Generell gilt bei der persönlichen Arbeitsplanung: Ziele definieren, dann die Maßnahmen planen, die Aktivitäten realisieren und schließlich die Zielerreichung kontrollieren.
Als Tool für die Aufgabenplanung und Prioritätensetzung eignet sich der Tagesplaner. Wichtige Aktivitäten können so geplant und koordiniert, Aufgaben delegiert und kontrolliert werden. Um die gesetzten Tagesziele zu erreichen, sollte man von folgendem Ansatz ausgehen: 20 Prozent der Zeit für kreative Zeiten, 60 Prozent für geplante Tätigkeiten und 20 Prozent für Unerwartetes reservieren. Zudem heißt es, den persönlichen Biorhythmus zu berücksichtigen. Wer ein Leistungshoch am Vormittag hat, sollte die komplizierten Aufgaben vor dem Mittagessen angehen. Für das verdauungsbedingte Leistungstief nach dem Mittagessen eignen sich Routinearbeiten. Viele erleben vor dem Feierabend noch ein Zwischenhoch, was sich wiederum für anspruchsvollere Jobs eignet.
Ab in die Tonne
Eine weitere Hilfe bei der Prioritätensetzung ist die "ABC-Analyse". Hierbei fallen Aufgaben in die Kategorie A, wenn sie dringlich und wichtig sind. Diese sollten sofort selbst erledigt werden. Zu Kategorie B zählen jene Aufgaben, die zwar wichtig, aber (noch) nicht so zeitkritisch sind. Sie können zur späteren eigenen Erledigung ausgezeichnet oder aber an andere Mitarbeiter delegiert werden. Bei der C-Gruppe handelt es sich um unwichtige, aber dringliche Aufgaben, die man sofort delegieren oder kurzfristig am Ende des Tages oder in den Leistungstiefs einschieben sollte. Als vierte Alternative steht schließlich noch die Ablage P für die Aufgaben zur Verfügung, die weder wichtig noch dringlich sind - getreu dem Motto von Kurt Tucholsky: "Die Basis einer gesunden Ordnung ist ein großer Papierkorb."
Sortierte E-Mails
Zeitraubend ist die E-Mail-Flut, die täglich zu bewältigen ist. Bei intern verschickten Mails bietet es sich an, ein bestimmtes Stichwort wie etwa "Termin", "Antwort", "Info" oder "Reaktion/zu erledigen" in die Betreffzeile zu setzen. Der Adressat erfasst so auf einen Blick, was von ihm verlangt wird, und kann entscheiden, ob und wann er die Nachricht beantworten will. Werden die Betreff-Stichwörter vergessen, gehen die Mails ungelesen an den Absender zurück.
Checkliste Planungsarbeit
- Ziele in überschaubaren Zeitabschnitten planen (Monate, Wochen, Tage, Stunden);
- schriftlich Planen (Gedächtnisstütze, Kontrollinstrument, Zeitgewinn);
- angemessenen Zeitbedarf pro Arbeitsschritt festlegen;
- Arbeiten am gleichen Ort sowie gleichwertige Aufgabenpakete zusammenfassen (Synergieeffekte);
- Wartezeiten durch konsequente Terminplanung vermeiden;
- Zeitplan mit allen Beteiligten abstimmen;
- Gespräche auf Zielsetzung kanalisieren und Sprechzeiten einrichten;
- Einplanen von Regenerationszeiten (Erholung) und stillen Stunden (für A-Aufgaben);
- eine Sache pro Tag tun, die Spaß macht (Motivation).