Die Möglichkeit, eine Datenbank auf einem zentralen Server einzurichten, war eines der wichtigsten Kriterien bei der Lösungsauswahl. Also musste es sich um ein Web-fähiges System handeln, auf das die Auslandsvertretungen zugreifen konnten. In Frage kommende Lösungen mussten darauf ausgerichtet sein, hohe Daten- und Bestellmengen zu bewältigen. So liefert die DZT aus einem Sortiment von rund 4000 Artikeln europaweit rund drei Millionen Stück im Jahr aus. Etwa 100.000 Personen, Unternehmen und Organisationen zählen zu den Stammkunden.
Im Mai 2000 fiel die Entscheidung für die Standardsoftware „Phoenix-Infoware/CRM“; sie kam den Ansprüchen der DZT am nächsten. Wichtig war auch die Integration mit Modulen für Beschaffung, Auftragsverwaltung und Warenwirtschaft. Der Anbieter, die Phoenix Software GmbH, Bonn, konnte das zusammen mit dem erforderlichen Customizing anbieten.
Projektstart war im Juli 2000. Das neue System sollte in drei Schritten eingerichtet werden: zunächst bei den Auslandsvertretungen in Europa, dann bei den europäischen Vertriebspartnern und zuletzt in Übersee. Die Grundinstallation auf dem Betriebssystem Linux Suse war im Januar 2001 abgeschlossen, im März 2001 stand die erste produktive Version.
Für den Einsatz von Phoenix-Infoware/CRM wurde das Server-basierende „Oracle RDBMS“ (Relational Database Management System) in der Version 8i installiert. Oracles unter Windows NT 4 laufender „Internet Application Server 8i“ ist für die Verteilung und Steuerung der Applikationen über das Internet zuständig. Für die Bedienung wurden die ersten Clients mit dem „Jinitiator“, dem Java-Plug-in von Oracle, ausgestattet; das geschah mit marktüblichen Web-Browsern, die die DZT-Mitarbeiter auch für den Zugriff auf die CRM-Lösung verwenden.
VPN war zu langsam
Ab März 2001 verwendeten geschulte Mitarbeiter das Web-gestützte System. Für den flächendeckenden Einsatz war das damalige virtuelle private Netz (VPN) jedoch zu langsam. Erst ein bereits im Vorfeld geplanter Wechsel des Providers im Herbst 2001 ermöglichte eine ausreichend schnelle Datenübertragung über eine 2-Mbit-Anbindung. An dieses von Via Networks bereitgestellte Netz wurden bis Anfang 2002 die Zentrale und insgesamt zwölf Vertretungen angeschlossen.