Archivierung mit Dokumenten-Management-Systemen
Da die verbreiteten Mail-Programme keine Archivierungsmöglichkeiten bieten und allgemeine Backups der Firmendaten nicht in Frage kommen, muss eine alternative Lösung her. Als Mail-Archivierer werden derzeit vor allem Dokumenten-Management-Systeme (DMS bzw. DM-System) verwendet. Sie entlasten die Mailserver von den Datenmengen und verwalten die E-Mail-Dokumente.
Das DM-System lagert die Informationsbestände vom E-Mail- auf den Archiv-Server aus, der über ein wesentlich größeres Volumen verfügt als gängige Mail-Produkte. Der Speicherbedarf des Mailservers lässt sich so um bis zu 95 Prozent reduzieren. Der Mailserver kann dann wieder seiner eigentlichen Aufgabe nachkommen und den ein- und ausgehenden Mail-Verkehr bei akzeptabler Performance regeln.
Das Auslagern der elektronischen Nachrichten erfolgt entweder automatisch oder interaktiv. Das automatische Archivieren richtet der Administrator für jeden einzelnen Benutzer oder für eine Gruppe ein. Er legt zum Beispiel fest, dass über Nacht alle E-Mails mit Anhängen archiviert werden, die ein Anwender länger als zwei Wochen nicht mehr angeklickt hat. Einmal eingerichtet läuft der Prozess dann automatisch ab.
Ablage von Attachments
Zur Archivierung werden die Dokumente meist aufgeteilt in den ursprünglichen Mail-Text und die Anlagen. Der Mail-Text wird als Textdatei und die Anlagen im jeweiligen Originalformat archiviert. Diese Aufteilung hat den Vorteil, dass der Mailserver nun nicht mehr mit Originalanlagen arbeitet, sondern mit Links - auch Shortcuts genannt - auf die Dokumente im Archiv. Ein zusätzlicher Vorteil dabei ist, dass die mehrfache Aufbewahrung desselben Dokuments vermieden wird. Der dadurch gesparte Speicherplatz ist beträchtlich, weil oft Mails mit identischen Anhängen an sehr viele Ansprechpartner im Unternehmen geschickt werden.
Das DMS-Archiv nimmt dem Mail-System die unzähligen Dokumente nicht nur ab, es verschlagwortet sie auch selbstständig und macht damit ganze Vorgänge komfortabel recherchierbar. Meist werden E-Mails automatisch mit den Eigenschaften Absender, Empfänger, Betreff und Datum indiziert, Informationen wie Kundenname, Projekt oder Rechnungsnummer lassen sich ergänzen. Auch eine Volltextrecherche ist möglich.