Excel-Praxis: PowerPoint-Präsentation automatisch aus Excel erstellen
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PresentationMaker.xls: So einfach der Transfer von Excel-Tabellenbereichen oder Diagrammobjekten über die Zwischenablage an PowerPoint-Folien ist, bei zunehmender Komplexität wird doch wieder Arbeit daraus. Jeder Vortrag ist anders, und mit jeder Präsentation beginnt die Arbeit von vorne. Nutzen Sie hier die Vorteile der VBA-Makroprogrammierung: Das Makro kann über eine Schleife das Kopieren und Einfügen der Tabellenbereiche und Diagramme von Excel nach PowerPoint automatisieren. Dazu wird einfach eine Liste abgearbeitet, die neben dem Namen der Arbeitsmappe und dem Tabellenblattnamen den zu kopierenden Bereich enthält.
Startblatt und Präsentationsauswahl: Das Tabellenblatt START bietet zwei Optionsfelder zur Auswahl an:
Neue Präsentation: Ist diese Option aktiv, wird eine neue PowerPoint-Präsentation angelegt.
Präsentation öffnen: Mit dieser Option aktiviert das Makro eine bereits gespeicherte Präsentation. Schreiben Sie den Namen der Datei vollständig mit Laufwerk und Ordnerpfad in die Zelle B6.
Mit der zweiten Option haben Sie die Möglichkeit, eine PowerPoint-Präsentation nach Corporate-Identity-Richtlinien vorzubereiten, Titelfolie und Folienlayout festzulegen und den Folienmaster zu präparieren. Das Makro wird immer neue Folien anlegen und sich dabei an das vordefinierte Foliendesign halten.
- So nicht!
Die meisten kennen die Regeln. Powerpoint-Präsentationen sollten nie mit Text oder Media-Elementen überladen werden. Und doch halten sich erstaunlich viele Menschen nicht daran, wie unsere folgende Bildergalerie zeigt. - Lesbarkeit
Diese Folie ist ein klarer Fall für den Designdoktor. Die Zuschauer können beim Betrachten weder den Text gut lesen noch das Auto im Hintergrund erkennen. - Sinn
Während der Präsentation hat der Redner die Gelegenheit für Erläuterungen. Eine gute Powerpoint-Präsentation sollte man allerdings auch ohne Erläuterungen verstehen. Diese Präsentation über soziale Netzwerke dient als schlechtes Beispiel und hinterlässt viele Fragezeichen. - Verwirrung
Farben sind ideal, um Aufmerksamkeit zu erregen. Mehr als zwei oder drei verschiedene Farben sollten es allerdings nicht auf einer Folie sein. Zu viele Farben hinterlassen schnell einen unübersichtlichen Eindruck, wie diese Folie zeigt. - Text-Bild-Schere
Die strukturierte Textdarstellung ist gut. Wer nichts falsch machen möchte, greift wie hier zu einem Template. Die Grafik rechts im Bild trägt allerdings nichts zum weiteren Verständnis bei. - Textbombe
Eine Folie mit so viel Text wie in diesem Beispiel ist immer eine schlechte Idee. Das Schlimmste: Die Zusammenfassung wird auf der nächsten Folie fortgesetzt. - Charts ja, aber richtig!
Charts und Grafiken sind ideal für Powerpoint. Sie machen das Gesagte anschaulich und lockern auf. Aber wie in diesem Beispiel 100 Charts auf eine Folie zu packen, macht die Folie unübersichtlich und unleserlich. - Lieblosigkeit
Das Online-Banner oben im Bild ziert jede einzelne Seite der Präsentation. Die Werbung hätte auf der letzten oder der ersten Seite völlig genügt. Und wenn schon Banner von Web-Seiten nötig werden, sollte man sich wenigstens die Mühe machen, den Special-Offer-Button bei der Bildbearbeitung wegzuschneiden. - (Un-)Sichtbarkeit
In dieser Folie wurde der Einsatz der Media-Elemente übertrieben. Wenn man klickt, erscheint Text, andere Bausteine verschwinden dann allerdings. Das erschwert das Lesen gewaltig. - Bullet-Debakel
Wer Bulletpoints einfach an den Anfang von ganzen Absätzen setzt, hat ihr Prinzip falsch verstanden. Die Aussagen sollten knackig sein, nicht wie hier lang und damit unübersichtlich. Als Faustregel gilt: Wer auf Schriftgröße zehn bis zwölf verkleinern muss, damit der Text auf die Folie passt, muss kürzen.