Um die Prozesskosten senken zu können, war es ABB jedoch wichtig, dass die Bestellung im ERP-System des Lieferanten automatisch als Auftrag angelegt wird. Dazu aber ist für jede Lieferantenintegration ein kleines Projekt erforderlich. Als Message-Description-Standard dient dabei - je nach technischer Ausstattung des Lieferanten - entweder EDI, Web-EDI oder XML. Den Aufwand für diese Schnittstellen-Erstellung beziffert Diener auf 6000 bis 7400 Dollar, wobei der Zulieferer etwa die Hälfte dieser Kosten selbst trägt. Insgesamt sind mittlerweile 200 Lieferanten auf diese Weise in das System eingebunden, die Zahl aller Zulieferer konnte drastisch verringert werden. Auf die Übermittlung von Auftragsbestätigungen wurde verzichtet, da das Material nicht zeitkritisch ist.
Wesentlich komplexer gestaltet sich der Rechnungsprozess. Dabei muss die elektronische Rechnung in das jeweilige ERP-System von ABB übermittelt werden, um sie zu verbuchen und die Zahlung auszulösen. Da jedoch die Bestellreferenz nicht im ERP-System hinterlegt ist, wird die Legitimität der Rechnung bereits im Frontend-System des ordernden Anwenders geprüft. Erst wenn er Preis und Menge der Rechnung mit der Bestellung abgeglichen hat, erfolgt mit einer Okay-to-Pay-Meldung im ERP-System die Verbuchung und Zahlungsaufforderung. Für die gängigsten in den Konzerntöchtern eingesetzten Systeme wie die von SAP und Baan hat ABB Schnittstellen entwickelt, mit deren Hilfe die Verbuchung manuell ausgelöst werden könne.
Probleme mit Rechtsvorschriften
Erschwerend kommen unterschiedliche länderspezifische Rechtsvorschriften hinzu. Während in den skandinavischen Ländern Vorschriften für die elektronische Verbuchung von Eingangsrechnungen locker gehandhabt werden, bestehen für Länder wie die Schweiz oder Deutschland unter anderem wegen der Verbuchung der Vorsteuer strenge Regeln. Diesen Prozess hat die EU erst im Dezember 2001 mit einer Verordnung geregelt. Die Regelung sieht die elektronische Signatur vor, die den Absender einer Rechnung eindeutig identifiziert. "Die Umsetzung dieser Verordnung wird jedoch durch den Mangel an überregionalen zertifizierten Dienstleistern stark erschwert", fasst Diener die Problematik zusammen.
Vorerst müssen die ABB-Lieferanten deshalb eine Papierrechnung als Buchungsbeleg mitschicken. Verantwortlich für die Abgleichung der elektronischen mit der Papierrechnung ist der Besteller, womit bis zur Einführung einer voll elektronischen Lösung zusätzliche Prozesskosten in nicht unerheblicher Höhe anfallen.
