Ratgeber E-Billing

Wie die elektronische Rechnung Kosten senkt

Diego Wyllie hat Wirtschaftsinformatik an der TU München studiert und verbringt als Softwareentwickler und Fachautor viel Zeit mit Schreiben – entweder Programmcode für Web- und Mobile-Anwendungen oder Fachartikel rund um Softwarethemen.
Die Krise zwingt Unternehmen noch mehr dazu, Optimierungspotenziale auszuschöpfen, um Kosten zu drücken. Erhebliche Sparmöglichkeiten versprechen E-Billing-Lösungen zur automatisierten Rechnungsverarbeitung - auch wenn ihre technische Implementierung nicht immer leicht ist.

In Europa werden nach Angaben des internationalen IT- und Beratungsdienstleisters LogicaCMG jedes Jahr über 18 Milliarden Rechnungen erstellt, von denen der größere Teil in Papierform auf dem Postweg versendet wird. Trotzdem zeigt sich eine beachtliche Entwicklung in Richtung elektronische Rechnungen. So belegt eine Studie, die das Marktforschungsunternehmen TNS Global im Auftrag des finnischen Anbieters von Dokumenten- und Informationslogistik Itella GmbH im letzten Quartal 2008 betrieben hat, dass im Durchschnitt 20 Prozent aller skandinavischen und deutschen Firmen neben der Briefpost bereits elektronische Rechnungen verschicken, in Dänemark seien es gut 35 Prozent.

E-Invoices gehört die Zukunft

Zudem erwarten laut Studie 80 bis 90 Prozent aller skandinavischen Firmen, dass sie in den kommenden drei Jahren neben Briefen auch E-Invoices verschicken werden. Von ihren deutschen Kollegen erwarteten dies immerhin 65 Prozent. Dass es in naher Zukunft nur noch elektronisch zugehen könnte, ist allerdings sehr unwahrscheinlich: Im Norden nehmen dies laut Umfrage nur zehn Prozent der Interviewten an, in Deutschland keiner.

Glaubt man dem Anbieter Itella, ist die digitale Rechnungslegung in Deutschland aber immer stärker auf dem Vormarsch. So sei im Vergleich zu einer entsprechenden Studie, die das finnische Unternehmen vor zwei Jahren erarbeiten ließ, eine gestiegene Nutzung digitaler Rechnungen vor allem bei kleinen und mittelständischen Unternehmen mit weniger als 250 Mitarbeitern festzustellen. In dieser Gruppe habe sich der Anteil der Firmen, die auch elektronische Rechnungen versenden, in den letzten zwei Jahren fast verdreifacht, heißt es aus Finnland, einem Vorreiterland in Sachen E-Billing.

Elektronische Rechnungen sparen Geld

Firmen, die auf digitale Rechnungen umstellen, verfolgen zumeist dasselbe Ziel: Zeit und Kosten einzusparen. Im Zuge der Wirtschaftskrise verschärft sich der Kostendruck auf Unternehmen und zwingt diese, bislang ungenutzte Sparpotenziale zu identifizieren und auszuschöpfen. Damit gewinnen IT-Lösungen, mit denen Firmen die Arbeitsprozesse in der Rechnungseingangsverarbeitung (REV) optimieren können, zunehmend an Bedeutung.

Drazen Nikolic: Die Kosten für eine Rechnung können mit E-Billing von zehn auf ein bis zwei Euro sinken.
Drazen Nikolic: Die Kosten für eine Rechnung können mit E-Billing von zehn auf ein bis zwei Euro sinken.

Nach Itella-Angaben könnten Firmen beim Rechnungseingang bis zu 60 Prozent einsparen. In seinem Whitepaper "Prozessoptimierung bei der Rechnungsverarbeitung" aus dem Jahr 2008 erklärt der IT-Spezialist LogicaCMG, dass bei der REV die Kosten für ein mittelständisches Unternehmen zwischen acht und zehn Euro pro Rechnung liegen würden. Best-in-class-Unternehmen seien aber in der Lage, diese Kosten auf unter drei Euro zu reduzieren. Aber nicht nur die Anbieter sind von E-Billing überzeugt. Drazen Nikolic, Geschäftsführer beim internationalen Management-Beratungs-, Technologie- und Outsourcing-Dienstleiter Accenture und Leiter des Bereichs Accenture Information Management Services (AIMS) glaubt ebenfalls an die Kostenvorteile der elektronischen Rechnungsverarbeitung und bestätigt die Angaben von LogicaCMG. "Bei E-Billing sinken die Kosten für die Erstellung von Rechnungen signifikant, von sieben bis zehn Euro auf ein bis zwei Euro", so der unabhängige Experte wörtlich.