Business Process Management

Prozesse entwickeln und optimieren mit BPM

02.05.2013 | von Dr. Ralf Bracht

Rollen und Werkzeuge

Während der Umsetzung der Geschäftsprozesse auf Basis einer BPM-Lösung unterscheidet man in einer vereinfachten Sichtweise vier Phasen:

  1. Die Modellierung (englisch Model) des Prozesses

  2. Das Zusammenstellen (Assemble) einer ablauffähigen Prozessanwendung

  3. Die Inbetriebnahme (Deploy) dieser Anwendung

  4. Sie Überwachung (Manage) der dann ablaufenden Prozesse.

Begleitet wird dieses Vorgehen von Steuerungsfunktionen (Governance), um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Die Optimierung der Geschäftsprozesse erfolgt, indem die einzelnen Aktivitäten in diesen Phasen wiederholt durchgeführt werden, der Überwachungsphase folgt also erneut eine Modellierungsphase, in der die Erkenntnisse aus dem Betrieb für eine Verbesserung des Prozessdurchlaufs genutzt werden.

Die wichtigsten Rollen dabei sind der Prozess-Analyst, der Prozess-Architekt und der IT-Entwickler. Im Bild sind diese Rollen und ihr Beitrag in den einzelnen Phasen schematisch dargestellt, inklusive der von den Rollen benutzten Werkzeuge und deren Funktionen.

Aufgabenverteilung: Die wichtigsten Rollen und ihre Werkzeuge.
Aufgabenverteilung: Die wichtigsten Rollen und ihre Werkzeuge.

Der Prozess-Analyst gehört in der Regel dem Fachbereich an, der den jeweiligen Geschäftsprozess verantwortet. Er hat detaillierte Kenntnis über den Prozessablauf, insbesondere den Ausgangspunkt und das Ziel des Prozesses und seiner Aktivitäten. Zu seinen Hauptaufgaben gehören die Dokumentation des Prozesses sowie die Analyse und Bewertung von Prozessvarianten. Nicht in seinem Fokus ist dagegen die technische Umsetzung des Prozesses, er konzentriert sich auf den Prozessablauf aus fachlicher Sicht. Er nutzt für diese Zwecke ein Modellierungswerkzeug, mit dem er den Geschäftsprozess in einem standardisierten Format erstellen kann. Dieses Werkzeug unterstützt ihn auch bei der Analyse der Prozessvarianten.

Der Prozess-Architekt ist typischerweise ein IT-Mitarbeiter, der einen tieferen Einblick in die Fachlichkeit der umzusetzenden Prozesse hat. Er hat detaillierte Kenntnisse über die den Prozess unterstützenden vorhandenen Systeme und Anwendungen und kennt die Randbedingungen für die technische Umsetzung. Zu seinen Aufgaben gehören das technische Design des Prozesses und die Erstellung der Vorgaben für die Zusammenstellung und gegebenenfalls Programmierung der Prozessanwendung.

Daneben kann er eine erste Version der Prozessanwendung erstellen, um die technische Umsetzung möglichst frühzeitig mit dem Prozess-Analysten abzustimmen. Für diese Zwecke nutzt er ein Modellierungs- und Designwerkzeug, mit dem er den durch den Analysten vorgegebenen Prozess komplettiert und eine zumindest in Teilen ablauffähige Prozessanwendung erstellt.

Aus dem IT-Bereich stammt der IT-Entwickler, der für die technische Umsetzung des Geschäftsprozesses verantwortlich ist. Er kennt die Funktionalität der BPM-Lösung und kann ablauffähige Prozessanwendungen erstellen, erweitern und testen. Er ist zudem in der Lage, bestehende Systeme und Anwendungen in den Prozess zu integrieren. Seine Hauptaufgabe ist es, die vom Prozess-Architekten detaillierte Prozessanwendung zu vervollständigen und eventuell notwendige neue Komponenten zu programmieren. Dazu gehören neben den Komponenten zur Integration vorhandener Funktionen auch neue Dienste, die für den umzusetzenden Geschäftsprozess benötigt werden. Er nutzt dazu ein integriertes Entwicklungswerkzeug, das ihn bei der Fertigstellung der Prozessanwendung und bei der Erstellung neuer Komponenten umfassend unterstützt, zum Beispiel durch Generierung von Programmcode und durch integrierte Testfunktionalität.

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