Papierflut
Wer erinnert sich noch an das papierlose Büro? Niemand, denn es hat es nie gegeben. Untersuchungen des Lawrence Berkeley National Laboratory nach produziert jeder US-Büroarbeiter pro Jahr mehrere Zehntausend Seiten bedrucktes Papier im Gesamtwert von mehr als sechzig Euro - fast die Hälfte davon landet sofort im Mülleimer. Amerikanische Unternehmen geben jährlich 120 Milliarden Dollar nur für Papier aus, wie eine Studie des Druckerherstellers Xerox belegt. Dazu kommen die meist exorbitant teuren Nachkäufe von Tintenpatronen und Tonern. Die Gesamtkosten fürs Nachfüllen des Papiers, das Kopieren, Mailen, Speichern und spätere Wiederfinden können schnell mehr als 30 Mal (!) höher liegen als die für den einfachen Ausdruck, so die Angaben aus einer Studie des Minnesota Office of Environmental Assistance aus dem Jahr 2005.
Das papierlose Büro war also nie weiter weg als heute. Dennoch ist ein papierarmes Büro durchaus machbar. Der erste Schritt dahin ist die Abschaffung aller Arbeitsprozesse, die nach wie vor per Hand erledigt werden müssen. Paula Selvidge, Leiterin des Geschäftsbereichs "User Experience" beim Geschäftsprozess-Automatisierer Perfect Forms, stellt fest: "Viele tägliche Abläufe im Unternehmen bedürfen der Papierform - Urlaubsplanung, Zeitpläne, Rechungsaufstellungen - um diese an andere Abteilungen wie HR zu senden und schließlich dem Vorstand vorzulegen." Die meisten Prozesse können jedoch genauso komplett digitalisiert stattfinden - ohne einen einzigen Ausdruck. Ein Intranet-Workflow für Standardabläufe muss nur einmal aufgesetzt werden und verursacht kaum Folgekosten. Hier sind Ersparnisse im vierstelligen Bereich ohne weiteres möglich.
400.000 gespart
Wenn Mitarbeiter des Weiteren darauf verzichten, E-Mails, Websites und andere elektronische Dokumente massenweise auszudrucken, lässt sich noch mehr Geld sparen. Kent Dunn, Verkaufsleiter von Software-Hersteller Green Print, der Lösungen anbietet, unnötige Druckjobs zu vermeiden und damit Papier und Tinte zu sparen, behauptet, dass ein Unternehmen mit 5000 PC-Arbeitsplätzen im Jahr über sechs Millionen Papierseiten zuviel ausdrucke und so 400.000 Dollar ausgebe, die sich einsparen ließen.
Bereits der bloße Verzicht auf papierne Überweisungsträger und Schecks spart einer Javelin-Research-Studie zufolge mehr als 130 Euro pro Mitarbeiter jährlich.