Das manuelle Vorgehen bei Rechnungsprozessen verursache einen hohen Zeit- und Kostenaufwand und führe häufig zu Fehlern in der Bearbeitung, so Itella. Fast 80 Prozent der 69 im Rahmen der DMS-Expo befragten Unternehmen mit einem Mindestumsatz von 50 Millionen Euro im Jahr suchen beispielsweise laut Umfrage mehrmals in der Woche bis hin zu mehrmals täglich nach verlorenen Rechnungen und Rechnungsseiten. Etwa die Hälfte der Firmen erhalten monatlich mehr als 5.000 Rechnungen und 42 Prozent beschäftigen fünf oder mehr Mitarbeiter im Rechnungseingang. Dennoch seien die Rechnungsprozesse häufig ineffizient und intransparent. So betrüge etwa die Durchlaufzeit von Eingangsrechnungen bei mehr als einem Drittel der Unternehmen mindestens fünf Tage, bei weiteren zwölf Prozent sogar zehn oder mehr Tage. Neben den hohen Personal- und Bearbeitungskosten entstehen laut Itella weitere Nachteile. Rund ein Drittel der Befragten nutzen zum Beipiel Skonti nicht immer oder nur selten aus.

Darüber hinaus sei den Verantwortlichen zumeist gar nicht bewusst, wie hoch die Kosten der internen Rechnungsprozesse sind. Etwa 70 Prozent der Unternehmen haben noch nicht einmal versucht, diese Kosten zu berechnen. Schätzungen von Experten sowie von Itella beauftragte Untersuchungen gehen von manuellen Bearbeitungskosten je Eingangsrechnung von mindestens 7 Euro aus. Die monatlichen Kosten für die Hälfte der befragten Unternehmen würden demnach mehr als 35.000 Euro betragen.