Migration (optional): Ist während der Aufbewahrungsfrist eine Migration der Daten erforderlich, so sind nicht nur die Daten und die zugehörige Strukturinformation verlust- und veränderungsfrei zu überführen, sondern auch die Indexinformation, die ein Wiederfinden und Identifizieren sicherstellt, unverändert zu migrieren. Hierüber ist wiederum eine Protokolldatei zu führen und zu archivieren, die den Nachweis der verlustfreien Migration ermöglicht. Wie das Gesamtverfahren selbst, ist auch die Migration in der Verfahrensdokumentation zu beschreiben.

Zugriff auf die steuerrelevanten Daten (zwingend): Wird im Rahmen einer Steuerprüfung auf die archivierten Daten zurückgegriffen, lässt sich über die Anwendung des Archives eine Suche nach den entsprechenden Daten für den zu prüfenden Zeitraum starten. Das Archivsystem liefert eine Ergebnisliste, in der periodengerecht die gefundenen Dateien angezeigt werden. Hierbei handelt es sich zusammenhängend unter dem gleichen Index immer um die Daten mit den dazugehörigen Strukturinformationen sowie die dazugehörige Protokolldatei. Wurden die Daten zwischenzeitlich migriert, wird auch das Migrationsprotokoll angezeigt.

Prüfung auf Richtigkeit und Vollständigkeit (empfohlen): Die Indizierung hat sicherzustellen, dass entsprechend der Suchanfrage die gefundenen Daten vollständig und richtig sind. Dies wird durch die Anzeige der archivierten Protokolle mit der Anwendung und dem Vergleich der Protokolleinträge mit den gefundenen Dateien ermöglicht. Ein Zeitstempel nach Signaturgesetz kann auch hier die Aussagekraft des Protokolls verbessern. Die Protokolle sollten für den Nachweis auch druckbar und exportierbar sein.

Bereitstellung (zwingend): Entsprechend der Strategie des Anwenders gibt es verschiedene Optionen für die Bereitstellung der aufgefundenen steuerrelevanten Daten:

Liegen die Daten nach dem Beschreibungsstandard für IDEA formatiert vor, werden sie in das File-System beim Anwender oder auf einem Speichermedium (Transportmedium) exportiert. Sie können dann mit IDEA ausgewertet werden und erfüllen die Zugriffsart Z3.

Wenn das operative System auf das Wiedereinladen historischer Daten vorbereitet ist, können die Daten dorthin importiert werden und alle Z1- und Z2-Operationen in dem System erfolgen, in dem die Daten entstanden sind. Dies kann dann notwendig werden, wenn die Daten bei der Übergabe nicht nach dem Beschreibungsstandard für IDEA aufbereitet worden sind. In diesem Fall müsste das operative System in der Lage sein, einen Datenträger nach Z3 zu erstellen