Projektmanagement

Die Top-10-Erfolgsfaktoren für IT-Projekte

06.01.2022
Von  und Andrea König
Meridith Levinson ist Autorin unserer US-Schwesterpublikation CIO.com.
Es reicht nicht, sich nur einmal zu Beginn der Planung einige Gedanken über Risiko-Management zu machen. IT-Experten haben neun weitere Ratschläge für erfolgreiche Projekte zusammengetragen.
Wenn jeder im Projektteam die gleichen Prozesse einsetzt, steigen die Erfolgschancen. Das ist nur ein Faktor von zehn für erfolgreiche IT-Projekte.
Wenn jeder im Projektteam die gleichen Prozesse einsetzt, steigen die Erfolgschancen. Das ist nur ein Faktor von zehn für erfolgreiche IT-Projekte.
Foto: enterlinedesign - shutterstock.com

Wie lautet das Patenrezept für erfolgreiches Projektmanagement? Es gibt einige Punkte, über die sich alle einig sind: Unterstützung vom Top-Management und klar definierte Ziele sind notwendig, außerdem steht und fällt ein Projekt mit der Kommunikation im Team und nach außen.

Das sind nicht die einzigen Erfolgsfaktoren. Auch die Methode wird meist als entscheidend eingestuft. Nicht zuletzt braucht ein erfolgreiches Projekt einen gut ausgebildeten und fähigen Projektmanager.

Vor einiger Zeit haben sich Mitglieder des CIO Forums bei Linkedin zusammengetan und einen Leitfaden für Erfolgsfaktoren in IT-Projekten zusammengestellt. Unsere amerikanische Schwesterpublikation CIO.com hat diejenigen Faktoren zusammengefasst, die einem beim Thema Projektmanagement nicht unmittelbar einfallen, aber nicht weniger bedeutsam für den Projekterfolg sind.

1. Eine klare Definition von Erfolg

Ein Projekt, das rechtzeitig und im Budget-Rahmen fertiggestellt wurde und alle Anforderungen erfüllt, kann im Unternehmen trotzdem als Misserfolg empfunden werden. Nämlich dann, wenn es nicht den erwarteten Mehrwert fürs Business schafft. Deshalb ist es für CIOs essenziell zu verstehen, welchen Wertbeitrag dieses Projekt im Unternehmen leisten soll.

2. Bereitschaft für unbeliebte Entscheidungen

Wenn ein IT-Projekt zum Erfolg führen soll, kann man es als CIO nie allen recht machen. Entscheidungen über Ressourcen und Prioritäten können schwierig sein, müssen aber gefällt werden. "Manchmal ist die beste Entscheidung diejenige, dass man nicht der beliebteste im Team sein wird", sagt ein Teilnehmer des CIO Forums. Es sei eine schwierige Entscheidung, aber sie bringe einen weiter.

3. Training und Post-Live-Betreuung

Zwar sind sich die meisten CIOs darin einig, wie bedeutend das Training der Nutzer ist, wenn sie ein neues System einführen. Als viel entscheidender und häufig vernachlässigt bewerten die Mitglieder des CIO Forums aber die Betreuung nach dem Live-Gang des neuen Systems. "Die meisten IT-Projekte scheitern meiner Meinung nach daran, dass die Nutzer schlecht geschult werden und vom Management in der Post-Live-Phase nicht genügend unterstützt werden", schreibt ein IT-Manager aus Spanien.

4. Klar definierte Rollen und Verantwortungen

Manchmal verstehen Projektmanager, Teammitglieder, das Steering Komitee oder Sponsoren ihre Rolle in einem Projekt nicht, weil sie nie ausdrücklich definiert wurde. Die Mitglieder des CIO Forums empfehlen deshalb, Rollen klar zu beschreiben und dies zu dokumentieren. So lassen sich Missverständnisse im Projekt vermeiden.

5. Transparente Abläufe

Wenn die Arbeitsabläufe in einem Projekt transparent sind, wissen die Teilnehmer genau, was sie zu tun haben und wer bisher was beigetragen hat. Wer so arbeitet, spart Zeit und verbessert die Qualität eines Projekts, schreibt eine Teilnehmerin des CIO Forums.

6. Prozesse für Veränderungen definieren

Wenn Endnutzer Veränderungen am Projekt wünschen, können sie häufig gar nicht abschätzen, welches Ausmaß diese Veränderungen haben. Häufig sind sie deutlich teurer und zeitaufwändiger als vermutet. Genau aus diesem Grund empfehlen IT-Experten, Prozesse für Veränderungen detailliert zu dokumentieren. Wer eine Veränderung wünscht, muss diese formal anfragen und dann werden die Auswirkungen auf Zeit und Kosten überprüft. Wer so handelt, vermeidet böse Überraschungen.

7. Risiko-Management

Ganz egal wie groß ein Projekt ist - das Thema Risiko-Management sollte eine Rolle spielen. Wichtig ist es zudem, regelmäßig zu überprüfen, ob man dem Thema noch gerecht wird. Ein Teilnehmer des CIO Forums stuft Risiko-Management als so bedeutend ein, weil Projektmanager so zum einen Gefahren erkennen, zum anderen aber auch Verbesserungsmöglichkeiten sehen.

8. Angemessene Dokumentation

Wer während eines Projekt nicht ordentlich dokumentiert, riskiert Verwirrung und Unsicherheit darüber, in welche Richtung es mit dem Projekt gehen soll. Im schlimmsten Fall verwendet man viel Zeit und Geld auf ein Projekt, das letztendlich den Erwartungen nicht entspricht.

9. Gute Prozesse für Qualitätssicherung

Wenn die Zeit bei einem Projekt knapp wird, wird sie manchmal in der Qualitätssicherung, etwa bei Funktionstests, gespart. Wer nicht angemessen testet, endet aber womöglich mit Software, einem System oder Prozessen, die nicht einwandfrei funktionieren. Ein Mitglied des CIO Forums empfiehlt, Endnutzer im Rahmen der Qualitätssicherung schon früh Demos zu zeigen und Feedback einzuholen. Auf diese Weise lassen sich Risiken reduzieren.

10. Projekt-Organisation

Innerhalb einer guten Projekt-Organisation verstehen alle Beteiligten genau, was sie zu tun haben. Dann kommt es beispielsweise nicht vor, dass Entwickler und Analysten unterschiedliche Prozesse nutzen. Wenn jeder im Projektteam die gleichen Prozesse einsetzt, steigen die Erfolgschancen.