Dementsprechend kann man heute verschiedene Techniken als mehr oder weniger gleichberechtigt betrachten, wenn es um die veränderungssichere Speicherung von steuerrelevanten Daten geht. Traditionelle WORM-Technologien mit unterschiedlichen Verfahren stehen dabei zu CD und DVD, speziell abgesicherten Festplattensubsystemen und WORM-Bändern für Tape-Libraries im Wettbewerb. Entsprechend der beim Anwender im Einsatz befindlichen IT-Infrastruktur wird das eine oder andere Verfahren bevorzugt: in Rechenzentren etwa WORM-Tapes oder Festplattensubsysteme, bei Anwendern mit vorhandenen Archivsystemen traditionelle WORM-Medien und bei Kleinanwendern eher CD und DVD. Letztere eignen sich besonders, wenn man alle Daten einer Periode auf nur einem Medium unterbringen kann.

Revisionssicherheit

Grundsätzlich sollte jedoch gelten: Ein Medium allein reicht nicht aus! Es geht um die Erstellung von Sicherheitskopien, die regelmäßige Prüfung der Medien und Sicherheitskopien auf Lesbarkeit und Verarbeitungsfähigkeit, die Migration auf neue Medien sowie andere Themen der Sicherheit. Revisionssicherheit ist hierbei mehr als nur technische Sicherheit zum Schutz vor Veränderung. Sie schließt den ganzen Prozess von der Entstehung der Daten bis zu ihrer Entsorgung ein. Speichermedien und Speichersubsysteme stellen daher nur eine Komponente eines revisionssicheren Systems dar.

Im Vordergrund der Überlegungen zur Revisionssicherheit steht die Information und ihr Kontext. Wie die Information aufbewahrt wird ist wichtig, aber im Rahmen eines Gesamtkonzeptes zur revisionssicheren Archivierung nur ein Baustein. Die Wahl des Mediums muss dem Wert der Information gerecht werden. Die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben ist hierbei auch nur ein Aspekt des Wertes von Information. Archivsysteme nur für die Erfüllung der GDPdU, also nur zur Speicherung steuerrelevanter Daten, die ein Prüfer vielleicht in ein paar Jahren auswerten will, sind unwirtschaftlich. Elektronische Archivsysteme machen nur dann Sinn, wenn man sie auch zur Speicherung aller anderen elektronischen Informationen eines Unternehmens einsetzt. Steuerrelevante Daten sind dann nur noch ein spezieller Informationstyp, der vom universellen Unternehmensarchivsystem quasi nebenbei mitverwaltet wird.

Zugriff auf das Hauptsystem?

Beim Vorhaltenden der Daten für den unmittelbaren beziehungsweise mittelbaren Datenzugriff der Finanzverwaltung wurde immer wieder die Frage gestellt, in welchem Bereich der Unternehmens-EDV dies zu gewährleisten ist. Das Gesetz, nichts anderes bindet den Steuerpflichtigen, geht von einer Auswertung der steuerlich relevanten Datenbestände im Haupt- oder Produktivsystem aus. Um dieses jedoch nicht mit einer zu großen Datenmenge zu überlasten, sind Archivsysteme notwendiger Bestandteil der meisten IT-Umgebungen. Archivierte Daten müssten so für Zwecke der Betriebsprüfung in das laufende System zurückgespielt werden um eine Verarbeitung mit den dort vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten zu gewährleisten. Doch genau hier entstehen große technische Probleme, da es beim Zurückladen dieser alten Daten in der Regel zu Unverträglichkeiten mit den inzwischen aktualisierten Systemen kommt. Dies betrifft nicht nur die auszuwertenden Daten, sondern