E-Mail gesetzeskonform archivieren

Dr. Klaus Manhart hat an der LMU München Logik/Wissenschaftstheorie studiert. Seit 1999 ist er freier Fachautor für IT und Wissenschaft und seit 2005 Lehrbeauftragter an der Uni München für Computersimulation. Schwerpunkte im Bereich IT-Journalismus sind Internet, Business-Computing, Linux und Mobilanwendungen.
Überquellende Mailboxen und gesetzliche Archivierungsvorschriften bereiten vielen IT-Verantwortlichen Kopfzerbrechen - und kosten Zeit und Geld. Abhilfe schafft die Auslagerung von E-Mails und Attachments auf Archiv-Server.

Egal ob in der Produktion, im Vertrieb, Marketing oder Kommunikation mit Kunden und Lieferanten: E-Mail hat sich als Standard-Kommunikationsmittel längst im Firmenalltag etabliert. Der allgemeinen Akzeptanz von E-Mail im Geschäftsleben stehen allerdings auch wachsende Probleme in den Unternehmen gegenüber. Das vordergründigste ist die immense Zunahme des E-Mail-Aufkommens: Immer mehr Firmen kämpfen mit überquellenden Posteingangs-Ordnern und einer gehemmten Systemperformance - Folge des drastisch erhöhten E-Mail-Traffics.

Doch die immense Datenflut ist nur ein Teil des Mail-Problems. Hinzu kommt die Tatsache, dass viele dezentral gespeicherte E-Mails zunehmend auch geschäftskritische Informationen wie Verhandlungsvereinbarungen, Kundendaten oder Vertragsabsprachen enthalten. In einer von der Marktforschungsfirma Osterman Research durchgeführten Untersuchung bei US-Firmen gaben 79 Prozent der Befragten an, E-Mails für wichtige Geschäftsabläufe einzusetzen. Bereits 60 Prozent der kritischen Unternehmensinformationen sollen heute als E-Mail vorliegen. Diese geschäftskritischen Informationen sollten aber den Berechtigten im gesamten Unternehmen zur Verfügung stehen. Vor allem müssen sie sicher und zentral aufbewahrt werden und dürfen nicht dem Gutdünken des einzelnen Mitarbeiters überlassen werden.

Gesetzliche Grundlagen

Der Gesetzgeber hat dem laxen Umgang mit elektronischer Korrespondenz bereits seit Januar 2002 mit der GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) einen Riegel vorgeschoben. Danach zählen E-Mails zum steuerrechtlich relevanten Datengut, sind der Papierform gleichgestellt und unterliegen den Auflagen aus dem Handelsgesetzbuch einschließlich der Archivierungspflicht: "E-Mails, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, sind nach den allgemeinen Vorschriften des §147 Abgabenordnung aufzubewahren. Sie müssen dabei maschinell auswertbar vorgehalten werden", heißt es auf den Seiten des Bundesfinanzministeriums.

Auf einen Blick: Auf den Webseiten des Bundesfinanzministeriums finden sich Details zur GDPdU.
Auf einen Blick: Auf den Webseiten des Bundesfinanzministeriums finden sich Details zur GDPdU.

Gewöhnliche geschäftsrelevante Mails müssen dabei sechs, solche mit Bilanzwirksamkeit wie Rechnungen zehn Jahre aufbewahrt werden - und zwar unverfälscht und so, dass man sie schnellstmöglich findet. Die entsprechenden Verwaltungsvorschriften finden sich hier und beim Bundesfinanzministerium. Die wichtigsten Fragen hierzu hat das Bundesfinanzministerium in einer FAQ beantwortet.

Für die Unternehmenspraxis bedeutet dies: Rechtsrelevante E-Mails sind im Original mit sämtlichen Anhängen jahrelang digital zu archivieren, und zwar auch dann, wenn Ausdrucke angefertigt wurden. Die Speicherung auf CD-RW-Medien reicht nicht. Im Rahmen von Betriebsprüfungen müssen Finanzämter direkt auf elektronisch erstellte Daten und Dokumente zugreifen können. Kann ein Verantwortlicher entsprechende E-Mails nicht vorlegen, so haftet er - unter Umständen sogar persönlich.