Dokumentation und Analyse des Prozesses

Im ersten Schritt der Umsetzung eines Geschäftsprozesses dokumentiert und analysiert der Prozess-Analyst den Prozess. Im Einzelnen muss er dabei Folgendes tun:

• das graphische Prozessmodell erstellen,

• die notwendigen Ressourcen sowie weiterer Details angeben,

• den Prozess auf Basis der spezifizierten Ressourcen simulieren,

• das Simulationsergebnisse analysieren und

• das Prozessmodell ausgehend von den Ergebnissen der Analyse anpassen.

Die Dokumentation des Prozesses beginnt mit der Erstellung des Prozessmodells. Der Prozess-Analyst definiert die einzelnen Aktivitäten und entwirft den Prozessverlauf: er bestimmt die Reihenfolge der Aktivitäten inklusive möglicher paralleler Pfade. Er benutzt dabei idealerweise vorgegebene, standardisierte graphische Elemente, etwa gemäß dem BPMN Standard (Business Process Modeling Notation ). Das benutzte Modellierungswerkzeug muss diese Standards unterstützen und den graphischen Entwurf des Modells durch Drag-and-Drop Funktionen vereinfachen.

Neben der Struktur des Geschäftsprozesses sind zusätzliche Information wichtig, die die Dokumentation komplettieren. Für einzelne Aktivitäten wird in der Regel die verantwortliche Person oder Personengruppe angegeben. Diese auch als Rollen bezeichneten Ressourcen können durchaus auch IT-Systeme sein. Einzelne Rollen werden gekennzeichnet durch Kosten pro Zeiteinheit oder pro Aktivität und ihre Verfügbarkeit in bestimmen Zeitenintervallen, zum Beispiel der regulären Arbeitszeit.

Für IT-gestützte Prozesse beinhaltet die Detaillierung die Definition der Prozessdaten und damit den Datenfluss im Geschäftsprozess. Weiterhin sind Details wie erwartete Ausführungszeiten für einzelne Aktivitäten oder auch zu verwendende Eingabemasken beziehungsweise Formulare anzugeben. Zu diesem Zeitpunkt sind auch schon die während des Ablaufs zu überwachenden Parameter von Interesse, die sogenannten Key-Performance-Indicators (KPIs). Ein Modellierungswerkzeug muss die Möglichkeit bieten, solche Informationen auf einfache Art und Weise dem Prozessmodell anfügen zu können. Idealerweise sind entsprechende Eingabefelder schon vordefiniert und müssen vom Prozess-Analysten nur noch ausgefüllt werden. In der Abbildung ist ein mit dem IBM WebSphere Modellierungswerkzeug erstellter Geschäftsprozess dargestellt.

Ausgehend vom fertig gestellten Prozessmodell und der angegeben Details simuliert der Prozess-Analyst mit Hilfe des Modellierungswerkzeugs eine von ihm definierte Situation. Eine Situation ist beispielsweise gekennzeichnet durch die Anzahl der in einer Zeiteinheit neu gestarteten Prozessinstanzen sowie durch die verfügbaren Ressourcen, seien es Sachbearbeiter, die bestimmte Rollen ausfüllen, oder IT-Systeme. Typischerweise erstrecken sich Simulationen über einige Tage oder Wochen in Realzeit, um eine für statistische Auswertungen erforderliche Anzahl an Prozessinstanzen zu berücksichtigen. Das Modellierungswerkzeug benötigt für die Simulation dieser Zeitspanne dagegen nur Minuten.

Die Simulationsergebnisse umfassen Informationen wie Ausführungszeit für den Gesamtprozess und für einzelne Aktivitäten oder die Anzahl der Prozessinstanzen, die bestimmte Pfade durchlaufen haben. Das Modellierungswerkzeug muss diese Ergebnisse gut darstellen und entsprechende Berichte aufbereiten können.

Ausgehend von den Ergebnissen der Simulation verändert der Prozess-Analyst nun das Prozessmodell mit dem Ziel der Optimierung des Prozessdurchlaufs. Er kann hier das Prozessmodell zum Beispiel strukturell anpassen, etwa indem er Aktivitäten parallel setzt, oder er kann neue, schnellere Prozesspfade definieren. Der Prozess-Analyst hat durch die Simulation und die anschließende Optimierung die Möglichkeit verschiedene Prozessvarianten zu bewerten und die aus momentaner Sicht beste Variante zu bestimmen. Dazu ist es nicht erforderlich, den IT-gestützen Prozess zu erstellen und in Betrieb zu nehmen.