Anbieter von DM-Systemen
Für die Koppelung des Mail-Systems an ein Archiv gibt es bereits weitgehend integrierte Lösungen, vor allem für Microsoft Outlook und die sehr verbreiteten Groupware-Systeme IBM Lotus und Microsoft Exchange. Der Vorteil dieser Koppelung: Von den Oberflächen der Systeme kann man meist direkt auf archivierte E-Mails zugreifen. Häufig muss dazu nicht einmal zusätzliche Software installiert werden.
Mit am bekanntesten ist die IBM-Lösung CommonStore, die Attachments, ganze Dokumente oder Verzeichnisse oder gar Verzeichnisstrukturen vom Lotus-Mailserver in ein elektronisches Archiv auslagert. Die zu archivierenden Daten werden komprimiert und auf Festplatte, Magnetband oder optischer Platte gespeichert. Die Archivierung kann automatisch oder auf Benutzeranforderung hin erfolgen.
Suns Infinite-Mailbox-Lösung für Lotus archiviert E-Mails nach definierten Kriterien wie letzte Nutzung, Priorität, Häufigkeit der Nutzung oder Größe der Mailbox. Die Dateien werden auf Bandlaufwerke oder optische Speicher ausgelagert. Nahezu alle Vorgänge laufen automatisch ab, dadurch wird dem Administrator ein manuelles Eingreifen erspart.
Gute Archivierungslösungen gibt es auch von kleineren Anbietern. Saperion beispielsweise ermöglicht es, alle Funktionen von Outlook auch für archivierte Dokumente zu verwenden. SER hat mit Doxis eine Anbindung an Domino und damit Lotus Notes geschaffen, ebenso Ixos mit dem Econ Server. Elo bietet das eigene System sogar als Outlook-E-Mail-Ersatz an. Der Speicherspezialist EMC offeriert mit Centera ein auf die Bedürfnisse der E-Mail-Archivierung ausgerichtetes System, das auf Hardware basiert.
Archivierung mit "Intelligenz"
Gewöhnliche DM-Systeme entlasten zwar die Mailserver und legen Mails zentral im Archiv ab. Sie können aber über eins nicht hinwegtäuschen: ihre mangelnde Intelligenz. Gespeichert wird im Normalfall ohne jegliche Selektion jede E-Mail, selbst Newsletter, Spam- und Werbe-Mail. Da aber auch der Archiv-Speicherplatz beschränkt ist, ist die Kapazität eines DMS irgendwann erschöpft.
Zwar ist der Kollaps hier wesentlich später zu erwarten als bei Mail-Systemen, doch auch die angeschlossenen DM-Systeme belasten die Unternehmensnetze. Statt ständig leistungsfähigere DMS mit größerem Speicher zu entwickeln, geht der Trend dahin, die wachsende Mail-Flut mit intelligenteren Mechanismen in den Griff zu bekommen. Diese Mechanismen sorgen beispielsweise dafür, dass die wichtigen Informationen vom Infomüll getrennt werden, also etwa Werbesendungen oder belanglose Rundschreiben aussortiert werden.
Derartige intelligentere Mail-Archivierer sind in einfachen Formen bereits auf dem Markt und in einigen der zuvor genannten Systeme realisiert. Im Grunde gibt es dabei zwei Möglichkeiten: Man archiviert sämtliche Unternehmens-Mails plus Attachments zwar vollständig, reduziert aber durch mehr oder weniger findige Tricks den Speicherbedarf. Die zweite Möglichkeit ist die Selektion unerwünschter oder nicht benötigter Mails über regelbasierte Archivierung: Dabei legen zu definierende Geschäftsregeln fest, welche Mails aufbewahrt werden und welche nicht. Das Archivierprogramm hilft in diesem Fall, besser mit dem Backup der E-Mail-Flut umzugehen und Relevantes von Irrelevantem zu scheiden. Solche Regeln können auch helfen, in Unternehmen eine automatisierte Mail-Verwaltung zu installieren.