Steht ein "universelles Auswertungsprogramm", zum Beispiel ein "IDEA-Client", zur Verfügung, dass direkt auf die Dateien aus dem Archivsystem zugreift, wären damit uneingeschränkt alle drei Zugriffsarten Z1, Z2 und Z3 realisierbar. Ein solches universelles Auswertungsprogramm würde eine Vereinfachung und Erleichterung für die beiden zuvor genannten Varianten darstellen. Dies gilt besonders dann, wenn das Archivsystem über eine Schnittstelle an das universelle Auswertungsprogramm angepasst ist. Es würde eine direkte Aufbereitung der Daten entsprechend den Strukturbeschreibungsinformationen ohne weitere Zwischenschritte ermöglicht. Das Archivsystem benötigt durch die Kombination mit einem IDEA-Client keine eigene Auswertungslogik.

Besonderes Augenmerk ist hierbei auch auf die archivierten Dateien mit den Auswertungen zu legen, um den Anspruch einer qualitativ und quantitativ gleichwertigen Auswertungsmöglichkeit gerecht zu werden.

Zugriff auf digitale Belege (optional): Sind im Archivsystem auch die Belege als Dokumente archiviert, muss über die Indexdatenbank das zu einem Datensatz gehörende Dokument gefunden und angezeigt werden können. Dies betrifft alle Anwender, die nicht nur die maschinell auswertbaren Datensätze aus den kaufmännischen Systemen archiviert haben, sondern auch Dokumente gescannt, digital eingegangene Faxmitteilungen und E-Mails abgelegt sowie selbst erzeugte elektronische Dokumente im Archiv speichern. Handelt es sich bei diesen um kaufmännische Dokumente, die steuerrelevante Daten enthalten, so müssen sie über einen eindeutigen Index wieder auffindbar sein. Der Index muss mindestens zwei eindeutige Attribute aus dem Datensatz mit den steuerrelevanten, maschinell auswertbaren Daten beinhalten. Neben dem Datum ist dies in der Regel eine Beleg-, Rechnungs- oder Buchungsnummer. Diese Funktionalität muss über die Indexdatenbank und die Anwendung des Archivsystems

gegeben sein, damit der Prüfer zu einem Prüfgegenstand alle zugehörigen Belege finden kann. Wünschenswert ist eine zumindest teilautomatisierte Suche, die ohne aufwändige manuelle Eingabe durch Übernahme eines angezeigten Datensatzes die zugehörigen Dokumente findet und anzeigt.