Jedem sein E-Billing-System
Mittelständlern, die die Implementierung eines E-Billing-Systems in Betracht ziehen, empfiehlt Accenture-Spezialist Nikolic, zunächst zu prüfen, ob die Anzahl der Rechnungen überhaupt einer solchen Lösung bedarf. "Hat sich ein Unternehmen für E-Billing entschieden, sollte es eine technische Plattform nutzen, auf der auch die meisten seiner Geschäftspartner schon arbeiten", so der Experte weiter. Ganz wichtig bei der Produktauswahl sei es, auf Standards sowie auf stabile und zuverlässige Partner zu setzen. "Die technische Implementierung ist allerdings nicht immer einfach und kann mit relativ hohen Kosten verbunden sein", warnt Nikolic. Es sei beispielsweise möglich, dass eine Firma an mehrere Systeme angebunden werden muss, was die Integrationskosten erhöhen könne.
E-Billing in ERP- und DMS-Systeme integrieren
Auf dem IT-Markt sind bereits zahlreiche Lösungen zur elektronischen Rechnungsverarbeitung erhältlich, die in deren Einsatzmöglichkeiten stark voneinander variieren. Je nach ihren individuellen Anforderungen und ihrer bestehenden IT-Landschaft können Mittelständler zum Beispiel Applikationen finden, die sich in ERP- oder DMS-Systeme integrieren lassen, oder aber auch solche, die stand alone einsetzbar sind.
Die Tangro Software Components GmbH bietet beispielsweise mit "Tangro IM" (Invoice Management) ein Plug-in für SAP-software, das die Eingangsverarbeitung von Rechnungen direkt im ERP-System ermöglicht. Neben On-Premise-Lösungen kommen in letzter Zeit zunehmend Systeme auf den Markt, die Firmen im SaaS-Modell (Software as a Service) monatlich mieten können. Anwendern des DMS-Systems ELO Digital Office bietet zum Beispiel die Firma Noeske Netsolutions GmbH den Web-basierenden Eingangsrechnungs-Workflow "nn-Webinvoice for SaaS".
Multi-Channel-Services verschicken Rechnung nach Wahl
Da deutsche Endverbraucher nach Angaben von LogicaCMG nach wie vor Papierrechnungen bevorzugen und deutsche Unternehmen deshalb in den nächsten Jahren neben ihren Plänen zur elektronischen Rechnungslegung auf Papierrechnungen nicht ganz verzichten werden können, würden Multi-Channel-Services zunehmend an Bedeutung gewinnen. Der Vorteil: Hier kann der Rechnungssteller je nach Bedarf entscheiden, über welche Versandart er die Rechnungen verschicken möchte - gedruckt per Post oder auf elektronische Weise.