Die Systeme der führenden ECM-Anbieter verfügen durch die Bank über integrierte Suchmaschinen und sind zumeist auch in der Lage, Inhalte auf Basis von automatisch erzeugten Metadaten zu kategorisieren. Zu den fortgeschrittenen Features gehört die maschinelle Erstellung von Taxonomien, also Ordnungssystemen, anhand derer Dokumente in Kategorien eingeteilt werden.

Für viele dieser Aufgaben haben sich unter den Anbietern Spezialisten herausgebildet. So hat sich Autonomy bei der automatischen Klassifizierung von Texten einen Ruf erworben, Verity kann auf viele Jahre Erfahrung mit Suchmaschinen zurückblicken. Da kaum ein Anbieter bis dato die volle Bandbreite an ECM-Funktionen anzubieten vermag, überrascht es nicht, dass die Technologien solcher Spezialisten in viele Produkte eingebettet werden.

So greift etwa Vignette auf Autonomy zurück, Documentum, Filenet, Interwoven oder Stellent sind Partner von Verity. Falls CMS-Anbieter Dienste für Recherche oder Kategorisierung in ihre Software einbauen, dann erweist es sich als Vorteil, wenn diese wahlweise durch externe Produkte ergänzt beziehungsweise ersetzt werden können.

Von Nutzen wäre dies etwa, wenn ECM-Anbieter, die Content in ihren eigenen Datenbanksystemen speichern, mit den integrierten Suchmaschinen nicht ausreichend viele Datenquellen unterstützen. In ihrer jüngst erschienen Studie „Enterprise Content Management: Building a Scalable and Effective Content Infrastructure“ nennt die Butler Group dies als ein wesentliches Kriterium für ECM. Mittels Abfragen sollten mithin nicht nur Dokumente durchsucht werden können, die in einem zentralen Repository hinterlegt sind, sondern idealerweise unterschiedlichste Datenbank- und Messaging-Systeme sowie externe Websites.

Auf Kooperationen greifen nicht nur etablierte CMS-Companies wie Interwoven, Vignette oder Stellent zurück. Aufgrund der vielfältigen Anforderungen bei der Verwaltung und Nutzung von unternehmensweit anfallenden digitalen Inhalten bildet sich ein regelrechtes Netzwerk an Zusammenarbeit. So erkennen die DMS-Anbieter eine Chance darin, E-Mail-Systeme um ihre Archivierungslösungen zu erweitern. Wegen der zunehmenden Bedeutung der Kommunikation mittels digitaler Dokumente sehen gesetzliche Regelungen in vielen Ländern vor, dass E-Mails über längere Zeiträume hinweg vorgehalten werden müssen. Etwa in den USA spielt bei Ermittlungen gegen Wirtschaftskriminalität die Auswertung von elektronischer Post eine immer stärkere Rolle. Hierzulande gaben vor zwei Jahren die vom Finanzministerium veröffentlichten „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU, siehe zu diesem Thema auch GDPdU: Das Gesetz fordert Unmögliches) den DMS-Firmen Auftrieb.