RUTESHEIM - Die maschinelle Beleglesung als modernes Instrument der Datenerfassung gehört heute zu den aktuellsten Problemen einer jeden EDV. Die Auswahl der sich heute auf dem Markt befindlichen Lesersysteme, die mit großem technischen Aufwand entwickelt und zum Teil mit brandneuen, faszinierenden Techniken ausgestattet sind, ist vielfältig. Die Anwendungsgebiete und möglichen Problemlösungen für Datenerfassungsaufgaben für diese technisch ausgereiften Geräte sind groß. Dennoch zeigt die bisherige Praxis, daß es den Hardware-Herstellern trotz sehr zähem Einsatz nur sehr schwer gelingt, die Belegleser in größeren Stückzahlen zu installieren.
Die Erfahrung der vergangenen Jahre zeigt, daß der Beleg-Organisation bei der Einführung und wirtschaftlichen Anwendung der direkten Belegverarbeitung eine außergewöhnliche Bedeutung zukommt. Die Umstellung und Anpassung der vorhandenen Belegorganisation auf das einzuführende Beleglesersystem ist eine Aufgabe für Belegspezialisten.
Es ist eine Aufgabe, die schon bei der Ist-Analyse beginnt mit der Klärung der Frage, ob und mit welchem Belegleser die vorhandenen Datenerfassungsaufgaben besser gelöst werden können. Solche Belegspezialisten gibt es nur wenige.
Anforderungen an einen Druckerei-Belegspezialisten
Über eine erste Kurz-Analyse der vorhandenen Beleg-Organisation läst sich eine erste Vorprüfung schnell und (...)ne großen Aufwand erzielen. Schon in dieser Phase ist der Beleg-Spezialist ein Partner für den Organisator oder EDV-Fachmann.
Aus seiner Praxis kennt der Beleg-Spezialist Anwendungsbeispiele aus allen Erfassungsbereichen und kann schnell erkennen, für welches Direkt-Belegverarbeitungs-System es sich lohnen könnte, einen ersten Soll-Vorschlag, der ganz auf den Beleg und die Beleg-Ausschreibung sowie den organisatorischen Belegablauf ausgerichtet ist, auszuarbeiten.
Über die Ist-Analyse der vorhandenen Beleg-Organisation entsteht so ein erster Soll-Vorschlag, der nicht selten alternativ 2 Lesesysteme berücksichtigt. Daraus entsteht dann - wenn sich erweist, daß die Voraussetzungen für ein OCR-System gegeben sind - der System-Entwurf.
Dieser Systementwurf beinhaltet die organisatorischen Notwendigkeiten, abgestimmt auf die Spezifikationen des Belegleser-Systems.
Die Produktion von OCR-Datendrucken
Während bei der Entwicklung von OCR-Datendrucken immer die organisatorischen und leserspezifischen Belange im Vordergrund stehen müssen, kommt es beim Druck und der Herstellung von OCR-Datendrucken in erster Linie auf eine gleichbleibend gute Qualität an. Dazu ist es erforderlich, daß in allen Produktionsbereichen und Stationen eine lückenlose Qualitätsprüfung erfolgt. Nur so kann der Anwender sicher sein, daß er Datendrucke einsetzt, die fehlerfrei die hohen Anforderungen, die an sie gestellt werden, erfüllen.
Mitarbeiterschulung
Es zeigt sich immer deutlicher, daß die Einführung eines OCR-Systems in der Praxis maßgebend davon abhängt, ob es gelingt, die OCR-Datendrucke so zu organisieren und zu gestalten, daß sie den Anforderungen des Lesersystems gerecht werden und gleichzeitig vom Erfassungspersonal leicht und möglichst in gewohnter Weise beschriftet bzw. codiert werden können.
Gerade hier liegt eine wichtige Aufgabe des Beleg-Spezialisten. Beispiele gibt es genug, wo durch unglückliche Umstände und ungeschicktes psychologisches Vorgehen ein an sich für die Lösung der Datenerfassungsaufgabe hervorragendes OCR-System nicht erfolgreich eingesetzt werden konnte und wieder abgeschafft wurde.
So kommt es darauf an - zum Beispiel bei der Einführung von maschinellem Handschriftlesen -, vom ersten Schreibtest über die persönliche und schriftliche Schulung bis zur laufenden Anweisung und Überwachung durch das EDV-System einen positiven Kontakt vom Computer zum Mitarbeiter herzustellen und aufrechtzuerhalten.
Hieraus wird deutlich, daß dem Datendruck-Spezialisten bei der Lösung von Erfassungsproblemen unter Einsatz eines Beleglese-Systems wichtige Aufgaben zukommen. Er bringt Vorteile, die weit über die Lieferung von OCR-Datendrucken hinausgehen. Im ständigen Kontakt und Erfahrungsaustausch zwischen OCR Hardware-Herstellern und der Zubehör-Industrie einerseits und den heutigen Anwendern und vielen interessierten OCR-Anwendern von morgen andererseits ist der Druckerei-Belegspezialist ein wichtiger Partner.
Der Aufbau und die Entwicklung des technischen und beraterischen Know-how, das Voraussetzung ist für die Bewältigung der geschilderten Aufgaben des Belegspezialisten, kostet viel Zeit und Geld. Es ist eine permanente Aufgabe. Denn alle neuen Technologien und auch die vielen Änderungen, die von den Leserherstellern und der Zubehör-Industrie ständig erbracht werden, müssen von der Spezialdruckerei und ihren Mitarbeitern verarbeitet und bewältigt werden.
- Günter Schoch ist Produktmanager im Bereich OCR-Belege bei Drescher Datendrucke GmbH, Rutesheim.