Zwischen den einzelnen Kopier-Tools bestehen seiner Meinung nach gravierende Unterschiede: Die Palette reicht von grafisch gesteuerten und daher benutzerfreundlichen bis hin zu sehr technischen Produkten. Insbesondere sollten Anwender ein Auge darauf werfen, welche Festplatten-Schnittstellen die Lösung unterstützt. „Es gibt eine Handvoll üblicher Schnittstellen, mit denen die Software zurecht kommen sollte“, betont Scheucher. Ähnliches gilt für die Unterstützung verschiedener Filesysteme. Unter Windows 95/98 seien die Festplatten zum Beispiel anders organisiert als unter Windows 2000 und NT, für Unix gebe es gar einen „ganzen Sack voll“ verschiedener Filesysteme.
Das Klonen ist nicht die einzige notwendige Vorsichtsmaßnahme: Selbstverständlich muss der Benutzer sofort aufhören, mit der Festplatte zu arbeiten, wenn er ein Problem registriert. Sonst werden womöglich gerade die Daten überschrieben, die eigentlich gerettet werden sollen. Spätestens dann ist Hopfen und Malz verloren. Das bedingt auch, dass die Datenrettung von einem anderen funktionierenden Rechner aus vorgenommen werden muss, an den die zu untersuchende Festplatte als zweites Gerät (Slave Device) angeschlossen wird. Denn auch die Datenrettungs-Software selbst könnte Daten überschreiben und gehört daher auf eine separate Platte. Laut Keller ist das der häufigste Fehler unerfahrener Benutzer beim Versuch einer Datenrettung.
Recovery-Software erkennt Muster
Datenrettungswerkzeuge durchkämmen einen Datenträger nach bestimmten Mustern. Eine moderne Festplatte hat etwa 20 bis 30 Millionen Datenblöcke. Im Falle versehentlich gelöschter Daten sind nicht die Dateien selbst weg, sondern nur die Verweise auf ihren Speicherort. Wenn die Datenblöcke nicht mehr verwaltet werden, gleicht die Suche nach den Informationen der nach einer Stecknadel im Heuhaufen. Suchen kann man jedoch beispielsweise nach Mustern am Dateianfang, die das File als Anwendungsprogramm kennzeichnen, damit es vom Betriebssystem als solches erkannt wird.
Die Software „GetDataBack for FAT/for NTFS“ des Neulings Runtime Software aus Berlin etwa führt keine Schreibzugriffe auf das Speichermedium durch. Sie untersucht von einem Zweitrechner aus die Reste des Dateisystems und rekonstruiert dort eine Art Hilfsdateisystem. Nach der Analyse offeriert die Software in der Regel mehrere Dateisysteme, die sie wiederherstellen kann. Der Anwender wählt aus, welches am ehesten mit den Informationen zu tun hat, die er auf der Platte hatte. Nach der Recovery wird ein Fenster angezeigt, in dem man sich die Daten anschauen kann.
Ein ähnliches Tool stammt von Ontrack und heißt „Easy Recovery“. Die Professional-Version von Easy Recovery enthält zusätzlich zu der Wiederherstellung intakter Dateien ein Werkzeug für die Reparatur beschädigter Files („File Repair“). Ursache des Schadens können dabei Virenangriffe, Dateikorruption oder Systemausfälle sein. Nach Angaben des Herstellers erfolgt die Reparatur automatisch und speichert die Ergebnisse in einem lesbaren File. So kann man wenigstens auf die vorhandenen Datenreste zugreifen.