Auf der Fachmesse DMS 2003 in Essen präsentierten einige Hersteller Ansätze zur Integration von operativen Daten und Dokumenten. Zu diesen Anbietern zählt die Hyperwave AG aus Dornach bei München. Deren von SAP zertifiziertes "Document Warehouse for SAP" erlaubt es SAP-Kunden, unstrukturierte Dokumente mit operativen Daten auf einer Web-Oberfläche zusammenzubringen.
Erweiterte Archivanbindung
Die Lösung nutzt die "E-Knowledge Infrastructure" von Hyperwave, die aus dem Repository "IS/6" sowie Schnittstellen-Komponenten besteht. Die Integration mit R/3 erfolgt über die SAP-Schnittstellen "HTTP Content Server Interface" (vormals "Archive Link") sowie via "Business Connector" oder die "Exchange Infrastructure". Über die bereits auch von anderen Herstellern implementierte Archivanbindung lassen sich beispielsweise eingescannte Rechnungen mit den entsprechenden ERP-Daten verknüpfen. Zusätzlich dazu erzeugt Hyperwave Metadaten, die es erlauben, auch von anderen Anwendungen aus auf die Formulare zuzugreifen.
Um Dokumente und operative Daten auf einer Oberfläche zur Verfügung zu stellen, entwickelt das Hyperwave-System aus den Datenstrukturen der R/3-Implementierung und den Meta-Informationen des Repository ein Prozessmodell, aus dem wiederum ein Navigationsskelett für die spätere Browser-Oberfläche abgeleitet wird. Die Navigation könnte zum Beispiel vom archivierten Rechnungsdokument auf die im R/3 gespeicherte Bestellung verzweigen. Dabei ist es möglich, über den Browser die passende ERP-Funktion für die Vorgangsbearbeitung aufzurufen, zum Beispiel die Debitorenverwaltung im "FI"-Modul. Laut Hersteller lässt sich die Navigation in die Portalsoftware von SAP und IBM einbinden.
Beispiel Instandhaltung
Ein Anwender von Hyperwaves Document Warehouse for SAP ist die in Unterensingen ansässige Kunzgroup. Der Holzlieferant verwertet Holzabfälle in eigenen Kraftwerken zur Energieerzeugung. Die Kunzgroup hat mit der Hyperwave-Software ein Instandhaltungssystem gebaut, mit dem unter anderem die Servicezyklen dieser Anlagen verwaltet werden. Die anstehenden Wartungsaufträge liegen in der ERP-Umgebung, die CAD-Zeichnungen und Servicemanuale im Dokumenten-Management-System (DMS).
Auch die Docuware AG aus Germering, Hersteller von Dokumenten-Management-Produkten für den Mittelstand, kümmert sich um die Anbindung von Business-Software. Der Hersteller bietet eine Schnittstelle zum Rechnungswesen "SQL Rewe" von Syska an. Entwickelt hat das Modul der Docuware-Partner Unitek aus Vaterstetten in Zusammenarbeit mit dem Softwareanbieter Syska aus Karlsruhe. Über das "Docuware Connect to SQL Rewe" sind Anwender befähigt, Kontenblätter, Bilanzen und Journale im DMS zu archivieren. Realisiert wurde dies über die Druckfunktion der Business-Software. Umgekehrt lassen sich gebuchte Belege über die Masken von SQL Rewe abrufen.
Die Verbindung zwischen den Buchungssätzen in SQL Rewe und den Dokumenten im Archiv wird über eine Barcodenummer hergestellt. Der Sachbearbeiter erfasst eine Rechnung , das System erzeugt eine Barcodebezeichnung und veranlasst, dass ein entsprechender Aufkleber gedruckt wird. Das damit versehene Schriftstück durchläuft einen Scanner und wandert dann in das Archiv.
Unitek hat darüber hinaus für Softwareprodukte von Baan, S+P, Fibunet, Busy, GDI und Varial Schnittstellen zu Docuware entwickelt.