Laut Gartner reduzieren Unternehmen in konjunkturell schwierigen Zeiten zunächst einmal die unmittelbar spürbaren direkten Kosten - insbesondere dann, wenn sich etwa der mit Neuanschaffungen verbundene Nutzen nur schwer beziffern lässt. Wer jedoch hinsichtlich der Gesamtkosten eine für sein Unternehmen sinnvolle Entscheidung treffen wolle, müsse auch alle jene Faktoren verstehen, die nicht in der TCO erfasst würden, mahnt Leslie Fiering, Research Vice President bei Gartner. Meist seien es die Vorteile neuen Equipments, die im Rahmen einer TCO-Berechnung unter den Tisch fielen. "Vorteile wie etwa ein nachweisbarer Geschäftsnutzen durch den Einsatz moderner und schneller PCs sollten quantifiziert und zu einem Business Case gemacht werden", empfiehlt der Analyst. In diesem Zusammenhang sei jedoch beispielsweise zu beachten, dass länger eingesetzte Geräte den Wildwuchs in Sachen Hardware und Betriebssysteme förderten - Effekte, die in ihrer Gesamtheit bei der

Ermittlung der TCO nicht berücksichtigt würden. Umgekehrt fänden aber auch diejenigen Kosten, die dem Unternehmen bei kürzeren Austauschzyklen durch häufiger notwendige Betriebssystem-Migrationen entstehen, in der Aufstellung der jährlichen PC-Gesamtkosten keine Beachtung.

Die jährlichen TCO eines PC: Nach Gartners TCO-Modell für Desktops sinken die direkten Kosten mit den Lebensjahren eines PC, die indirekten Aufwendungen jedoch nehmen zu. Quelle: Gartner Research 2003

Im Vorfeld einer Entscheidung hinsichtlich der PC-Lebenszyklen müssten IT-Manager auch die indirekten Auswirkungen eines verlängerten Geräteeinsatzes auf die TCO ihrer Desktops identifizieren. Im Mittelpunkt stehe die Frage, an welchem Ende gespart werden soll: in der IT, wo kürzere Austauschzyklen zunächst einmal höhere Anschaffungskosten bewirken, oder beim Anwender, wo eine zu lange Einsatzdauer die Produktivität beeinträchtigen kann.

Grundsätzlich empfiehlt Gartner, einen durchschnittlichen Anwender vier Jahre mit einem PC arbeiten zu lassen. Alle drei Jahre müssten hingegen von High-Performance-Nutzern verwendete Rechner ausgewechselt werden. Ein Ausdehnen der Lebensdauer auf fünf Jahre sei allenfalls dort angebracht, wo Systeme stets die gleiche Funktion erfüllen oder deren Anwendungs-Workload beschränkt und unverändert bleibt. Von einer über fünf Jahre hinausgehenden PC-Nutzung hingegen raten die Analysten kategorisch ab.