Stammdaten sind das Herzstück aller Geschäftsprozesse. In ihnen stecken die Kerninformationen über Artikel, Produkte, Tarife, Konten, Partner und Kunden. Umso bedenklicher ist es, dass es um die Qualität und einheitliche Aufbereitung dieser Daten offenbar schlecht bestellt ist. So ergab im letzten Jahr eine Umfrage von Berlecon Research, dass von 400 deutschen Unternehmen weniger als die Hälfte regelmäßig die Konsistenz ihrer Stammdaten überprüfen. Andere Untersuchungen haben gezeigt, dass selbst in Branchen wie der Nahrungsmittel- und Finanzindustrie, deren Geschäftsmodelle besonders stark von verlässlichen Artikel- beziehungsweise Transaktionsstammdaten abhängen, noch ein großer Nachbesserungsbedarf existiert. So offenbarte eine Umfrage von Capgemini und der Global Commerce Initiative im Mai 2004, dass 51 Prozent aller Artikelstammdaten von Verbrauchereinheiten (Verpackungen und Paletten) Fehler aufwiesen und dadurch den Handel behinderten. Eine frühere Befragung von Finanzinstituten durch die Analysten von Tower Research zeigte, dass diese über 30 Prozent aller gescheiterten internen Transaktionen auf mangelhafte Stammdaten zurückführen.
"Jedes operative System hat heute seine eigenen, durchaus gepflegten Stammdaten. Übergreifende Prozesse und eine Organisation fehlen jedoch", sagt Arnd Oerter, Produktdatenspezialist bei IDS Scheer. Stattdessen dominieren Individuallösungen. Sie sind typischerweise Teil einer Standardsoftware beispielsweise für das Management von Kundenbeziehungen, zur Steuerung des Produktlebenszyklus der Lieferkette oder als Katalogsoftware. Ferner finden sich Einzellösungen wie etwa mit "Oracle Forms" entwickelte Datenbankanwendungen mit Schnittstellen zu Planungs- oder Designsystemen. Die meisten Unternehmen pflegten ihre Stammdaten aber lediglich opportunistisch und manuell, resümiert Alexander Lorani, Vice President der Information Management Group (IMG) in St. Gallen. "Sie setzen ein paar Studenten an den Rechner, die dann den Stammdatenabgleich machen und nach Dubletten und Fehlern suchen."
Viele Unternehmen haben zudem in den letzten Jahren betriebswirtschaftliche Standardsoftware eingeführt und dabei versucht, auch die Stammdatenverwaltung in den Griff zu bekommen. Hierzu bauten sie eigene Instanzen eines ERP-Systems wie SAP R/3 als Stammdaten-Master auf.
Dieser Ansatz gibt laut IDS-Manager Oerter auch heute noch Sinn, wenn Konzerne weltweit auf R/3 konsolidiert haben. Anwender können in einer solchen homogenen Umgebung die benötigten Stammdaten aus den ERP-Systemen über die bewährte Schnittstelle Application Link Enabling (ALE) integrieren und abgleichen sowie standardmäßig eine ganze Reihe von Geschäftsobjekten übernehmen (Klassen und Merkmale, Objekte aus Modulen wie "R/3 EH&S" oder "R/3 QM").
Müssen Stammdaten indes auch auf anderen operativen Systemen vorgehalten und unternehmensweit synchronisiert werden, greifen solche Ansätze nach Ansicht von Oerter zu kurz. Typische Auslöser für ein Integrationsprojekt sind dann laut Wilfried Dauth, Manager Technical Sales Websphere Product Center bei IBM, Systemeinführungen und die Verknüpfung operativer Lösungen etwa nach Übernahmen. Hinzu kommen handfeste wirtschaftliche und strategische Gründe: Oft ist ein Reporting in der Lieferanten- und Kundenanalyse sowie Finanzplanung aufgrund inkonsistenter und verstreuter Daten nicht möglich. "Viele kaufen parallel ein, ohne anhand der Stammdaten erkennen zu können, dass andere Abteilungen die gleichen Produkte erwerben", warnt Dauth. Dadurch gehen Rabatte und Einspareffekte verloren.
Eine andere Folge mangelnder Stammdatenqualität sehen Anwender darin, dass Marketing und Vertrieb keine individuellen Angebote für Partner und Lieferanten machen können. Immer mehr Unternehmen begännen deshalb die klassischen Stammdaten für Logistik und Warenwirtschaft nicht mehr isoliert zu betrachten, sondern nur gemeinsam mit Vertriebs- und Marketingrelevanten Daten, schildert Ulf Adebahr, Vorstand der Pironet NDH in Köln. Stichworte seien hier Produktionsformationen, Marken-Management und Promotions. In Branchen wie der Nahrungsmittelindustrie, Textil, Do-It-Yourself (Baumärkte u.a.) sowie zunehmend auch in der Konsumgüterelektronik existiere laut Adebahr zudem der Trend, Artikelstammdaten über Datenpools wie Sinfos zu synchronisieren und sie dort Partnern bereitzustellen.
Viele Hersteller locken
In der Folge steigt in vielen Unternehmen der Druck, eine konsistente Stammdatenhaltung und die dazugehörigen Prozesse zu schaffen, um Daten effizienter nutzen zu können, Redundanzen abzubauen sowie die Datenqualität zu erhöhen. Manche Marktbeobachter sehen diese Entwicklung indes in erster Linie durch das Marketing von Softwareherstellern unterschiedlichster Couleur getrieben. So werden beispielsweise Produkte für Enterprise Application Integration (EAI) nicht erst seit heute eingesetzt, um Kundenstammdaten im Rahmen von CRM-Projekten zu integrieren und zu managen. Ebenso gehören konsistente Stammdaten auch zu jedem Data-Warehouse-Projekt. Andererseits entwickelt sich speziell für das Management von Artikel- und Produktstammdaten laut Erica Rugullies, Analystin bei Forrester Research, ein Marktsegment für "Product Information Management" (PIM). Doch auch diese Produkte haben ihren Ursprung oft in bisherigen Lösungen für Content-, Product-Lifecycle-Management (PLM), Supply-Chain-Management (SCM), Katalog-Publishing, Industriemarktplätze oder Industrielösungen (siehe Grafik "Markt für PIM-Software").
Was PIM-Produkte leisten
PIM-Produkte bieten typischerweise Funktionen für die Extraktion und Transformation der Produktdaten und können diese mit unstrukturierten Content wie Beschreibungen, Bildern oder Datenblättern anreichern. Ferner lassen sich die Daten für das Publishing in Websites, für E-Procurement-Software oder für Produktkataloge aufbereiten und formatieren. Auch übernehmen solche Systeme die Synchronisation der Stammdaten sowohl mit operativen (ERP-)Systemen als auch mit externen Anwendungen wie Datenpools. Endanwendern wird eine grafische Oberfläche geboten, die typischerweise Suchfunktionen enthält, zum Aufbau und der Automatisierung von Workflows dient sowie den Zugriff auf Revisions- und Berichts-Tools umfasst. Hinzu kommen in manchen Programmen Features für Pricing und ein Promotion-Management.
Alleskönner SAP und IBM
Ausgeprägte PIM-Lösungen bieten laut Rugullies beispielsweise i2 Technologies mit "i2 Master Data Management", Spezialisten wie Fultilt Solutions oder auch der Marktplatzbetreiber Global Exchange. Anwender sollten ferner potente Hersteller wie Oracle und Microsoft im Auge behalten. Die umfassendsten Ansätze bieten aber SAP mit der aus dem "Netweaver"-Portfolio stammenden Komponente "Master Data Management" (MDM) und IBM mit "Websphere Product Center" (siehe Grafik "Produktinformationen verwalten"). Diese verfügen nicht nur über die genannten PIM-Funktionen, die sich die SAP durch den Zukauf der Firma A2i und IBM durch die Übernahme des Spezialisten Trigo gesichert haben. Vielmehr wollen die beiden Branchengrößen die technische Infrastruktur in Form von Applikations-Server und Integration Broker, Adapter, Funktionen für die (globale und interne) Datensynchronisation und -extraktion (unter anderem mit Dublettenprüfung) sowie für die Prozess- und Datenmodellierung mitliefern. Die SAP wirbt zudem damit, dass sich Daten aus MDM zur Auswertung in die mitgelieferte Business-Intelligence-Software "Business Information Warehouse" überführen ließen. "Hier unterscheiden wir uns komplett von allen PIM-Anbietern", sagt Stephan Schindewolf, Vice President Product Management der Global Business Unit PLM der SAP. IBM rückt hingegen das Produktdaten-Management in den Vordergrund. Zusätzlich lassen sich beispielsweise die Shop-Lösung "Commerce Server" und der eigene Portal-Server anbinden.
Wo der Mehrwert steckt
Solche Plattformen sind für die Verwaltung der Stamm- und Metadaten vorkonfiguriert und stellen Prozesse, Frameworks und Mappings. Laut Anne Thomas Manes, Vice President und Research Director der Burton Group, ist das der Ansatz der Zukunft. Anbieter von PIM-, SCM- und CRM-Software wollen ihre Programme bereits für die Stammdatenverwaltung umpositionieren. Für Wolfgang Kelz, Manager Solutions Consulting Central & Eastern Europe bei Tibco, nimmt solche "Standardsoftware" hingegen in erster Linie Aufgaben wahr, wie sie auch EAI-Lösungen erfüllen: "Das Stammdaten-Management ist lediglich ein Spezialfall der Metadatenverwaltung und für mich zunächst ein Konzept und keine spezielle Implementierung." So bräuchten Anwender wie bisher die klassische EAI-Technik für Datenreplikation und Messaging (Publish und Subscribe) sowie die Connectivity zu den Systemen. Hinzu kommt die B-to-B-Anbindung an Partner, Kataloge und branchenspezifische Datenpools sowie die Unterstützung von Austauschformaten, allen voran EDI. Ebenso sei es üblich, in EAI-Projekten Transformationslogik von Massendaten, und ein Cross-Referencing (Mapping auf inhaltlicher Ebene etwa zwischen externen Artikelnummern und internen Schlüsseln) zu definieren. Dennoch will auch Tibco in Kürze eine konfigurierte Stammdatenlösung vorstellen.
Hoffen auf Datenpools
Manche Branchen sehen zudem in der gemeinsamen Nutzung externer Datenpools einen Ansatz, Stammdaten zu standardisieren. Es wird geschätzt, dass es mittlerweile rund hundert solche Anlaufstellen im Web gibt - jede mit ihren Standards und Ausprägungen. So nutzen in Europa beispielsweise etwa 1800 Unternehmen den Sinfos-Datenpool. Doch dessen Austauschformate wie Eancom/Pricat werden laut Pironet-Vorstand Adebahr, dessen Unternehmen einer der Sinfos-Gesellschafter ist, längst nicht von allen Teilnehmern genutzt. Daher muss Sinfos auch die manuelle Eingabe, Schnittstellen für die Datenübermittlung und -abruf via XML, SAP-Schnittstelle, Client-Schnittstelle oder den Zugriff über die eigene Katalogsoftware "Pirobase PIM" unterstützen: "Eine Standardisierung funktioniert nicht."
Grundsätzlich erhalte das Thema Stammdaten dank der Verfügbarkeit neuer Software mehr Aufmerksamkeit, schätzt IMG-Manager Lorani. "Das heißt jedoch noch lange nicht, dass die Probleme damit gelöst wären." Die Einführung sei nicht einfach, weil Unternehmen zunächst ihre Prozesse, Strukturen und Verantwortlichkeiten klären müssten - "Also genau die Sachen, vor denen sie sich immer gedrückt haben". Außerdem bräuchten die einzelnen Fachbereiche und die IT Stammdaten zu sehr verschiedenen Zwecken und gingen technisch unterschiedlich mit ihnen um. Heutige Systeme machten es Anwendern leicht, bei Bedarf oder aus Zeit- und Budgetmangel einfach einen weiteren Datentopf wie ein Kundeninformationssystem einzuführen. Soll dennoch eine Vereinheitlichung gelingen, müssen die Beteiligten klären, wie sie die Daten künftig pflegen wollen und wer dafür verantwortlich ist, empfiehlt IDS-Manager Oerter. "Die Projekte müssen von der Unternehmensleitung getrieben werden." Zudem ist ein klarer Trend zu erkennen, dass große Unternehmen eigene, oft produktionsnahe Stammdatenorganisation aufbauen. Diese arbeiten sowohl auf Corporate-Ebene, um unternehmensweite Prozesse zu definieren, als auch in lokalen Einheiten, um zu prüfen, ob die Prozesse eingehalten werden. Hilfreich kann es sein, ein Clearing-Board einzurichten, das im Streitfall vermittelt.
Der größte Aufwand im Projekt entfällt auf die Fachabteilung, die die Quelldaten konsolidieren, bereinigen und nach Dubletten durchsuchen müssen. Dabei können Werkzeuge wie Excel oder Access sowie Datenanalyse-Tools etwa von Caatoose oder Trillium die Arbeit erleichtern. Mit ihnen lassen sich die Daten als Flatfile im CSV-Format laden und Regeln für die Stammdatenbearbeitung definieren.
Zudem verfügen sie meist über zertifizierte Schnittstellen zum R/3-System und sind in ihren Hardwareanforderungen zunächst bescheiden: "100 000 Datensätze schafft jedes Tool", weiß Oerter. Dennoch bleibt vieles in dieser Projektphase ebenso Handarbeit wie bei der anschließenden Harmonisierung der Stammdaten. Dabei ist unter anderem zu klären, welche Inhalte in welche Felder und welche Attribute als globale Attribute gepflegt werden sollen. Auch muss eine einheitliche Nummernstruktur entstehen. Letzteres lässt sich beispielsweise direkt im ERP-System vornehmen, das zudem die Arbeiten durch Funktionen wie den Produktauslauf in R/3 unterstützt. IBM-Manager Dauth trifft in der Praxis zwei Strategien zur Harmonisierung: Es wird ein zentraler Datenstamm aufgebaut und mit den bestehenden Systemen abgeglichen, ohne diese zu ändern. Oder andere Anwendungen werden sukzessive auf den zentralen Stamm migriert. Gleichzeitig müsse mit der Implementierung entsprechender Prozesse begonnen werden.
Welche Software letztlich die Stammdaten verwaltet, hängt immer von den konkreten Anforderungen ab. So können auch Katalog-, CRM-, SCM- oder andere Lösungen als Stammdaten-Master Sinn machen. Selbst im SAP-Umfeld ist MDM nicht zwingend erforderlich. Vor allem Unternehmen, die schon eine Stammdatenlösung etwa auf R/3 entwickelt haben, wollen komplette Artikel- und Kundenstrukturen verteilen, was aber heute laut IMG-Manager Lorani mit MDM noch nicht in diesem Umfang möglich ist.
SAP MDM hat Grenzen
Zudem verwalte die Software bisher in erster Linie Produkte und Produkthierarchien, nicht aber komplexere Preisstrukturen und Stücklösungen, und bildet in erster Linie Objekte wie Produkte, Geschäftspartner, Produktstrukturen, Dokumente und technische Anlagen ab. Alle weiteren Objekte müssen in MDM erst modelliert werden, was jedoch laut Experten über das Master Data Framework (MDF) einfach sein soll. "Die Anwender halten sich noch zurück", berichtet auch IDS-Manager Oerter. Vor allem die letzte Ausbaustufe des MDM, das Szenario "Central Master Data Management", werde bisher kaum nachgefragt. Die meisten Kunden wollten auf lokale Prozessbesonderheiten nicht verzichten und wünschten die Anreicherung der zentralen Datenobjekte um lokale Attribute. Grundsätzlich gebe aber MDM in heterogenen Umgebungen Sinn, da sich Stammdaten über die enthaltene EAI-Komponente "Exchange Infrastructure" viel flexibler einbinden ließen. Außerdem nutze MDM im Hintergrund ALE zur Anbindung und ermögliche die Kopplung an Datenpools. Die Zahl der produktiven MDM-Installationen beläuft sich offiziell auf über 100. Es gebe laut SAP-Manager Schindewolf schon Systeme, die mehrere Millionen Objekte verwalten. IBM seinerseits soll über 100 Großkunden betreuen.
Projekte könne Jahre dauern
Der Rollout geschieht normalerweise in kleinen Schritten. Unternehmen fangen dabei mit einer Gesellschaft an und binden dann nach und nach alle weiteren an das System an. Das Erstprojekt, in dem die Daten harmonisiert und Standards definiert werden, dauert am längsten. "Insgesamt sprechen wir bei weltweiten Konzernen schon von mehrjährigen Projektlaufzeiten", sagt Oerter. Zudem sei eine völlig zentralisierte Stammdatenverwaltung aufgrund der unterschiedlichen Systeme und Prozesse kaum durchsetzbar: "Es wird immer lokale Besonderheiten geben." Gesamtlösungen könne er sich höchstens bei wenig veränderlichen Produkten wie C-Teilen vorstellen.