Dass E-Mail ein Produktivitätskiller weil unberechenbarer Zeitfresser ist, ist allgemein bekannt. Weniger bekannt ist, dass es auch in Sachen Speicherplatz, Wartung, Softwarelizenzen, Server-Unterhalt und Security Unmengen an Geld verschlingt.
Wie die Radicati Group ermittelte, verschickten Internet-Anwender 2009 insgesamt 247 Milliarden E-Mails pro Tag, rund ein Viertel davon entfiel auf Unternehmen. In den kommenden zwei Jahren wird sich dieses Volumen noch einmal verdoppeln und zu großen Speicherplatzproblemen im Enterprise führen. "Ein 10.000 Mitarbeiter zählender Konzern ohne Mailbox-Richtlinien verbraucht durchschnittlich 30 Gigabyte Speicherplatz am Tag nur für E-Mails und ihre Anhänge", sagt WillowTree-Beraterin Douglas.
Mit gezielten Einstellungen in der Mail-Software oder dem Einsatz eines Tools fürs Enterprise Mail Management in Kombination mit einer E-Mail-Archivierungs-Policy ließen sich laut Douglas die Speicherkosten drücken. Solche Werkzeuge verwalteten die Vorhaltezeit der Nachrichten, filterten Anhänge bestimmter Größen aus und leiteten die Anwender in diesem Fall zu Drittlösungen wie Microsoft SharePoint um, wo große Dateien besser und schneller mit anderen geteilt werden könnten.
"Wenn Unternehmen die Mail-Gewohnheiten ihrer Mitarbeiter verfolgen und verstehen, können sie mithelfen, für jeden den besten Weg zu finden, Informationen zu verschicken, zu speichern und zu erhalten - damit sinken zum einen die Kosten und zum anderen steigt die E-Mail-Performance", meint Douglas.
Eine Alternative zum stationären E-Mail-Client ist die Cloud-Anwendung, wo Speicherplatz und Systemwartung komplett ausgelagert werden können. Das sei besonders für kleinere Unternehmen mit bis zu 1000 Arbeitsplätzen zu empfehlen, so Gary Badahur, CEO von KRAA Security. "E-Mail lässt sich ziemlich einfach und schnell in die Cloud geben - Sie müssen sich keine Gedanken mehr über Kosten für Hardware und Softwarelizenzen, den Betrieb und um Viren machen. Die Dienstleister haben sich spezialisiert und sparen Ihnen Geld."
- Archivieren oder lieber nicht
Darf ein Unternehmen jede E-Mail archivieren? Was passiert mit privater Korrespondenzen? Sollte jede E-Mail verschlüsselt werden? Hier finden Sie die gröbsten Fehleinschätzungen bei der E-Mail-Archivierung. - 1. Jede Mail muss archiviert werden
Alle Unternehmen – Kleingewerbetreibende ausgenommen – müssen ihre komplette Geschäftskorrespondenz für sechs bis zehn Jahre ab Ende des Kalenderjahres aufbewahren. - 2. Jede Mail darf archiviert werden
Einige E-Mails können, andere müssen gespeichert werden. Es gibt aber auch Mails, die auf keinen Fall mitgespeichert werden dürfen: private E-Mails von Mitarbeitern, soweit keine explizite Einwilligung der Mitarbeiter vorliegt. - 3. Das Verbot privater Mails in Unternehmen ist juristisch ohne Alternativen
Auch wenn es die bequemste und einfachste Methode ist: Ein striktes Verbot für private E-Mail ist nicht mehr zeitgemäß. Der gesamte Social-Media-Bereich weicht die Grenze von privater und geschäftlicher Nutzung IT auf und gerade die Einbindung des Unternehmens in Facebook, Twitter oder ähnliche Netzwerke erfordert eine private oder halbprivate E-Mail-Korrespondenz während der Arbeitszeit. - 4. Das E-Mail-Archiv muss verschlüsselt sein
Der Gesetzgeber verlangt keine Verschlüsselung. Einige Fälle von unbeabsichtigten Datenverlusten zeigen aber, dass es im Eigeninteresse der Unternehmen liegen sollte, Daten verschlüsselt zu speichern und zu übertragen. - 5. Bordmittel des E-Mail-Servers bieten alle nötigen Optionen
E-Mails werden häufig in proprietären Archivdateien gesichert, wie beispielsweise PST-Dateien in Exchange-Umgebungen. Diese enthalten nicht nur die gesicherten E-Mails, sondern auch Kalendereinträge, Kontakte sowie Aufgaben und werden häufig auf dem Endgerät des Anwenders abgespeichert. Dies reduziert zwar die Datenmenge auf den Mail-Servern, bietet aber keinerlei Compliance. - 6. Ein E-Mail-Archivsystem garantiert Rechtskonformität
Neue, automatisierte Appliances oder Cloud-Lösungen mit hohem Zusatznutzen steigern die Motivation in Unternehmen, ihre E-Mail-Archivierung rechtskonform aufzusetzen. Doch die Tools automatisieren nur den Archivierungsvorgang. - 7. E-Mail-Archivierung geschieht nur aus juristischen Gründen
Selbst wenn es keine gesetzliche Verpflichtung geben würde, ist eine Sicherung der E-Mails nach heutigen Standart sinnvoll: Eine umgehende Wiederherstellung verloren gegangener E-Mail-Infrastrukturen ist jederzeit möglich - entweder von einer lokalen Appliance oder von einem externen Rechenzentrum, wo die Daten gespiegelt sind.