Im Volltext der Vorschriften sind geänderte oder neue Teile markiert, für jeden Text wird eine Änderungshistorie geführt. Der Mitarbeiter, der nach mehrwöchigem Urlaub an seinen Arbeitsplatz zurückkehrt, kann sich alle Dokumente auflisten lassen, die in seiner Abwesenheit geändert wurden.

Auch die gezielte Suche nach Gesetzesnummern oder Gesetzestiteln ist möglich. Technik und Vorschriften lassen sich schneller und komfortabler in Einklang bringen.

Dieses Beispiel belegt, wie wichtig eine effiziente Wissensverwaltung ist. Zum Knowledge-Management gehören nicht nur das Sammeln, Erfassen und Katalogisieren von Wissen, sondern auch die Zustellung an die richtige Adresse. Dazu legen die Anwender individuelle Nutzerprofile an und abonnieren die Wissensbereiche ihrer Wahl, so dass das zum jeweiligen Profil passende Wissen individuell extrahiert werden kann.

Zuvor müssen die Unternehmen erst einmal ihren Content in den Griff bekommen. Derzeit sind also viele damit beschäftigt, Ablage und Publikation der Inhalte möglichst einfach zu organisieren. Dieses Content-Management wird häufig mit Wissens-Management verwechselt, stellt aber in Wirklichkeit nur einen seiner Aspekte dar.

KM beschreibt den ganzheitlichen Prozess, mit dem vorhandenes und neu gewonnenes Wissen nutzbar gemacht wird. Wissen muss - mehr oder weniger automatisiert - an die Stellen transportiert werden, an denen es gebraucht wird. Dazu gehören das intelligente Suchen, die Zusammenarbeit ("Collaboration") in Communities und Expertennetzen sowie das Skill-Managament.

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