige Lizenzkosten (Meist beim Kauf des PCs, Tablet, etc. vorhanden)

  • Freie Formatierung (individueller Look der Tabellen möglich)

  • Nutzer kennen die Funktionsweise der Tools schon (hohe Akzeptanz)

  • Programmierbarkeit via Makros (vereinfachte Abläufe sind automatisierbar)

Die Nachteile mit Tabellenkalkulationen

  • Excel ist keine Datenbank (viele Einschränkungen in Funktion und Stabilität)

  • Keine Schnittstellen (andere Programme können nur schwer oder gar nicht damit kommunizieren)

  • Viele redundante Daten (oft Mehrfacherfassung pro Register nötig)

  • Begrenzte Datenmenge (mehr Daten, längere Ladezeit)

  • Eingeschränkter Mehrfachzugriff (Prozesse können sich so verlangsamen)

  • Keine Transaktionssicherheit (Fehleranfällig gerade bei vielen Nutzern)

  • Keine starke Typisierung der Daten erstellbar (kaum Eingabedefinition möglich)

  • Kaum Datenintegrität (Wer Kunden löscht, löscht auch alle Verknüpfungen)

  • Keine Standardisierung (keine exakte Daten-Ansprache möglich)

Fazit

Schon ab den ersten Dateneingaben lohnt sich die Anschaffung einer Enterprise Resource Planning (ERP-) Software. Denn mit den ersten, systematisch erfassten Informationen gelingt es, die eigenen Kunden besser zu verstehen, die internen Ressourcen effizienter zu verwalten und das Rechnungswesen zu optimieren. Ein großer Nachteil sind allerdings die damit verbundenen Kosten, die sich je nach Umfang und Anbieter zwischen 10.000 und 30.000 Euro für kleinere Unternehmen belaufen können. Geld, dass gerade Start-ups oft nicht haben.

Abhilfe schaffen hier ERP-Lösungen aus der Cloud. Sie lassen sich oft modular buchen, werden pro Monat, quasi als Abonnement, bezahlt und bleiben dank regelmäßiger Aktualisierungen immer "up-to-date". (hal)