Zusammenarbeit kombiniert nicht nur die Fähigkeiten von Herstellern zum ECM, sie ist auch entscheidend für die Erstellung komplexer digitaler Inhalte. Was die Kooperation von Autoren betrifft, gehören Workflow-Engines mittlerweile zur Standardausstattung von CMS. Statusinformationen steuern in Kombination mit Rollen- und Berechtigungskonzepten den Durchlauf von Dokumenten durch vordefinierte Prozesse. Solcherart geregelte Kooperation eignet sich primär für fest gefügte Abläufe, beispielsweise die Bearbeitung von Anträgen, oder zur Kontrolle darüber, welche Texte auf einer Website freigeschaltet werden dürfen. 

Wollen hingegen mehrere Autoren gemeinsam umfangreiche Dokumente verfassen, stößt ein solcher Ansatz bald an seine Grenzen. Zwar beherrschen Workflow-Engines vieler Anbieter mittlerweile Parallelverarbeitung und Verzweigen des Arbeitsflusses abhängig vom Eintreffen bestimmter Bedingungen. Erstere erlaubt das Weiterreichen eines Dokuments in die nächste Verarbeitungsstufe aber erst dann, wenn alle Beteiligten den vorher notwendigen Arbeitsschritt ausgeführt haben. Für die relativ spontane und lose Kooperation von Autoren, die beispielsweise gemeinsam an einem Handbuch oder einer Dokumentation schreiben, wäre das ein zu enges Korsett.

ECM-Features (VI)

Collaboration

Ergänzung zu Workflow, dient dem Austausch von Wissen;

Instant-Messaging;