Ein gutes Zeit-Management hilft, den Stress abzubauen. Zunächst geht es darum, "Zeitdiebe" wie fehlende Prioritäten, Verstrickung in Details oder zu häufige Unterbrechungen durch Telefonate oder Kollegen zu identifizieren. Zeitdiebe können verschiedene Ursachen haben wie beispielsweise die Neigung, unangenehme Dinge aufzuschieben. Auch Überanpassung oder der Drang, es immer allen recht machen zu wollen, führt dazu, dass man seine eigentlichen Aufgaben vernachlässigt, um Jobs für andere zu erledigen. Agitation wiederum sorgt dafür, Energie für sinn- und ziellose Aktivitäten wie etwa hektisches Rauchen zu verschwenden. Das Motto lautet hier, seine Kräfte auf die wenigen wichtigen Aktivitäten zu konzentrieren getreu dem "Pareto-Prinzip". Der italienische Ökonom Vilfredo Pareto fand heraus, dass 20 Prozent der Gesamtbevölkerung 80 Prozent des Volksvermögens besitzen. Auf das Zeit-Management übertragen hieße dies, 20 Prozent des Einsatzes an der richtigen Stelle zu bringen, um bereits 80 Prozent der Aufgaben eines Tages zu bewältigen.

Wer sich mit Zeit-Management und aktiver Lebensplanung beschäftigt, kommt an dem Thema Zielsetzung beziehungsweise Zielerreichung nicht vorbei. Wer sich Ziele setzt, so die Motivationsforschung, ist glücklicher und erfolgreicher. Zielorientierung trägt dazu bei, dass man sich dafür Strategien überlegt und die Aufgaben so besser bewältigt. Die meisten Menschen allerdings planen ihren Urlaub wesentlich intensiver als das nächste Berufsjahr, bedauert der Trainer. Mangelnde Karriereplanung bewirkt, dass Zeit und Energie im Berufsleben fehlgerichtet sind oder vergeudet werden.

Wichtig sind kurz- und langfristige Berufsziele, die messbar und realistisch sind. Der häufigste Fehler bei der Zielplanung liegt in einer zu ungenauen und unkonkreten Formulierung der gewünschten Ziele. Daher finden viele den Weg zum Ziel nicht. Es reicht nicht zu sagen, "Ich will meine Arbeit besser planen", sondern "Ich werde jeden Morgen bei Arbeitsbeginn fünf bis zehn Minuten Zeit aufwenden, um einen schriftlichen Tagesplan zu formulieren." Für die Zielerreichung rät Melka zu einem Modell aus der Verhandlungspraxis: Man solle sich ein Maximal- und ein Minimal-Ziel setzen und dazwischen drei Alternativen skizzieren. So erreiche man eine flexiblere Ziellandung, habe mehr Erfolgschancen, als wenn man nur ein starres, eng begrenztes Ziel definiere.

Tools für die persönliche Arbeitsplanung